Prenotare lezioni e corsi di gruppo senza perderci le serate

Marcus insegna chitarra e un po' di ukulele in un garage riadattato a Christchurch. È bravo. I ragazzini restano per anni, i genitori mandano nipoti, intere famiglie finiscono per passare di lì, e ogni tanto si presenta un quarantenne timido che vuole finalmente imparare i tre accordi dietro tutte le canzoni che ama. Quello in cui Marcus non era bravo, e lo ammette allegramente lui stesso, era la burocrazia. I suoi martedì sera finivano con un quaderno pieno di orari mezzi illeggibili e il tarlo di aver di nuovo prenotato due volte lo slot delle 17. C'erano sempre un paio di messaggi a cui non aveva ancora risposto.

La cosa che ti mangia davvero le serate

Se insegni musica, insegnare è raramente la parte difficile. La parte difficile è tutto il resto intorno. Qualcuno vuole spostare la lezione dal giovedì al venerdì. Un genitore chiede, per la quarta volta, se c'è posto nel gruppo principianti, e un allievo nuovo scrive alle 22 per sapere quanto costi e se prendi anche chi parte da zero. Ogni messaggio è piccolo per conto suo. Tutti insieme diventano un secondo lavoro non pagato che fai dal divano.

La prenotazione online per le lezioni 1:1 sistema quasi tutto, in silenzio. Un allievo sceglie uno slot che hai davvero segnato come libero, e finisce dritto nella tua agenda. Niente botta e risposta, niente slot delle 17 prenotato due volte. Marcus ha messo online i pomeriggi feriali e due blocchi serali, e ha bloccato l'orario in cui accompagna i figli a scuola. I messaggi per spostare le lezioni sono praticamente spariti. Le persone si spostano da sole la lezione dentro gli orari a cui lui aveva già detto di sì.

I corsi di gruppo sono un'altra bestia, e vanno trattati come tali

Una lezione uno a uno è un appuntamento. Un corso di gruppo è un evento. Stesso edificio, forma completamente diversa. Dieci persone devono ritrovarsi nella stessa data alla stessa ora in una stanza che contiene solo un certo numero di persone, e ti farebbe piacere essere pagato prima che arrivino, invece di rincorrere banconote da cinque dollari sulla porta.

Quindi, invece di provare a incastrare un corso dentro uno slot da appuntamento, lo pubblichi come sessione. Metti data e ora, dici quanti posti ci sono, inserisci la sede con il suo indirizzo e fissi un prezzo a persona. Le persone prenotano il proprio posto e pagano lì per lì. Quando va via l'ultimo posto, la sessione si chiude da sola. Marcus fa uno "strum along" il sabato mattina per adulti principianti, con il tetto di otto persone, e per la prima volta riusciva a vedere a colpo d'occhio chi veniva e chi aveva pagato. Nessun foglio di calcolo. Nessun conto a mente alle 8 del mattino con il caffè che si raffredda.

Sono i piccoli dettagli a far sembrare tutto professionale a chi prenota. La scheda mostra l'indirizzo vero e le indicazioni stradali, così nessuno ti scrive per chiedere dove parcheggiare. Mostra quanti posti restano, e questo fa uno strano effetto a tutti noi: "2 posti rimasti" fa decidere le persone più in fretta di qualsiasi sconto tu possa offrire.

Quando organizzi qualcosa all'aperto

Non tutta la musica succede in un garage. Marcus d'estate fa una sessione al parco, chitarre e una coperta da picnic, quando il tempo si scalda. I piani all'aperto e il cielo hanno un rapporto complicato. Per ogni sessione che segni come all'aperto, la scheda di prenotazione porta con sé le previsioni meteo aggiornate, proprio lì accanto alla data. Le persone vedono da sole se sabato sarà una giornata gentile.

E quando le previsioni ti girano contro, e succederà, non passi la mattinata a scrivere dieci messaggi di scuse e a calcolare i rimborsi uno alla volta. Annulli la sessione. L'azione è tutta lì. Tutti quelli che avevano prenotato ricevono il credito in automatico e una email che glielo dice. Hanno indietro i soldi e sanno già che è saltata, quindi la tua mattinata resta tua. Ecco come l'ha messa Marcus dopo il primo diluvio:

Prima annullare qualsiasi cosa mi terrorizzava, perché annullare significava un'ora di rimborsi e di scuse. Ora è un tocco e vado a farmi colazione. La sessione al parco salta per pioggia e sinceramente non se la prende nessuno, perché hanno già l'email e il credito prima che io abbia messo su l'acqua.

Da dove arrivano davvero i tuoi prossimi allievi

Ecco una cosa che ogni insegnante di musica sa già, ma su cui quasi nessuno punta. Il tuo miglior marketing è il genitore fermo sulla tua porta che dice che il figlio è entusiasta. In questo lavoro il passaparola è tutto. Quindi rendi facile passare parola.

Puoi mandare a qualsiasi allievo o genitore un link di invito tutto suo. Quando qualcuno che ha mandato lui prenota una lezione, quella prima persona riceve un premio che decidi tu. Marcus dà una lezione gratis ogni tre persone che porti, e a quanto pare i genitori della stessa scuola elementare parlano tra loro di continuo. Non ha fatto neanche una pubblicità. Ha solo dato alle famiglie più contente un modo facile per fare la cosa che facevano già, e le ha premiate per questo.

Cosa ti permette di fare tutto questo

Metti la parte noiosa sui binari e ti riprendi la vita vera. Il software in sé è secondario. Quello che conta sono le quattro cose che ti consegna senza far rumore:

• Le lezioni 1:1 si prenotano da sole negli slot che hai già approvato, quindi basta partite a tennis per spostarle
• I corsi di gruppo incassano in anticipo e si limitano da soli, quindi entri sapendo esattamente chi viene
• Una sessione saltata per pioggia diventa un tocco e un credito automatico invece di un'ora di scuse
• Le famiglie più contente ricevono un link semplice che trasforma le loro belle parole in nuovi allievi

E siccome Bookatu non prende commissioni sulle tue prenotazioni, i soldi che pagano i tuoi allievi sono i soldi che ti restano. Per un insegnante che chiede trenta o quaranta dollari a lezione, nell'arco di un anno quella differenza non è piccola.

Se i tuoi martedì sera finiscono ancora con un quaderno e il tarlo dello slot delle 17, magari parti da dove è partito Marcus. Metti online le lezioni della prossima settimana e pubblica un corso di gruppo come sessione vera e propria, poi guarda quanto diventa silenzioso il telefono. Le sessioni al parco le puoi sempre aggiungere quando arriva l'estate.