Zet het weekrooster van je dojo online, van beginnersles tot een parksessie die in het water valt

Hemi runt een kleine BJJ- en stand-upsportschool boven een bouwmarkt in Hamilton. Vier matten en een stootzak in de hoek. Bij de deur een whiteboard waar het weekrooster in blauwe stift op stond. Twee jaar lang was dat whiteboard het boekingssysteem. Mensen appten hem om te vragen of er nog plek was in de beginnersles op dinsdag, en dan gokte hij uit zijn hoofd en zei ja. Soms kwamen er veertien mensen opdagen voor acht paar pads.

Het whiteboard deed te veel

Het probleem met een whiteboard is dat het niet kan tellen. Het kan een nieuwkomer niet vertellen dat de no-gi-les op woensdag vol zit, en het kan zijn vijftien euro niet aannemen zolang hij nog enthousiast genoeg is om te betalen. Hemi raakte beginners kwijt in de uren die het hem kostte om na zijn gewone werk terug te appen. Tegen de tijd dat hij om negen uur 's avonds antwoordde, was de helft al stil geworden.

Wat hij eigenlijk wilde was simpel. Hij wilde dat elke les op zijn weekrooster iets was dat een onbekende kon vinden en boeken zonder eerst met hem te praten. Een beginnersles op dinsdag om 18.00 uur, acht plekken, een vaste prijs, klaar. Dat is wat een groepssessie in Bookatu is. Je zet de datum en de tijd, je zet hoeveel plekken er zijn, je noemt de locatie met adres en routebeschrijving, en je hangt er een prijs per persoon aan. Zitten die acht plekken vol, dan sluit de les zichzelf. Niemand rijdt door de stad voor een mat die al vol is.

Een rooster dat zichzelf boekt

Dit is het stuk waarvan Hemi niet had verwacht dat hij het zo fijn zou vinden. Zodra de week online stond, was hij niet langer de tussenpersoon. Zijn etalagepagina toonde het hele rooster zoals het whiteboard dat deed, alleen had elke les een actuele plekkenteller en een boekknop eronder. Iemand vindt de sportschool op een zondagmiddag, scrolt door de week, ziet dat er nog drie plekken vrij zijn in de basisles van maandag, boekt, betaalt, en Hemi komt erachter als hij de volgende keer op zijn telefoon kijkt. Geen heen en weer. Geen gokwerk.

Een kaartje van een groepssessie draagt alles wat iemand nodig heeft om echt op de goede plek op te komen dagen:

• De datum en de starttijd, zodat niemand de verkeerde avond boekt
• Hoeveel plekken er nog vrij zijn, aftellend terwijl mensen zich aansluiten
• Het adres van de locatie met routebeschrijving, wat uitmaakt als je sportschool een trap op zit achter een bouwmarkt
• De prijs per persoon, betaald bij het boeken zodat je niet achter contant geld op de mat aan hoeft

Voor het prive-werk geeft Hemi een-op-eenlessen aan een paar wedstrijdvechters en aan de zeldzame zenuwachtige beginner die eerst een uur alleen wil voordat hij een les binnenstapt. Die boeken als een gewone afspraak. Kies een tijd die uitkomt en zet hem vast, en het raakt het groepsrooster nooit. Twee verschillende behoeften, een agenda, en Hemi jongleert niet met twee systemen om allebei te draaien.

Als de buitensessie in het water valt

Elke zomer draait Hemi op zaterdagochtend een conditietraining in het park. Sprints en sandbags, het soort werk dat in de regen ellendig is en in de zon geweldig. Het probleem met alles buiten is dat de lucht niet eerst even overlegt.

Ik stuurde vroeger twintig appjes op zaterdagochtend om te zeggen dat het niet doorging. Nu staat de verwachting gewoon bij de les voordat ze uberhaupt boeken, en als ik hem afblaas, hebben ze hun tegoed voordat ik de pionnen heb opgeruimd.

Bij buitensessies toont het kaartje een actuele weersverwachting, precies daar waar mensen beslissen of ze boeken. Slaat het weer 's ochtends om en moet Hemi afblazen, dan annuleert hij de sessie en krijgt iedereen die betaalde automatisch tegoed plus een mailtje om het te laten weten. Geen spreadsheet met terugbetalingen, geen ongemakkelijke berichten. Niemand heeft het gevoel dat hij vijftien euro kwijt is omdat het weer omsloeg. Het tegoed staat klaar voor de volgende sessie die ze willen.

Laat de zaal je zaal vullen

De beste reclame die Hemi ooit had, was een lid dat zijn maat meesleepte. Dat gebeurt nog steeds, maar nu telt het ergens voor. Hij kan een lid een verwijslink sturen, en als dat lid iemand meebrengt, beloont de sportschool hem daarvoor. Een gratis les of iets van de volgende maand af, wat hij ook eerlijk vindt. De mensen die de zaak geweldig vinden krijgen een reden om erover te blijven praten, en dat had het whiteboard nooit gekund.

Niets hiervan maakte Hemi's sportschool van de ene op de andere dag groter. Wat het wel deed, was de kleine dagelijkse lekken dichten. De beginner die was afgehaakt terwijl hij op antwoord wachtte, boekt nu om middernacht en staat maandag op de mat. De zaterdagploeg die in de regen thuisblijft voelt zich niet bekocht, en de vaste leden nemen vrienden mee en krijgen daar iets voor terug. En Bookatu neemt er geen commissie van, dus de vijftien euro die een beginner betaalt is vijftien euro die Hemi houdt.

Waar te beginnen

Doet jouw whiteboard te veel, begin dan met een week van je rooster online zetten. Alleen de lessen die je al geeft, met echte plekkentellers en een echte prijs. Kijk hoe het voelt als de les van maandag volloopt zonder dat je je telefoon aanraakt. De buitensessies en de prive-lessen kun je toevoegen zodra het weekritme loopt, en de verwijslinks daarna. De mat is dezelfde. Je staat alleen niet langer tussen een enthousiaste beginner en zijn eerste les in.