Lägg ut din dojos veckoschema online, från nybörjarpass till bortregnat parkpass

Hemi driver ett litet gym för BJJ och stand-up ovanpå en järnhandel i Hamilton. Fyra mattor och en tung säck i hörnet. Vid dörren en whiteboard som förr höll veckans schema i blå tuschpenna. I två år var den whiteboarden bokningssystemet. Folk sms:ade honom och frågade om tisdagens nybörjarpass fortfarande hade plats, och han gissade ur minnet och sa ja. Ibland dök fjorton personer upp till åtta par mitsar.

Whiteboarden gjorde för mycket

Problemet med en whiteboard är att den inte kan räkna. Den kan inte säga till en ny person att onsdagens no-gi-pass är fullt, och den kan inte ta emot deras femton dollar medan de fortfarande är taggade nog att betala. Hemi tappade nybörjare under de timmar det tog honom att svara efter jobbet. När han väl svarade klockan nio på kvällen hade hälften blivit tysta.

Det han egentligen ville ha var enkelt. Han ville att varje pass i veckoschemat skulle vara något en främling kunde hitta och boka utan att prata med honom först. Ett nybörjarpass på tisdag klockan 18, åtta platser, ett bestämt pris, klart. Det är vad ett gruppass är i Bookatu. Du sätter datum och tid, du sätter hur många platser som finns, du namnger platsen med adress och vägbeskrivning, och du sätter ett pris per person. När de åtta platserna är fyllda stänger passet sig självt. Ingen kör tvärs över stan till en matta som redan är full.

Ett schema som bokar sig självt

Här är delen Hemi inte väntade sig att gilla så mycket. När veckan väl låg uppe online slutade han vara mellanhand. Hans sida visade hela schemat som whiteboarden brukade, fast varje pass hade en aktuell platsräknare och en bokningsknapp under sig. Någon hittar gymmet en söndagseftermiddag, bläddrar igenom veckan, ser tre platser kvar på måndagens grundpass, bokar, betalar, och Hemi får veta det nästa gång han tittar på telefonen. Inget fram och tillbaka. Inget gissande.

Ett gruppasskort bär allt en person behöver för att faktiskt dyka upp på rätt ställe:

• Datum och starttid, så att ingen bokar fel kväll
• Hur många platser som är kvar, som räknar ner medan folk går med
• Adressen till platsen med vägbeskrivning, vilket spelar roll när ditt gym ligger en trappa upp bakom en järnhandel
• Priset per person, betalt vid bokningen så att du inte jagar kontanter på mattan

För det privata kör Hemi enskilda lektioner med ett par tävlingskillar och den och den nervösa nybörjaren som vill ha en ensam timme innan de sätter sin fot i ett pass. De bokas som vanliga tider. Välj en tid som fungerar och lås den, och det rör aldrig gruppschemat. Två olika behov, en kalender, och Hemi jonglerar inte två system för att sköta båda.

När utomhuspasset regnar bort

Varje sommar kör Hemi ett konditionspass på lördagsmorgnarna nere i parken. Sprinter och sandsäckar, den sortens sak som är eländig i regn och lysande i sol. Problemet med allt utomhus är att himlen inte frågar dig först.

Jag brukade skicka tjugo sms en lördagsmorgon för att säga att det var inställt. Nu står prognosen där på passet redan innan de bokar, och ställer jag in har de sitt tillgodo innan jag har packat ihop konerna.

För gruppass utomhus visar kortet en aktuell väderprognos precis där folk bestämmer sig för om de ska boka. Vänder det på morgonen och Hemi måste ställa in avbokar han passet, och alla som betalat får automatiskt tillgodo och ett mejl som berättar det. Inget återbetalningsark, inga jobbiga meddelanden. Ingen känner sig blåst på femton dollar för att vädret vände. Tillgodot ligger där redo till nästa pass de vill gå på.

Låt salen fylla salen

Den bästa reklam Hemi någonsin haft var en medlem som släpade med sig en kompis. Det händer fortfarande, men nu räknas det. Han kan skicka en värvningslänk till en medlem, och när de tar med någon belönar gymmet dem för det. Ett gratis pass eller lite av på nästa månad, vad han nu tycker är rimligt. De som älskar stället får en anledning att fortsätta prata om det, och det hade whiteboarden aldrig klarat.

Inget av det här gjorde Hemis gym större över en natt. Det som hände var att de små dagliga läckorna stängdes. Nybörjaren som hade drivit iväg medan hon väntade på svar bokar nu vid midnatt och dyker upp på måndagen. Det bortregnade lördagsgänget känner sig inte lurat, och stammisarna tar med kompisar och får något litet tillbaka. Och Bookatu tar ingen andel av något av det, så de femton dollar en nybörjare betalar är femton dollar Hemi behåller.

Var du börjar

Har du en whiteboard som gör för mycket, börja med att lägga ut en vecka av ditt schema online. Bara de pass du redan kör, med riktiga platsantal och ett riktigt pris. Se hur det känns när måndagens pass fylls utan att du rör telefonen. Du kan lägga till utomhuspassen och de privata lektionerna när veckorytmen sitter, och värvningslänkarna efter det. Mattan är densamma. Du har bara slutat vara det som står mellan en taggad nybörjare och det första passet.