Weet wat je verkoopschap waard is

In de salon van Nadia staat een schap bij de spiegel vooraan. Huidverzorging op de bovenste plank, nagellak in het midden, haarproducten onderaan. Klanten pakken er dingen uit terwijl ze wachten, en in een goede week gaat de helft eruit. Drie jaar lang was dat schap een beetje een raadsel voor haar. Ze wist ongeveer wat er verkocht, maar ze had je niet kunnen zeggen hoeveel flesjes leave-in conditioner er stonden, of wat het hele schap waard was als iemand het vroeg. Als haar lakleverancier belde voor een nabestelling, gokte ze. Sommige weken was ze de kleur kwijt die iedereen wilde en had ze er twaalf staan van een kleur waar niemand aan kwam.

Zet het bijhouden aan, product voor product

Je hoeft op dag een niet alles bij te houden. In Bookatu heeft elk product een voorraadveld. Typ er een getal in en dat product wordt vanaf dat moment bijgehouden. Laat je het leeg, dan wordt het helemaal niet bijgehouden, wat prima is voor een tester of een extraatje dat je niet telt. Nadia begon met de tien dingen die echt lopen. Twee reinigers, een serum, drie nagellakken, een leave-in, een droogshampoo, en twee haarolien. Ze telde wat er in het schap stond, typte die aantallen in, en dat was de hele installatie.

Elk product kan ook een bestelpunt krijgen, het niveau waarop je een seintje wilt om bij te kopen. Laat je het leeg, dan staat het standaard op drie. Zakt een product naar dat aantal of eronder, dan wordt het gemarkeerd als bijna op. Komt het op nul, dan wordt het gemarkeerd als op. Je legt de grens een keer vast, in plaats van elke dag naar het schap te kijken.

Zie wat bijna op is, wat op is, en wat het allemaal waard is

Zodra een paar producten bijgehouden worden, houdt de productenpagina het voor je in de gaten. Bovenaan staat een regel die zoiets zegt als "Time to reorder: 2 out of stock, 3 running low", zodat je de shortlist hebt zonder te scrollen. Alles op of onder het bestelpunt draagt een label Low stock. Alles op nul draagt een label Out of stock. Nadia kwam er niet langer pas achter dat iets op was als een klant vroeg naar het ding waarvan ze net de laatste had verkocht.

De productenpagina toont nu ook een totale voorraadwaarde over alles wat je bijhoudt. Het is de simpele som van de aanwezige hoeveelheid van elk product maal de prijs, weergegeven in je eigen valuta. Acht reinigers van veertig euro en tien nagellakken van achttien, en het totaal telt ze allemaal mee. Dit is een verkoopbedrag, de prijs waarvoor je het zou verkopen, niet wat je je leverancier betaalde. Er is geen apart inkoopveld per product, dus de waarde is je schap tegen kassaprijzen. Hetzelfde getal reist mee in de voorraadexport, met een verkoopwaarde op elke regel, zodat het overzicht dat je overhandigt het rekenwerk al gedaan heeft.

Het getal dat ertoe doet

Een getal klinkt als weinig, tot je het nodig hebt. Dit is waar ondernemers ernaar grijpen:

• Bijbestellen. Als je kunt zien welke producten bijna op zijn en ongeveer wat elk waard is, plaats je een verstandige bestelling in plaats van een paniekaankoop of een schap vol dode voorraad.
• Verzekering. Gaat er iets mis, een lekkage of een inbraak, dan wil je verzekeraar een waarde voor de voorraad die je kwijt bent. Een schap dat je ter plekke kunt beprijzen is veel makkelijker te claimen dan een ruwe schatting uit je hoofd.
• Belasting en jaarafsluiting. Je boekhouder heeft vaak een voorraadcijfer op een vaste datum nodig. Dat klaar hebben liggen, met een grootboek erachter, scheelt later de reconstructie uit een schoenendoos.
• Dode voorraad. De waarderegel laat je stilletjes zien welk geld stilstaat. Is een kleur al maanden niet verkocht, dan is dat cash in een schap, en nu kun je hem in de aanbieding doen of stoppen met bijbestellen.

Een schap dat je niet kunt tellen is geld dat je niet kunt zien.

Houd de telling eerlijk als er leveringen binnenkomen

De telling blijft alleen kloppen als je hem voedt. Komt er een levering binnen, open dan het ontvangstscherm, boek in wat er binnenkwam, en die aantallen worden opgeteld bij wat er al in het schap ligt. Je kunt per regel een stukprijs invullen als je die wilt voor je eigen inkoopnotities. Nadia doet de hare terwijl ze de doos uitpakt, zodat het schap op het scherm gelijkloopt met het schap aan de muur tegen de tijd dat de waterkoker klaar is.

Alles wat een telling verandert komt in het voorraadgrootboek terecht. Een verkoop, een levering, een correctie, een inventarisatie, een terugbetaling. Elke regel draagt een plus of een min, een reden, en een notitie, en je kunt de hele boel exporteren als CSV. Dat is wat "ik denk dat we er ongeveer twintig hadden" verandert in een regel waar je boekhouder echt iets mee kan.

Hier is geen groot systeem of een vrije middag voor nodig. Zet een getal bij de producten waar je om geeft, kijk even naar de bestelregel als je opendoet, en laat het waardetotaal je vertellen wat er in je schap ligt. Het schap is niet langer de hoek van de salon waar niemand naar kijkt, maar een waar je omheen kunt plannen.