Gestisci online l'orario settimanale del tuo dojo, dal corso per principianti alla sessione al parco annullata per pioggia

Hemi gestisce una piccola palestra di BJJ e striking sopra un negozio di ferramenta, a Hamilton. Quattro tatami e un sacco pesante in un angolo. Vicino alla porta, una lavagna bianca su cui scriveva l'orario della settimana con un pennarello blu. Per due anni quella lavagna è stata il sistema di prenotazione. Le persone gli scrivevano per sapere se al corso principianti del martedì c'era ancora posto, e lui tirava a indovinare a memoria e diceva di sì. A volte si presentavano quattordici persone per otto paia di colpitori.

La lavagna faceva troppe cose

Il problema di una lavagna è che non sa contare. Non può dire a una persona nuova che il corso no-gi del mercoledì è pieno, e non può incassare i suoi quindici dollari finché ha ancora voglia di pagare. Hemi perdeva principianti nelle ore che gli servivano per rispondere, dopo il lavoro. Quando scriveva alle nove di sera, metà di loro era già sparita.

Quello che voleva davvero era semplice. Voleva che ogni corso del suo orario settimanale fosse qualcosa che uno sconosciuto potesse trovare e prenotare senza prima parlare con lui. Corso principianti del martedì alle 18, otto posti, prezzo fisso, fatto. Ecco cos'è una sessione di gruppo su Bookatu. Imposti la data e l'ora, decidi quanti posti ci sono, indichi la sede con indirizzo e indicazioni stradali e ci metti un prezzo a persona. Quando quegli otto posti si riempiono, il corso si chiude da solo. Nessuno attraversa la città per trovare un tatami già pieno.

Un orario che si prenota da solo

Ecco la parte che Hemi non si aspettava di apprezzare così tanto. Una volta messa online la settimana, ha smesso di fare da intermediario. La sua pagina mostrava tutto l'orario come faceva la lavagna, solo che ogni corso aveva il conteggio dei posti aggiornato e sotto un pulsante per prenotare. Una persona trova la palestra una domenica pomeriggio, scorre la settimana, vede tre posti liberi al corso fondamentali del lunedì, prenota, paga, e Hemi lo scopre la volta dopo che guarda il telefono. Niente botta e risposta. Niente stime a occhio.

La scheda di una sessione di gruppo contiene tutto quello che serve a una persona per presentarsi davvero nel posto giusto:

• La data e l'ora di inizio, così nessuno prenota la sera sbagliata
• Quanti posti restano, che scalano man mano che le persone si iscrivono
• L'indirizzo della sede con le indicazioni stradali, che conta parecchio quando la palestra è in cima a una scala dietro un negozio di ferramenta
• Il prezzo a persona, pagato al momento della prenotazione, così non rincorri i contanti sul tatami

Sul fronte privato, Hemi fa lezioni individuali con un paio di ragazzi che gareggiano e con qualche principiante timido che vuole un'ora da solo prima di mettere piede in un corso. Quelle si prenotano come un normale appuntamento. Scegli un orario che ti va bene e lo blocchi, e non tocca mai l'orario dei corsi di gruppo. Due esigenze diverse, un solo calendario, e Hemi non deve destreggiarsi tra due sistemi per gestirle entrambe.

Quando la sessione all'aperto salta per pioggia

Ogni estate Hemi organizza una sessione di condizionamento il sabato mattina giù al parco. Scatti e sacchi di sabbia, quel genere di cose che sotto la pioggia è un incubo e col sole è bellissimo. Il problema di tutto quello che si fa all'aperto è che il cielo non ti chiede il permesso.

Prima mandavo venti messaggi il sabato mattina per dire che si annullava. Ora le previsioni sono lì sul corso ancora prima che prenotino, e se decido di annullare hanno già il credito prima che io abbia raccolto i coni.

Per le sessioni di gruppo all'aperto, la scheda mostra le previsioni meteo aggiornate proprio dove le persone stanno decidendo se prenotare. Se la mattinata gira male e Hemi deve annullare, cancella la sessione e tutti quelli che avevano pagato ricevono il credito in automatico, con una email che glielo comunica. Niente foglio di calcolo dei rimborsi, niente messaggi imbarazzanti. Nessuno ha la sensazione di aver buttato quindici dollari perché è cambiato il tempo. Il credito resta lì, pronto per la prossima sessione che vogliono fare.

Lascia che siano gli iscritti a riempirti la palestra

La miglior pubblicità che Hemi abbia mai avuto è stata un iscritto che si trascina dietro l'amico. Succede ancora, ma adesso vale qualcosa. Può mandare a un iscritto un link di invito e, quando quello porta qualcuno, la palestra lo premia. Un corso gratis o uno sconto sul mese successivo, quello che gli sembra giusto. Chi ama il posto ha un motivo per continuare a parlarne, e la lavagna questo non avrebbe mai potuto farlo.

Niente di tutto questo ha reso la palestra di Hemi più grande da un giorno all'altro. Quello che ha fatto è stato fermare le piccole perdite quotidiane. Il principiante che si sarebbe perso per strada aspettando una risposta ora prenota a mezzanotte e si presenta il lunedì. Il gruppo del sabato annullato per pioggia non si sente preso in giro, e gli abituali portano amici e ricevono qualcosina in cambio. E Bookatu non trattiene una percentuale su niente di tutto questo, quindi i quindici dollari che paga un principiante sono quindici dollari che restano a Hemi.

Da dove iniziare

Se hai una lavagna che fa troppe cose, inizia mettendo online una settimana del tuo orario. Solo i corsi che già fai, con i posti reali e un prezzo reale. Guarda che effetto fa quando il corso del lunedì si riempie senza che tu tocchi il telefono. Le sessioni all'aperto e le lezioni private le puoi aggiungere quando il ritmo settimanale funziona, e i link di invito dopo ancora. Il tatami è lo stesso. Hai solo smesso di essere l'ostacolo tra un principiante motivato e la sua prima lezione.