Ponha o horário semanal do seu dojo online, da aula de iniciados à sessão no parque que a chuva estragou

O Hemi tem um pequeno ginásio de BJJ e striking por cima de uma loja de ferragens em Hamilton. Quatro tatames e um saco pesado ao canto. À porta, um quadro branco que costumava ter o horário da semana a marcador azul. Durante dois anos aquele quadro foi o sistema de marcações. As pessoas mandavam-lhe mensagem a perguntar se a aula de iniciados de terça ainda tinha lugar, e ele adivinhava de memória e dizia que sim. Às vezes apareciam catorze pessoas para oito pares de luvas.

O quadro branco fazia coisas a mais

O problema de um quadro branco é que não sabe contar. Não consegue dizer a uma pessoa nova que a aula de no-gi de quarta está cheia, e não consegue receber os quinze dólares dela enquanto ainda está entusiasmada o suficiente para pagar. O Hemi estava a perder iniciados nas horas que demorava a responder depois do trabalho. Quando respondia às nove da noite, metade já tinha ficado calada.

O que ele queria era simples. Queria que todas as aulas do horário semanal fossem uma coisa que um desconhecido conseguisse encontrar e marcar sem falar com ele primeiro. Uma aula de iniciados à terça às 18h, oito lugares, um preço definido, feito. É isso que é uma sessão em grupo no Bookatu. Define a data e a hora, define quantos lugares existem, dá nome ao local com morada e indicações, e põe-lhe um preço por pessoa. Quando esses oito lugares enchem, a aula fecha-se sozinha. Ninguém atravessa a cidade para um tatame que já está cheio.

Um horário que se marca sozinho

Esta é a parte de que o Hemi não esperava gostar tanto. Assim que a semana ficou online, ele deixou de ser o intermediário. A montra dele mostrava o horário todo como o quadro branco mostrava, só que cada aula tinha uma contagem de lugares em direto e um botão para marcar por baixo. Alguém encontra o ginásio num domingo à tarde, percorre a semana, vê três lugares livres na aula de fundamentos de segunda, marca, paga, e o Hemi fica a saber quando olhar para o telemóvel. Sem idas e vindas. Sem adivinhar.

Um cartão de sessão em grupo leva tudo o que uma pessoa precisa para aparecer mesmo no sítio certo:

• A data e a hora de início, para ninguém marcar a noite errada
• Quantos lugares faltam, a descer à medida que as pessoas entram
• A morada do local com indicações, o que conta quando o seu ginásio é ao cimo de umas escadas atrás de uma loja de ferragens
• O preço por pessoa, pago na altura da marcação para não andar atrás de dinheiro no tatame

Quanto ao trabalho privado, o Hemi dá aulas individuais a um par de atletas de competição e ao ocasional iniciado nervoso que quer uma hora sozinho antes de pôr um pé numa aula. Essas marcam-se como uma marcação normal. Escolhe-se uma hora que sirva e fica fechada, e nunca toca no horário das aulas. Duas necessidades diferentes, uma agenda, e o Hemi não anda a fazer malabarismo com dois sistemas para as gerir.

Quando a sessão ao ar livre leva com chuva

Todos os verões o Hemi faz uma sessão de condição física ao sábado de manhã no parque. Sprints e sacos de areia, do tipo que é uma miséria à chuva e brilhante ao sol. O problema de tudo o que é ao ar livre é que o céu não pede autorização primeiro.

Eu costumava mandar vinte mensagens num sábado de manhã a dizer que estava cancelado. Agora a previsão está mesmo ali na aula antes de sequer marcarem, e se eu cancelar, já têm o saldo antes de eu ter arrumado os cones.

Nas sessões em grupo ao ar livre, o cartão mostra a previsão do tempo em direto mesmo onde as pessoas estão a decidir se marcam. Se a manhã virar e o Hemi tiver de cancelar, cancela a sessão e toda a gente que pagou fica automaticamente com saldo e recebe um email a avisar. Sem folha de reembolsos, sem mensagens embaraçosas. Ninguém sente que foi enganado em quinze dólares por causa do tempo. O saldo fica ali à espera da sessão seguinte que quiserem.

Deixe a sala encher a sala

A melhor publicidade que o Hemi alguma vez teve foi um membro arrastar um amigo. Isso continua a acontecer, mas agora conta para alguma coisa. Ele pode mandar a um membro um link de indicação e, quando esse membro traz alguém, o ginásio recompensa-o por isso. Uma aula grátis ou um desconto no mês seguinte, o que ele achar justo. Quem gosta da casa ganha um motivo para continuar a falar dela, e o quadro branco nunca conseguiria fazer isso.

Nada disto tornou o ginásio do Hemi maior de um dia para o outro. O que fez foi parar as pequenas fugas do dia a dia. O iniciado que se ia perder à espera de resposta agora marca à meia-noite e aparece na segunda. O pessoal do sábado chuvoso não se sente enganado, e os habituais trazem amigos e ficam com um agrado. E o Bookatu não fica com uma fatia de nada disto, por isso os quinze dólares que um iniciado paga são quinze dólares que o Hemi mantém.

Por onde começar

Se tem um quadro branco a fazer coisas a mais, comece por pôr uma semana do horário online. Só as aulas que já dá, com contagens de lugares reais e um preço real. Veja como sabe ter a aula de segunda cheia sem lhe tocar no telemóvel. Pode acrescentar as sessões ao ar livre e as aulas privadas quando o ritmo semanal estiver a funcionar, e os links de indicação depois disso. O tatame é o mesmo. Só deixou de ser a coisa que está entre um iniciado entusiasmado e a primeira aula dele.