Esitietolomakkeet, jotka asiakkaasi saavat täytettyä puhelimella
Useimmat esitietolomakkeet on tehty pöydälle ja täytetään puhelimella. Näin puhelimelle tehty lomake tulee valmiiksi muutamassa minuutissa, allekirjoitusta myöten.
Jossain juuri nyt asiakas istuu parkkipaikalla ja nipistelee suurennellen suostumuslomaketta, joka suunniteltiin A4-arkille. Kentät ovat riisinjyvän kokoisia. Näppäimistö peittää puolet sivusta. Hän pääsee kysymykseen neljätoista, sivu latautuu uudelleen, ja kaikki kirjoitettu on poissa. Hän luovuttaa ja päättää hoitaa asian tiskillä.
Niinpä paperityö laskeutuu sinulle. Asiakas saapuu, joku ojentaa kirjoitusalustan, ja hoidon ensimmäiset kymmenen minuuttia menevät paperitöihin eikä hoitoon. Kerro se täydellä varauspäivällä, ja siitä tulee oikea kustannus, sekä ajassa että tunnelmassa.
Miksi lomakkeet kuolevat puhelimessa
Useimpia esitietolomakkeita ei koskaan suunniteltu sille laitteelle, jolla ne oikeasti täytetään. Ne ovat työpöytäsivu tai PDF paperiversiosta, puristettuna kämmenen kokoiselle näytölle. Tekstiä pitää suurentaa. Päivämääräkenttä haluaa muodon jota kukaan ei osaa arvata. Ja koko juttu esitetään kerralla, neljäkymmentä kysymystä pinottuna yhteen pitkään vieritykseen, mikä näyttää kotiläksyltä.
Niinpä ihmiset tekevät järkevän asian ja lykkäävät sitä. Teen sen myöhemmin läppärillä, he sanovat itselleen, eikä myöhemmin koskaan tule. Tai he puskevat loppuun asti, painavat lähetä, jokin aikakatkaisee, ja jokainen vastaus katoaa. Kukaan ei täytä samaa lomaketta kahdesti. Siinä hetkessä täyttöasteesi kuolee hiljaa.
Yksi kysymys kerrallaan
Bookatun esitieto- ja suostumuslomakkeet tekevät päinvastoin. Asiakas näkee yhden kysymyslohkon kerrallaan, ja edistymispalkki kertoo aina miten pitkällä hän on. Vastaa, napauta seuraava, ja seuraava kysymys liukuu sisään. Se tuntuu enemmän viesteihin vastaamiselta kuin lomakkeen täyttämiseltä, ja juuri se tunne pitää peukalot liikkeessä.
Lomake on myös rehellinen hinnastaan heti alussa. Ennen ensimmäistä kysymystä asiakas näkee arvion siitä, kauanko koko juttu vie. Tavalliset lomakkeet vievät muutaman minuutin, ja sen sanominen alussa on usein ero sen välillä että aloitetaan nyt ja että säästetään ikuisuuteen.
Tehty peukaloille
Ne lomakkeen osat, jotka puhelimessa yleensä sattuvat, saavat kukin oman ratkaisunsa. Syntymäaika poimitaan kalenterista, joten kenenkään ei tarvitse arvailla haluatko päivän vai kuukauden ensin. Monivalintakysymykset ovat isoja kortteja joita napautetaan, mitoitettu peukalolle eikä kursorille. Pakolliset suostumuslauseet on kirjoitettu kokonaisina selkeän rastiruudun viereen, joten asiakas voi lukea tarkalleen mihin hän suostuu ja rastittaa sen suurentamatta.
Ja allekirjoitus on oikea allekirjoitus. Asiakas piirtää sen sormella allekirjoitusruutuun, samalla tavalla kuin allekirjoittaisi lähetin päätteelle. Ei tulostamista ja skannaamista, eikä nimen kirjoittamista ruutuun ja sen kutsumista allekirjoitukseksi. Kun lomake saapuu sinulle, allekirjoitettu sitoumus on siellä allekirjoituksineen.
Sohvalla edellisiltana täytetty lomake tarkoittaa asiakasta joka kävelee sisään rentona ja hoitoa joka alkaa ajallaan.
Virhe ei koskaan pyyhi lomaketta
Puhelimilla menee asioita pieleen. Yhteys katkeaa hississä. Pakollinen ruutu jää huomaamatta kolme näyttöä sitten. Useimmissa lomakkeissa tässä kohtaa asiakas menettää kaiken ja luovuttaa. Bookatun lomakkeessa mitään kirjoitettua ei katoa. Jokainen vastaus säilyy, ja lomake osoittaa tarkalleen sen kentän joka pitää korjata, joten lipsahdus maksaa yhden korjauksen eikä uutta alkua. Asiakkaalle se on pieni asia. Täyttöasteellesi se on koko peli.
Paperityöt saapuvat valmiina
Liitä lomake palveluun, niin jokainen sen palvelun varaava asiakas saa sen täytettäväksi ennen saapumista. Tiedot jotka Bookatulla on jo varauksesta, kuten nimi ja sähköposti, tulevat valmiiksi täytettyinä, joten kukaan ei kirjoita omaa nimeään kahdesti. Asiakas hoitaa koko jutun sohvalta edellisenä iltana ja napauttaa lähetä, allekirjoituksineen.
Sinulle muutos näkyy vastaanotossa. Allekirjoitettu sitoumus on asiakkaan tiedoissa ennen kuin hän kävelee ovesta sisään. Hoidon ensimmäiset kymmenen minuuttia menevät hoitoon. Ja sisään saapuva ihminen on sellainen, joka vietti muutaman rauhallisen minuutin puhelimensa kanssa eilen illalla, eikä sellainen joka juuri paini kirjoitusalustan kanssa odotustilassasi.
Mikään tästä ei ole monimutkaista. Se on lomake joka kunnioittaa laitetta jolla se täytetään ja ihmistä joka sen täyttää. Kun nuo kaksi asiaa ovat kunnossa, täyttöongelma ratkeaa enimmäkseen itsestään. Asiakkaat täyttävät lomakkeen koska täyttäminen on helppoa, ja sinun päiväsi alkaa työstä eikä paperitöistä.
