Sachez ce que vaut votre rayon de produits

Le salon de Nadia a une étagère près du miroir de l'entrée. Les soins de la peau sur la rangée du haut, les vernis au milieu, les produits capillaires en dessous. Les clientes attrapent des choses pendant qu'elles attendent, et une bonne semaine en vide la moitié. Pendant trois ans, cette étagère est restée un peu mystérieuse pour elle. Elle savait à peu près ce qui se vendait, mais elle n'aurait pas pu dire combien de flacons de soin sans rinçage s'y trouvaient, ni ce que valait l'ensemble si on le lui demandait. Quand son fournisseur de vernis appelait pour prendre une commande, elle devinait. Certaines semaines, elle tombait en rupture sur la teinte que tout le monde voulait et gardait douze exemplaires d'une autre que personne ne touchait.

Activez le suivi, produit par produit

Vous n'avez pas à tout suivre dès le premier jour. Dans Bookatu, chaque produit possède un champ de stock. Tapez-y un nombre et ce produit est suivi à partir de là. Laissez-le vide et il n'est pas suivi du tout, ce qui convient très bien pour un testeur ou un extra que vous ne comptez pas. Nadia a commencé par les dix références qui tournent vraiment. Deux nettoyants, un sérum, trois vernis, un soin sans rinçage, un shampooing sec et deux huiles capillaires. Elle a compté ce qui était sur l'étagère, saisi ces nombres, et l'installation s'est arrêtée là.

Chaque produit peut aussi porter un seuil de réapprovisionnement, le niveau auquel vous voulez un rappel pour en racheter. Laissez le champ vide et il est fixé à trois par défaut. Quand un produit descend à ce nombre ou en dessous, il est signalé comme bas. Quand il atteint zéro, il est signalé comme épuisé. Vous fixez la limite une fois, vous ne surveillez pas l'étagère tous les jours.

Voyez ce qui est bas, ce qui est épuisé, et ce que le tout représente

Dès que quelques produits sont suivis, la page des produits surveille à votre place. Près du haut, une ligne annonce quelque chose comme « Time to reorder: 2 out of stock, 3 running low », vous avez donc la liste courte sans faire défiler. Tout ce qui est à son seuil de réapprovisionnement ou en dessous porte une étiquette Low stock. Tout ce qui est à zéro porte une étiquette Out of stock. Nadia n'apprend plus qu'elle est en rupture au moment où une cliente réclame ce dont elle vient de vendre le dernier exemplaire.

La page des produits affiche désormais aussi une valeur totale du stock, sur tout ce que vous suivez. C'est la simple somme, pour chaque produit, de la quantité disponible multipliée par son prix, exprimée dans votre propre devise. Huit nettoyants à quarante, dix vernis à dix-huit, et le total additionne le tout. Il s'agit d'un chiffre de vente au détail, le prix auquel vous le vendriez, pas ce que vous avez payé à votre fournisseur. Il n'existe pas de champ de coût distinct par produit, la valeur correspond donc à votre étagère valorisée au prix de caisse. Le même chiffre voyage aussi dans l'export de stock, avec une valeur de vente sur chaque ligne, la feuille que vous transmettez a donc déjà les calculs faits.

Le chiffre qui compte

Un seul chiffre, cela paraît peu de chose jusqu'au jour où vous en avez besoin. Voici les moments où les gérants vont le chercher :

• Le réapprovisionnement. Quand vous voyez quels produits viennent à manquer et à peu près ce que chacun vaut, vous passez une commande sensée au lieu d'un achat de panique ou d'une étagère pleine de stock mort.
• L'assurance. Si quelque chose tourne mal, une fuite ou un cambriolage, votre assureur veut une valeur pour le stock perdu. Une étagère que vous pouvez chiffrer sur-le-champ se déclare bien plus facilement qu'une estimation approximative faite de mémoire.
• Les impôts et la clôture de l'exercice. Votre comptable a souvent besoin d'un chiffre de stock à une date donnée. L'avoir sous la main, avec un journal derrière, vous évite la reconstitution à partir d'une boîte à chaussures.
• Le stock dormant. La ligne de valeur vous montre discrètement l'argent qui ne bouge pas. Si une teinte n'a pas bougé depuis des mois, c'est de la trésorerie posée sur une étagère, et vous pouvez maintenant la solder ou cesser d'en recommander.

Une étagère que vous ne pouvez pas compter, c'est de l'argent que vous ne pouvez pas voir.

Gardez le compte juste au fil des livraisons

Le compte ne reste juste que si vous l'alimentez. À l'arrivée d'une livraison, ouvrez l'écran de réception de stock, enregistrez ce qui est arrivé, et ces quantités s'ajoutent à ce qui est déjà sur l'étagère. Vous pouvez indiquer un coût unitaire sur chaque ligne si vous en avez besoin pour vos propres notes de prix de revient. Nadia fait la sienne pendant qu'elle déballe le carton, l'étagère à l'écran correspond donc à l'étagère au mur avant même que la bouilloire ait fini de chauffer.

Tout ce qui fait bouger un compte s'inscrit dans le journal de stock. Une vente, une livraison, un ajustement, un inventaire, un remboursement. Chaque ligne porte un plus ou un moins, un motif et une note, et vous pouvez tout exporter en CSV. C'est ce qui transforme « je crois qu'on en avait une vingtaine » en une ligne que votre comptable peut réellement utiliser.

Rien de tout cela ne réclame un grand système ni un après-midi de libre. Mettez un nombre sur les produits qui comptent pour vous, jetez un oeil à la ligne de réapprovisionnement en ouvrant le matin, et laissez le total de valeur vous dire ce que contient votre étagère. L'étagère cesse d'être le coin du salon que personne ne surveille pour devenir un endroit autour duquel vous pouvez faire des plans.