Réserver cours particuliers et cours collectifs sans y perdre vos soirées

Marcus enseigne la guitare et un peu de ukulélé dans un garage aménagé à Christchurch. Il est bon. Les enfants restent des années, les parents envoient leurs neveux et nièces, des familles entières finissent par y passer, et de temps en temps un quadragénaire un peu gêné se présente pour apprendre enfin les trois accords qui portent toutes les chansons qu'il aime. Ce dans quoi Marcus n'était pas bon, de son propre aveu joyeux, c'était l'administratif. Ses mardis soir se terminaient avec un carnet plein d'horaires à moitié lisibles et la crainte tenace d'avoir encore doublé le créneau de 17 h. Il restait toujours deux ou trois messages sans réponse.

Ce qui vous mange vraiment vos soirées

Si vous enseignez la musique, l'enseignement est rarement le plus dur. Le plus dur, c'est tout ce qui l'entoure. Quelqu'un veut déplacer son cours du jeudi au vendredi. Un parent demande, pour la quatrième fois, s'il reste de la place dans le groupe débutants, et un nouvel élève écrit à 22 h pour connaître vos tarifs et savoir si vous prenez les grands débutants. Chaque message est petit en soi. Mis bout à bout, ils deviennent un second travail non payé que vous faites depuis le canapé.

La réservation en ligne de vos cours particuliers règle discrètement l'essentiel. Un élève choisit un créneau que vous avez réellement marqué comme libre, et cela atterrit directement dans votre planning. Pas d'allers-retours, pas de 17 h en double. Marcus a mis en ligne ses après-midis de semaine et deux blocs en soirée, et il a bloqué le trajet de l'école. Les SMS de report se sont pratiquement arrêtés. Les gens déplaçaient simplement leurs propres cours à l'intérieur des horaires qu'il avait déjà validés.

Les cours collectifs sont d'une autre nature, et ils méritent un autre traitement

Un cours particulier est un rendez-vous. Un cours collectif est un événement. Même bâtiment, forme complètement différente. Dix personnes doivent se retrouver à la même date à la même heure dans une salle qui n'accueille qu'un certain nombre de gens, et vous aimeriez être payé avant qu'elles arrivent plutôt que de courir après des billets de cinq à la porte.

Alors, au lieu d'essayer de faire entrer un cours collectif dans un créneau de rendez-vous, vous le publiez comme une séance. Vous fixez la date et l'heure, indiquez le nombre de places, renseignez le lieu avec son adresse et fixez un tarif par personne. Les gens réservent leur place et paient dans la foulée. Quand la dernière place part, la séance se ferme toute seule. Marcus anime un atelier guitare le samedi matin pour adultes débutants, plafonné à huit, et pour la première fois il pouvait voir d'un coup d'œil qui venait et qui avait payé. Pas de tableur. Pas de calcul mental à 8 h avec un café qui refroidit.

Ce sont les petits détails qui donnent un air professionnel à la personne qui réserve. La fiche affiche la vraie adresse et l'itinéraire, donc personne ne vous écrit pour demander où se garer. Elle affiche le nombre de places restantes, ce qui produit un drôle d'effet sur nous tous : « 2 places restantes » fait décider les gens plus vite que n'importe quelle remise.

Quand vous organisez quelque chose en extérieur

Tout ce qui touche à la musique ne se passe pas dans un garage. Marcus fait une séance d'été au parc, guitares et couverture de pique-nique, dès que le temps se réchauffe. Les projets en extérieur et le ciel entretiennent une relation compliquée. Pour toute séance que vous marquez comme extérieure, la fiche de réservation porte la météo en direct, juste à côté de la date. Les gens voient eux-mêmes si samedi s'annonce clément.

Et quand les prévisions se retournent contre vous, ce qui arrivera, vous ne passez pas la matinée à écrire dix messages d'excuse et à calculer des remboursements un par un. Vous annulez la séance. C'est toute l'action. Toutes les personnes inscrites sont créditées automatiquement et reçoivent un e-mail le leur disant. Leur argent est revenu et elles savent déjà que c'est annulé, donc vous gardez votre matinée. Voici comment Marcus l'a formulé après la première annulation :

Je redoutais d'annuler quoi que ce soit, parce qu'annuler voulait dire une heure de remboursements et d'excuses. Maintenant c'est une seule action et je vais préparer le petit-déjeuner. La séance au parc tombe à l'eau et honnêtement personne ne râle, parce qu'ils ont déjà reçu l'e-mail et leur avoir avant même que j'aie mis la bouilloire en route.

D'où viennent vraiment vos prochains élèves

Voici une chose que tout professeur de musique sait déjà mais exploite rarement. Votre meilleur marketing, c'est le parent debout sur le pas de votre porte qui dit que son enfant adore ça. Le bouche-à-oreille est tout dans ce métier. Alors facilitez-lui la tâche.

Vous pouvez envoyer à n'importe quel élève ou parent un lien de parrainage qui lui appartient. Quand une personne qu'il a envoyée réserve un cours, il reçoit une récompense que vous choisissez. Marcus offre un cours pour trois personnes amenées, et il se trouve que les parents d'une même école primaire se parlent en permanence. Il n'a pas passé une seule publicité. Il a simplement donné à ses familles les plus contentes un moyen facile de faire ce qu'elles faisaient déjà, et les a récompensées pour ça.

Ce que cela vous libère de faire

Mettez l'ennuyeux sur des rails et vous récupérez votre vie. Le logiciel lui-même n'a pas d'importance. Ce qui compte, ce sont les quatre choses qu'il vous rend discrètement :

• Vos cours particuliers se réservent tout seuls sur des créneaux que vous avez déjà validés, fini le ping-pong des reports
• Vos cours collectifs encaissent d'avance et se plafonnent seuls, donc vous entrez en sachant exactement qui vient
• Une séance annulée par la pluie devient une seule action et un avoir automatique au lieu d'une heure d'excuses
• Vos familles les plus contentes reçoivent un lien simple qui transforme leurs bons mots en nouveaux élèves

Et comme Bookatu ne prend pas de commission sur vos réservations, l'argent que vos élèves paient est l'argent que vous gardez. Pour un professeur qui facture trente ou quarante dollars le cours, la différence n'est pas petite sur une année.

Si vos mardis soir se terminent aujourd'hui avec un carnet et une inquiétude tenace au sujet du créneau de 17 h, commencez peut-être là où Marcus a commencé. Mettez les cours de la semaine prochaine en ligne et publiez un cours collectif en tant que vraie séance, puis voyez à quel point votre téléphone devient calme. Vous pourrez toujours ajouter les séances au parc quand l'été arrivera.