Descubre cuánto vale tu estantería de productos

El salón de Nadia tiene una estantería junto al espejo de la entrada. La cosmética en el estante de arriba, los esmaltes en el del medio y los productos de peluquería debajo. Las clientas cogen cosas mientras esperan y, en una buena semana, se vacía la mitad. Durante tres años esa estantería fue un pequeño misterio para ella. Sabía más o menos lo que se vendía, pero no habría sabido decirte cuántos botes de acondicionador sin aclarado había allí, ni cuánto valía la estantería entera si alguien se lo preguntaba. Cuando su proveedor de esmaltes llamaba para tomarle el pedido, ella lo adivinaba. Algunas semanas se quedaba sin el tono que todo el mundo quería y le sobraban doce de otro que no tocaba nadie.

Activa el control producto a producto

No tienes que controlarlo todo desde el primer día. En Bookatu cada producto tiene un campo de stock. Escribe un número ahí y ese producto queda controlado a partir de ese momento. Si lo dejas en blanco no se controla en absoluto, lo cual está bien para un tester o para un extra que no quieres contar. Nadia empezó con las diez cosas que de verdad se mueven. Dos limpiadores, un sérum, tres esmaltes, un acondicionador sin aclarado, un champú en seco y dos aceites capilares. Contó lo que había en la estantería, escribió esos números y esa fue toda la configuración.

Cada producto puede llevar además un punto de pedido, el nivel en el que quieres que te avise para comprar más. Si lo dejas en blanco, se queda en tres por defecto. Cuando un producto baja a ese número o por debajo, se marca como bajo. Cuando llega a cero, se marca como agotado. Fijas el límite una vez, en lugar de vigilar la estantería todos los días.

Mira qué está bajo, qué se ha agotado y cuánto vale todo

Una vez que tienes unos cuantos productos controlados, la página de productos vigila por ti. Cerca de la parte de arriba hay una línea que dice algo como "Time to reorder: 2 out of stock, 3 running low", así que tienes la lista corta sin bajar por la página. Todo lo que esté en su punto de pedido o por debajo lleva una etiqueta de Low stock. Todo lo que esté a cero lleva una de Out of stock. Nadia dejó de enterarse de que no le quedaba algo justo cuando una clienta le pedía lo último que acababa de vender.

La página de productos ahora también muestra un valor total del stock de todo lo que controlas. Es la suma simple de la cantidad disponible de cada producto por su precio, en tu propia moneda. Ocho limpiadores a cuarenta dólares y diez esmaltes a dieciocho, y el total los cuenta todos. Es una cifra de venta al público, el precio al que lo venderías, no lo que le pagaste a tu proveedor. No hay un campo de coste aparte por producto, así que el valor es tu estantería valorada a precio de caja. Esa misma cifra viaja también en la exportación de stock, con un valor de venta en cada fila, así que la hoja que entregas ya lleva las cuentas hechas.

El número que importa

Un solo número parece poca cosa hasta que lo necesitas. Estos son los momentos en los que los dueños echan mano de él:

• Reponer. Cuando ves qué productos se están acabando y más o menos lo que vale cada uno, haces un pedido sensato en lugar de una compra de pánico o una estantería llena de stock muerto.
• El seguro. Si pasa algo, una fuga o un robo, tu aseguradora quiere un valor del stock que perdiste. Una estantería que puedes valorar al momento es mucho más fácil de reclamar que un cálculo aproximado de memoria.
• Impuestos y cierre de año. Tu gestor suele necesitar una cifra de stock a una fecha concreta. Tenerla lista, con un libro de movimientos detrás, te ahorra reconstruirlo todo después a base de papeles sueltos.
• Stock muerto. La línea del valor te enseña sin ruido el dinero que está parado. Si un tono lleva meses sin moverse, eso es dinero quieto en una estantería, y ahora puedes ponerlo en oferta o dejar de pedirlo.

Una estantería que no puedes contar es dinero que no puedes ver.

Mantén la cuenta al día según llegan las entregas

La cuenta solo sigue siendo correcta si la alimentas. Cuando llega una entrega, abre la pantalla de recepción de stock, apunta lo que ha entrado y esas cantidades se suman a lo que ya hay en la estantería. Puedes poner un coste unitario en cada línea si lo quieres para tus propias notas de coste de producto. Nadia lo hace mientras desembala la caja, así la estantería de la pantalla coincide con la de la pared antes de que hierva el agua del té.

Todo lo que mueve una cifra queda en el libro de movimientos de stock. Una venta, una entrega, un ajuste, un recuento, una devolución. Cada fila lleva un más o un menos, un motivo y una nota, y puedes exportarlo todo en un CSV. Eso es lo que convierte "creo que teníamos unos veinte" en una línea que tu gestor puede usar de verdad.

Nada de esto pide un gran sistema ni una tarde libre. Pon un número en los productos que te importan, echa un vistazo a la línea de reposición cuando abras y deja que el total del valor te diga lo que guarda tu estantería. La estantería deja de ser el rincón del salón que nadie mira y pasa a ser algo con lo que puedes planificar.