Reservar clases individuales y en grupo sin perder tus tardes

Marcus enseña guitarra y algo de ukelele en un garaje reconvertido en Christchurch. Se le da bien. Los niños se quedan años, los padres mandan a sus sobrinos, familias enteras acaban pasando por allí y, de vez en cuando, aparece un cuarentón nervioso que quiere aprender por fin los tres acordes que hay detrás de todas las canciones que le gustan. En lo que Marcus no era bueno, según admite él mismo con toda la alegría, era en el papeleo. Sus noches de martes terminaban con una libreta llena de horas medio ilegibles y la preocupación de si había vuelto a duplicar el hueco de las 5. Siempre había un par de mensajes que aún no había contestado.

Lo que de verdad te come las tardes

Si enseñas música, enseñar rara vez es la parte difícil. La parte difícil es todo lo que hay alrededor. Alguien quiere pasar su clase del jueves al viernes. Un padre pregunta, por cuarta vez, si queda sitio en el grupo de principiantes, y un alumno nuevo escribe a las diez de la noche queriendo saber cuánto cobras y si coges a gente que empieza de cero. Cada mensaje es pequeño por sí solo. Todos juntos se convierten en un segundo trabajo no remunerado que haces desde el sofá.

La reserva online de tus clases individuales arregla casi todo eso sin hacer ruido. Un alumno elige un hueco que tú has marcado como libre y cae directamente en tu agenda. Sin idas y venidas, sin la clase de las 5 duplicada. Marcus puso online sus tardes entre semana y dos bloques de noche, y bloqueó la hora de recoger a los niños del colegio. Los mensajes para cambiar de hora prácticamente desaparecieron. La gente simplemente movía sus propias clases dentro de las horas a las que él ya había dicho que sí.

Las clases en grupo son otra bestia, y deberían tratarse como tal

Una clase individual es una cita. Una clase en grupo es un evento. El mismo edificio, una forma completamente distinta. Diez personas tienen que coincidir el mismo día a la misma hora en una sala en la que solo caben unos cuantos, y a ti te gustaría bastante cobrar antes de que aparezcan en vez de perseguir billetes de cinco en la puerta.

Así que, en lugar de intentar meter una clase en un hueco de cita, la publicas como una sesión. Pones la fecha y la hora, dices cuántas plazas hay, metes el sitio con su dirección y pones un precio por persona. La gente reserva su sitio y paga en ese momento. Cuando se va la última plaza, la sesión se cierra sola. Marcus hace un "strum along" los sábados por la mañana para adultos principiantes, con tope de ocho, y por primera vez podía ver de un vistazo quién venía y quién había pagado. Sin hoja de cálculo. Sin cuentas mentales a las 8 de la mañana con el café enfriándose.

Los pequeños detalles son los que hacen que quien reserva lo sienta profesional. La ficha muestra la dirección real y las indicaciones, así nadie te escribe para preguntar dónde aparcar. Muestra cuántas plazas quedan, que es algo que nos hace un efecto curioso a todos: un "quedan 2 plazas" saca a la gente de la duda más rápido que cualquier descuento que pudieras ofrecer.

Cuando haces algo al aire libre

No todo lo musical pasa en un garaje. Marcus hace una sesión de verano en el parque, guitarras y una manta de picnic, en cuanto el tiempo se anima. Los planes al aire libre y el cielo tienen una relación complicada. En cualquier sesión que marques como de exterior, la ficha de reserva lleva la previsión del tiempo en directo, ahí mismo junto a la fecha. La gente puede ver por sí misma si el sábado pinta amable.

Y cuando la previsión se te tuerce, que se torcerá, no te pasas la mañana escribiendo diez mensajes de disculpa y calculando devoluciones una a una. Cancelas la sesión. Esa es toda la acción. Todo el que había reservado recibe su saldo automáticamente y un email diciéndoselo. Tienen su dinero de vuelta y ya saben que se suspende, así que tú te has quedado con tu mañana. Así lo contó Marcus después del primer chaparrón:

Antes me daba pavor cancelar cualquier cosa, porque cancelar significaba una hora de devoluciones y de pedir perdón. Ahora es un toque y me voy a hacer el desayuno. La sesión del parque se moja y, sinceramente, no le importa a nadie, porque ya tienen el email y su saldo antes de que yo haya puesto siquiera el agua a hervir.

De dónde vienen en realidad tus próximos alumnos

Hay algo que todo profesor de música ya sabe pero en lo que rara vez se apoya. Tu mejor marketing es el padre plantado en tu puerta diciendo que a su hijo le encanta. El boca a boca lo es todo en este negocio. Así que pónselo fácil para que lo pasen.

Puedes mandarle a cualquier alumno o padre un enlace de referido que es suyo. Cuando alguien a quien han mandado reserva una clase, esa primera persona recibe una recompensa que tú decides. Marcus da una clase gratis por cada tres personas que traes, y resulta que los padres del mismo colegio hablan entre ellos constantemente. No puso ni un anuncio. Simplemente les dio a sus familias más contentas una forma fácil de hacer lo que ya estaban haciendo, y las premió por ello.

Para qué te deja libre todo esto

Pon lo aburrido sobre raíles y recuperas tu vida de verdad. El software en sí es lo de menos. Lo que importa son las cuatro cosas que te va dando sin ruido:

• Tus clases individuales se reservan solas en huecos que ya has aprobado, así se acaba el tenis de los cambios de hora
• Tus clases en grupo cobran por adelantado y se limitan solas, así entras sabiendo exactamente quién viene
• Una sesión pasada por agua se convierte en un toque y un saldo automático en lugar de en una hora de disculpas
• Tus familias más contentas reciben un enlace sencillo que convierte sus buenas palabras en alumnos nuevos

Y como Bookatu no se lleva comisión de tus reservas, el dinero que pagan tus alumnos es el dinero que te quedas. Para un profesor que cobra treinta o cuarenta dólares por clase, esa diferencia no es pequeña a lo largo de un año.

Si tus noches de martes terminan ahora mismo con una libreta y la preocupación por el hueco de las 5, quizá empieza por donde empezó Marcus. Pon las clases de la semana que viene online y publica una clase en grupo como una sesión de verdad, y luego mira lo tranquilo que se queda tu móvil. Siempre puedes añadir las sesiones del parque cuando llegue el verano.