Sprawdź, ile naprawdę warta jest Twoja półka z produktami

Salon Nadii ma półkę przy lustrze na wprost wejścia. Na górze pielęgnacja, w środku lakiery do paznokci, niżej kosmetyki do włosów. Klienci biorą rzeczy do ręki, czekając na swoją kolej, a dobry tydzień opróżnia połowę półki. Przez trzy lata ta półka była dla Nadii lekką zagadką. Z grubsza wiedziała, co się sprzedaje, ale nie umiałaby powiedzieć, ile butelek odżywki bez spłukiwania tam stoi ani ile warta byłaby cała półka, gdyby ktoś zapytał. Kiedy dzwonił dostawca lakierów po zamówienie, zgadywała. W niektóre tygodnie kończył jej się odcień, którego chcieli wszyscy, a siedziała na dwunastu sztukach takiego, którego nikt nie tykał.

Włącz śledzenie, produkt po produkcie

Nie musisz śledzić wszystkiego pierwszego dnia. W Bookatu każdy produkt ma pole ze stanem magazynowym. Wpisz w nie liczbę, a produkt jest od tej pory śledzony. Zostaw puste, a nie jest śledzony wcale, co jest w porządku przy testerze albo dodatku, którego nie liczysz. Nadia zaczęła od dziesięciu rzeczy, które faktycznie schodzą. Dwa preparaty do mycia, serum, trzy lakiery, odżywka bez spłukiwania, suchy szampon i dwa olejki do włosów. Policzyła, co stoi na półce, wpisała te liczby i na tym skończyła się cała konfiguracja.

Każdy produkt może też mieć poziom zamówienia, czyli stan, przy którym chcesz dostać sygnał, żeby dokupić. Zostaw puste, a domyślnie będą to trzy sztuki. Gdy produkt spadnie do tej liczby albo niżej, zostaje oznaczony jako kończący się. Gdy dojdzie do zera, jako niedostępny. Ustawiasz tę granicę raz, zamiast codziennie pilnować półki.

Zobacz, czego jest mało, czego brakuje i ile to wszystko warte

Kiedy kilka produktów jest już śledzonych, strona Products pilnuje ich za Ciebie. Blisko góry jest linijka w stylu "Time to reorder: 2 out of stock, 3 running low", więc masz krótką listę bez przewijania. Wszystko na poziomie zamówienia albo poniżej dostaje etykietę Low stock. Wszystko na zerze dostaje etykietę Out of stock. Nadia przestała dowiadywać się, że czegoś nie ma, dopiero gdy klientka pytała o rzecz, której ostatnią sztukę właśnie sprzedała.

Strona Products pokazuje teraz też łączną wartość zapasów ze wszystkiego, co śledzisz. To zwykła suma stanu każdego produktu pomnożonego przez jego cenę, w Twojej walucie. Osiem preparatów do mycia po czterdzieści i dziesięć lakierów po osiemnaście, a suma liczy je wszystkie. To wartość detaliczna, czyli cena, po której byś to sprzedała, a nie to, co zapłaciłaś dostawcy. Nie ma osobnego pola z ceną zakupu przy produkcie, więc ta wartość to Twoja półka wyceniona przy kasie. Ta sama liczba jedzie razem z eksportem stanów, z wartością detaliczną w każdym wierszu, więc arkusz, który przekazujesz dalej, ma już wszystko policzone.

Liczba, która ma znaczenie

Jedna liczba brzmi błaho, dopóki nie jest potrzebna. Oto momenty, w których właściciele po nią sięgają:

• Zamówienia. Kiedy widzisz, których produktów zaraz zabraknie i mniej więcej ile każdy jest wart, składasz jedno sensowne zamówienie zamiast kupować w panice albo zapychać półkę martwym towarem.
• Ubezpieczenie. Jeśli coś pójdzie nie tak, zalanie albo włamanie, ubezpieczyciel chce wartości utraconego towaru. Półkę, którą wycenisz od ręki, dużo łatwiej zgłosić niż zgrubne szacunki z pamięci.
• Podatki i koniec roku. Księgowa często potrzebuje stanu magazynu na konkretny dzień. Gdy masz go gotowego, z rejestrem za plecami, oszczędzasz sobie późniejszego odtwarzania wszystkiego z pudełka po butach.
• Martwy towar. Linijka z wartością po cichu pokazuje pieniądze, które stoją w miejscu. Jeśli jakiś odcień nie ruszył się od miesięcy, to gotówka leżąca na półce, a teraz możesz go przecenić albo przestać zamawiać.

Półka, której nie umiesz policzyć, to pieniądze, których nie widzisz.

Pilnuj stanów, kiedy przychodzą dostawy

Stan zgadza się tylko wtedy, gdy go karmisz. Kiedy przyjeżdża dostawa, otwórz ekran przyjęcia towaru, zapisz, co przyszło, a te ilości dodadzą się do tego, co już stoi na półce. Możesz wpisać cenę zakupu przy każdej pozycji, jeśli potrzebujesz jej do własnych wyliczeń kosztu towaru. Nadia robi to, rozpakowując karton, więc półka na ekranie zgadza się z półką na ścianie, zanim zagotuje się woda w czajniku.

Wszystko, co zmienia stan, ląduje w rejestrze magazynowym. Sprzedaż, dostawa, korekta, inwentaryzacja, zwrot. Każdy wiersz ma plus albo minus, powód i notatkę, a całość możesz wyeksportować do pliku CSV. To właśnie zamienia "chyba mieliśmy ze dwadzieścia" w pozycję, z której księgowa naprawdę skorzysta.

Nic z tego nie wymaga wielkiego systemu ani wolnego popołudnia. Wpisz liczbę przy produktach, na których Ci zależy, rzuć okiem na linijkę z zamówieniami, kiedy otwierasz salon, i pozwól sumie wartości powiedzieć Ci, co trzyma Twoja półka. Półka przestaje być rogiem salonu, którego nikt nie pilnuje, a staje się czymś, co da się zaplanować.