Boka lektioner och gruppklasser utan att förlora dina kvällar

Marcus lär ut gitarr och lite ukulele i ett ombyggt garage i Christchurch. Han är bra på det. Barnen stannar i flera år, föräldrar skickar sina syskonbarn, hela familjer passerar genom garaget, och då och då dyker en nervös fyrtioåring upp som äntligen vill lära sig de tre ackorden bakom varenda låt hen älskar. Det Marcus inte var bra på, som han själv glatt erkänner, var administrationen. Hans tisdagskvällar brukade sluta med ett anteckningsblock fullt av halvläsliga tider och en gnagande oro för att han dubbelbokat klockan 17 igen. Det fanns alltid ett par sms han fortfarande inte hade svarat på.

Det som faktiskt äter upp dina kvällar

Om du undervisar i musik är själva undervisningen sällan det svåra. Det svåra är allt runt omkring. Någon vill flytta sin torsdagslektion till fredag. En förälder frågar, för fjärde gången, om det finns plats i nybörjargruppen, och en ny elev skriver klockan tio på kvällen och undrar vad du tar betalt och om du tar emot helt nybörjare. Varje meddelande är litet i sig. Tillsammans blir de ett andra obetalt jobb som du sköter från soffan.

Onlinebokning för dina enskilda lektioner löser det mesta av det, helt stillsamt. En elev väljer en tid som du faktiskt har markerat som ledig, och den hamnar direkt i ditt schema. Inget fram och tillbaka, ingen dubbelbokad femma. Marcus lade ut sina eftermiddagar i veckan och två kvällsblock online och blockade tiden för hämtning på skolan. Sms:en om ombokningar upphörde i princip. Folk flyttade helt enkelt sina egna lektioner inom de tider han redan hade sagt ja till.

Gruppklasser är ett helt annat djur, och bör behandlas därefter

En enskild lektion är en bokad tid. En gruppklass är ett evenemang. Samma lokal, helt olika form. Tio personer ska landa på samma datum vid samma tid i ett rum som bara rymmer ett visst antal, och du vill helst få betalt innan de dyker upp i stället för att jaga sedlar i dörren.

Så i stället för att försöka pressa in en klass i en vanlig bokningstid lägger du ut den som ett pass. Du sätter datum och tid, anger hur många platser som finns, lägger in lokalen med adress och sätter ett pris per person. Folk bokar sin egen plats och betalar direkt. När sista platsen går stänger passet sig självt. Marcus kör en "kompa med" på lördagsmorgnar för vuxna nybörjare, med tak på åtta, och för första gången kunde han med en blick se vilka som kom och vilka som hade betalat. Inget kalkylark. Inget huvudräknande klockan åtta på morgonen med kaffet som kallnar.

Det är småsakerna som gör att det känns proffsigt för den som bokar. Kortet visar den riktiga adressen och vägbeskrivningen, så ingen skriver till dig och frågar var man parkerar. Det visar hur många platser som är kvar, vilket gör något lustigt med oss alla: "2 platser kvar" får folk att bestämma sig snabbare än någon rabatt du kan erbjuda.

När du kör något utomhus

Allt inom musik händer inte i ett garage. Marcus kör ett sommarpass i parken, gitarrer och en filt, när värmen väl kommer. Utomhusplaner och himlen har ett komplicerat förhållande. För varje pass du markerar som utomhus visar bokningskortet en väderprognos i realtid, precis bredvid datumet. Folk kan själva se om lördagen ser snäll ut.

Och när prognosen vänder sig mot dig, vilket den kommer att göra, behöver du inte lägga morgonen på tio ursäktande meddelanden och räkna ut återbetalningar en i taget. Du ställer in passet. Det är hela insatsen. Alla som bokat får automatiskt pengarna tillgodo och ett mejl som berättar det. Pengarna är tillbaka och de vet redan att det är inställt, så du fick behålla din morgon. Så här sa Marcus efter första regnovädret:

Jag brukade bäva för att ställa in något, eftersom att ställa in betydde en timme av återbetalningar och ursäkter. Nu är det en knapptryckning och sedan går jag och gör frukost. Parkpasset regnar bort och ärligt talat bryr sig ingen, för de har redan mejlet och sina pengar tillgodo innan jag ens har satt på vattnet.

Var dina nästa elever faktiskt kommer ifrån

Här är en sak varje musiklärare redan vet men sällan lutar sig mot. Din bästa marknadsföring är föräldern som står i din dörr och säger att barnet älskar det. Mun till mun är hela spelet i den här branschen. Så gör det lätt att föra vidare.

Du kan skicka vilken elev eller förälder som helst en egen värvningslänk. När någon de har skickat bokar en lektion får den första personen en belöning som du bestämmer. Marcus ger en gratis lektion för var tredje person du tar med dig, och det visar sig att föräldrar på samma skola pratar med varandra konstant. Han körde inte en enda annons. Han gav bara sina nöjdaste familjer ett enkelt sätt att göra det de redan gjorde, och belönade dem för det.

Vad det här frigör tid till

Sätt det tråkiga på räls så får du tillbaka ditt riktiga liv. Själva programvaran är inte poängen. Det som spelar roll är de fyra sakerna den stillsamt ger dig:

• Dina enskilda lektioner bokar sig själva i tider du redan har godkänt, så slut på ombokningstennis
• Dina gruppklasser tar betalt i förväg och sätter sitt eget tak, så du går in och vet exakt vilka som kommer
• Ett bortregnat pass blir en knapptryckning och pengar tillgodo automatiskt i stället för en timme av ursäkter
• Dina nöjdaste familjer får en enkel länk som förvandlar deras goda ord till nya elever

Och eftersom Bookatu inte tar någon provision på dina bokningar är pengarna dina elever betalar de pengar du behåller. För en lärare som tar trettio eller fyrtio dollar per lektion är den skillnaden inte liten över ett år.

Om dina tisdagskvällar just nu slutar med ett anteckningsblock och en gnagande oro för femman, börja kanske där Marcus började. Lägg ut nästa veckas lektioner online och lägg upp en gruppklass som ett riktigt pass, och se sedan hur tyst din telefon blir. Du kan alltid lägga till parkpassen när sommaren dyker upp.