Vězte, jakou hodnotu má váš prodejní regál

Nadiin salon má regál u předního zrcadla. Nahoře péče o pleť, uprostřed laky na nehty, dole vlasová kosmetika. Klientky si věci berou, zatímco čekají, a v dobrém týdnu zmizí půlka. Tři roky pro ni ten regál byl tak trochu záhada. Zhruba věděla, co se prodává, ale nedokázala by říct, kolik lahviček bezoplachového kondicionéru tam stojí, ani jakou má celý regál hodnotu, kdyby se někdo zeptal. Když jí zavolal dodavatel laků kvůli doobjednávce, hádala. Některé týdny jí došel odstín, který všechny chtěly, a zůstalo jí dvanáct kusů toho, na který nikdo nesáhl.

Zapněte sledování, produkt po produktu

Nemusíte hned první den sledovat všechno. V Bookatu má každý produkt políčko se zásobou. Napíšete do něj číslo a od té chvíle se produkt sleduje. Necháte ho prázdné a nesleduje se vůbec, což je v pořádku u testeru nebo u doplňku, který nepočítáte. Nadia začala deseti věcmi, které se opravdu hýbou. Dva čisticí přípravky, sérum, tři laky, bezoplachová péče, suchý šampon a dva vlasové oleje. Spočítala, co je v regálu, napsala ta čísla dovnitř, a to bylo celé nastavení.

Každý produkt může mít i hranici pro doobjednání, tedy úroveň, u které chcete šťouchnout, ať nakoupíte víc. Když ji necháte prázdnou, použijí se tři. Jakmile produkt klesne na tohle číslo nebo pod ně, označí se jako docházející. Když spadne na nulu, označí se jako vyprodaný. Tu hranici nastavujete jednou, místo abyste regál hlídali každý den.

Vidíte, čeho je málo, co došlo a jakou to má hodnotu

Jakmile sledujete pár produktů, hlídá za vás stránka produktů. Nahoře je řádek, který zní zhruba „Time to reorder: 2 out of stock, 3 running low“, takže máte krátký seznam bez rolování. Cokoli na hranici doobjednání nebo pod ní nosí štítek Low stock. Cokoli na nule nosí štítek Out of stock. Nadia přestala zjišťovat, že nic nemá, teprve ve chvíli, kdy si klientka řekla o věc, jejíž poslední kus právě prodala.

Stránka produktů teď také ukazuje celkovou hodnotu zásob přes všechno, co sledujete. Je to prostý součet počtu kusů každého produktu krát jeho cena, ve vaší vlastní měně. Osm čisticích přípravků po čtyřiceti dolarech a deset laků po osmnácti, a součet je počítá všechny. Je to prodejní hodnota, tedy cena, za kterou byste to prodali, ne to, co jste zaplatili dodavateli. Samostatné políčko s nákupní cenou u produktu není, takže ta hodnota je váš regál naceněný u pokladny. Stejné číslo jede i ve skladovém exportu, s prodejní hodnotou na každém řádku, takže tabulka, kterou předáváte, má výpočet už hotový.

Číslo, na kterém záleží

Jedno číslo zní jako maličkost, dokud ho nepotřebujete. Tady po něm majitelé sahají:

• Doobjednávky. Když vidíte, kterých produktů ubývá a zhruba jakou má který hodnotu, zadáte jednu rozumnou objednávku místo panického nákupu nebo regálu plného ležáků.
• Pojištění. Když se něco stane, vytopení nebo vloupání, pojišťovna chce hodnotu ztracených zásob. Regál, který nacení na místě, se uplatňuje mnohem snáz než hrubý odhad z paměti.
• Daně a konec roku. Účetní často potřebuje stav zásob k danému datu. Mít ho po ruce, a k tomu skladovou knihu, vám ušetří pozdější skládání z krabice od bot.
• Ležáky. Řádek s hodnotou vám nenápadně ukáže peníze, které stojí na místě. Když se odstín pár měsíců nehnul, jsou to peníze v regálu, a teď je můžete dát do slevy nebo je přestat objednávat.

Regál, který neumíte spočítat, jsou peníze, které nevidíte.

Držte počty poctivé, jak dorážejí dodávky

Počet zůstane správný jen tehdy, když ho krmíte. Když dorazí dodávka, otevřete obrazovku pro příjem zboží, zapište, co přišlo, a ta množství se přičtou k tomu, co už v regálu je. Ke každému řádku můžete přidat nákupní cenu za kus, pokud si vedete vlastní poznámky k nákladům. Nadia to dělá při vybalování krabice, takže regál na obrazovce sedí s regálem na zdi, ještě než se dovaří voda na čaj.

Všechno, co hne počtem, přistane ve skladové knize. Prodej, dodávka, oprava, inventura, vratka. Každý řádek nese plus nebo minus, důvod a poznámku a celé se to dá vyexportovat jako CSV. Právě to změní „myslím, že jsme jich měli asi dvacet“ v řádek, se kterým vaše účetní opravdu něco udělá.

Nic z toho nechce velký systém ani volné odpoledne. Napište číslo k produktům, na kterých vám záleží, při otevírání mrkněte na řádek s doobjednávkou a nechte celkovou hodnotu, ať vám řekne, co v regálu držíte. Regál přestane být koutem salonu, který nikdo nehlídá, a stane se něčím, s čím se dá počítat.