Marcar aulas individuais e de grupo sem perder as suas noites

O Marcus dá aulas de guitarra e um pouco de cavaquinho numa garagem convertida em Christchurch. É bom nisto. As crianças ficam anos, os pais mandam sobrinhos, famílias inteiras acabam por passar por lá e, de vez em quando, aparece um homem nervoso de quarenta anos que quer finalmente aprender os três acordes por trás de todas as músicas de que gosta. Aquilo em que o Marcus não era nada bom, como ele próprio admite bem-disposto, era a papelada. As noites de terça acabavam com um caderno cheio de horas meio ilegíveis e a preocupação constante de ter voltado a marcar duas pessoas para as 17h. Havia sempre duas ou três mensagens por responder.

O que come mesmo as suas noites

Se ensina música, ensinar raramente é a parte difícil. A parte difícil é tudo o resto à volta. Alguém quer passar a aula de quinta para sexta. Um pai pergunta, pela quarta vez, se há lugar no grupo de iniciados, e um aluno novo escreve às 22h a querer saber quanto cobra e se aceita quem nunca tocou. Cada mensagem é pequena por si só. Juntas, transformam-se num segundo emprego não pago que faz do sofá.

As reservas online para as aulas individuais resolvem grande parte disso sem alarido. Um aluno escolhe um horário que marcou mesmo como livre e a marcação entra diretamente na sua agenda. Sem trocas de mensagens, sem duas pessoas às 17h. O Marcus pôs online as tardes de semana e dois blocos à noite e bloqueou a hora de ir buscar os filhos à escola. As mensagens a remarcar praticamente acabaram. As pessoas passaram a mudar as próprias aulas dentro das horas a que ele já tinha dito que sim.

As aulas de grupo são outro bicho e devem ser tratadas como tal

Uma aula individual é uma marcação. Uma aula de grupo é um evento. O mesmo edifício, uma forma completamente diferente. Dez pessoas têm de aparecer na mesma data à mesma hora numa sala que só leva um certo número, e você até gostaria de receber antes de elas chegarem em vez de andar atrás de notas de cinco dólares à porta.

Por isso, em vez de tentar espremer uma aula para dentro de um horário de marcação, publica-a como uma sessão. Define a data e a hora, diz quantos lugares existem, indica o local com a morada e define um preço por pessoa. As pessoas reservam o seu lugar e pagam logo. Quando sai o último lugar, a sessão fecha-se sozinha. O Marcus dá um "strum along" ao sábado de manhã para adultos principiantes, limitado a oito pessoas, e pela primeira vez conseguia ver de relance quem vinha e quem tinha pago. Sem folha de cálculo. Sem contas de cabeça às 8h com um café a arrefecer.

São os pormenores pequenos que fazem com que pareça profissional a quem reserva. O cartão mostra a morada verdadeira e as indicações, por isso ninguém lhe manda mensagem a perguntar onde se estaciona. Mostra quantos lugares faltam, o que nos faz a todos uma coisa curiosa: "restam 2 lugares" tira as pessoas de cima do muro mais depressa do que qualquer desconto que pudesse oferecer.

Quando faz alguma coisa ao ar livre

Nem tudo o que se faz na música acontece numa garagem. O Marcus faz uma sessão de verão no parque, guitarras e uma manta de piquenique, assim que o tempo aquece. Os planos ao ar livre e o céu têm uma relação complicada. Em qualquer sessão que marque como sendo ao ar livre, o cartão de reserva traz a previsão do tempo em direto, ali mesmo ao lado da data. As pessoas veem por si próprias se o sábado promete ser simpático.

E quando a previsão se vira contra si, e vai virar-se, não passa a manhã a escrever dez mensagens de desculpas e a calcular reembolsos um a um. Cancela a sessão. É essa a ação toda. Toda a gente que reservou recebe crédito automaticamente e um email a dizer isso mesmo. Têm o dinheiro de volta e já sabem que não se realiza, por isso fica com a manhã livre. Foi assim que o Marcus contou depois do primeiro dia de chuva:

Antes tinha pavor de cancelar seja o que for, porque cancelar significava uma hora de reembolsos e de pedidos de desculpa. Agora é um toque e vou fazer o pequeno-almoço. A sessão do parque leva com chuva e, sinceramente, ninguém se importa, porque já têm o email e o crédito antes de eu ter posto a chaleira ao lume.

De onde vêm mesmo os seus próximos alunos

Há uma coisa que todos os professores de música já sabem mas em que raramente apostam. A sua melhor publicidade é o pai à sua porta a dizer que o filho adora. O passa-palavra é o jogo todo neste negócio. Por isso torne fácil passá-lo adiante.

Pode enviar a qualquer aluno ou pai um link de indicação que é só dele. Quando alguém que ele enviou reserva uma aula, essa primeira pessoa recebe uma recompensa que você define. O Marcus dá uma aula grátis por cada três pessoas que alguém traz e, ao que parece, os pais da mesma escola primária falam entre si constantemente. Não fez um único anúncio. Deu apenas às famílias mais satisfeitas uma forma simples de fazer aquilo que já faziam, e recompensou-as por isso.

O que isto lhe liberta para fazer

Ponha as coisas maçadoras nos carris e recupera a sua vida. O software em si é o menos importante. O que conta são as quatro coisas que ele lhe entrega em silêncio:

• As aulas individuais marcam-se sozinhas em horários que já aprovou, por isso acabou o pinguepongue das remarcações
• As aulas de grupo cobram à cabeça e limitam-se sozinhas, por isso entra a saber exatamente quem vem
• Uma sessão cancelada pela chuva passa a ser um toque e um crédito automático em vez de uma hora de desculpas
• As famílias mais satisfeitas recebem um link simples que transforma a boa palavra delas em alunos novos

E como a Bookatu não cobra comissão sobre as suas reservas, o dinheiro que os seus alunos pagam é o dinheiro que fica consigo. Para um professor que cobra trinta ou quarenta dólares por aula, essa diferença não é pequena ao fim de um ano.

Se as suas noites de terça acabam neste momento com um caderno e a preocupação constante com o horário das 17h, talvez valha a pena começar onde o Marcus começou. Ponha as aulas da próxima semana online e publique uma aula de grupo como uma sessão a sério, depois veja como o telemóvel fica sossegado. Pode sempre acrescentar as sessões no parque quando o verão chegar.