Kjør dojoens ukeplan på nett, fra nybegynnerklasse til regnvasket parkøkt

Hemi driver et lite BJJ- og slagteknikksenter over en jernvarehandel i Hamilton. Fire matter og en tung sekk i hjørnet. Ved døra henger en whiteboard som pleide å holde ukas timeplan i blå tusj. I to år var den whiteboarden bookingsystemet. Folk sendte ham melding for å høre om tirsdagens nybegynnerklasse fortsatt hadde plass, og han gjettet ut fra hukommelsen og sa ja. Noen ganger dukket det opp fjorten personer til åtte par puter.

Whiteboarden gjorde for mye

Problemet med en whiteboard er at den ikke kan telle. Den kan ikke si til en ny person at onsdagens no-gi-klasse er full, og den kan ikke ta imot de femten dollarene deres mens de fortsatt er ivrige nok til å betale. Hemi mistet nybegynnere i de timene det tok ham å svare etter dagjobben. Når han svarte klokka ni om kvelden, hadde halvparten blitt stille.

Det han egentlig ville ha, var enkelt. Han ville at hver klasse på ukeplanen skulle være noe en fremmed kunne finne og booke uten å snakke med ham først. En nybegynnerklasse tirsdag kl. 18, åtte plasser, en fast pris, ferdig. Det er akkurat det en gruppetime er i Bookatu. Du setter dato og klokkeslett, du setter hvor mange plasser som finnes, du navngir stedet med adresse og veibeskrivelse, og du setter en pris per person på den. Når de åtte plassene er fylt, stenger klassen seg selv. Ingen kjører tvers over byen til en matte som allerede er full.

En timeplan som booker seg selv

Her er delen Hemi ikke hadde ventet å like så godt. Da uka først lå ute på nett, sluttet han å være mellommann. Nettsiden hans viste hele timeplanen slik whiteboarden pleide, bortsett fra at hver klasse hadde et levende plasstall og en bookingknapp under seg. Noen finner senteret en søndag ettermiddag, blar gjennom uka, ser tre plasser igjen i mandagens grunnklasse, booker, betaler, og Hemi får vite det neste gang han ser på mobilen. Ingen frem og tilbake. Ingen gjetting.

Et gruppetimekort inneholder alt en person trenger for faktisk å møte opp på riktig sted:

• Dato og starttid, så ingen booker feil kveld
• Hvor mange plasser som er igjen, som teller ned etter hvert som folk melder seg på
• Adressen til stedet med veibeskrivelse, som betyr noe når senteret ditt ligger opp en trapp bak en jernvarehandel
• Prisen per person, betalt ved booking, så du slipper å jage kontanter på matta

På privatsiden holder Hemi en-til-en-timer med et par konkurranseutøvere og den sjeldne nervøse nybegynneren som vil ha en time alene før de setter foten i en klasse. De bookes som en vanlig avtale. Velg et tidspunkt som passer og lås det, og det rører aldri gruppetimeplanen. To ulike behov, én kalender, og Hemi trenger ikke sjonglere to systemer for å drive begge.

Når utendørsøkta regner bort

Hver sommer kjører Hemi en kondisjonsøkt lørdag morgen nede i parken. Sprint og sandsekker, den typen ting som er elendig i regn og strålende i sol. Problemet med alt utendørs er at himmelen ikke spør deg først.

Jeg pleide å sende tjue meldinger en lørdag morgen for å si at det var avlyst. Nå står værvarselet rett der på klassen før de i det hele tatt booker, og avlyser jeg, har de tilgodehavendet sitt før jeg har pakket sammen kjeglene.

For gruppetimer utendørs viser kortet et oppdatert værvarsel akkurat der folk bestemmer seg for om de skal booke. Snur været om morgenen og Hemi må avlyse, kansellerer han økta, og alle som betalte får automatisk tilgodehavende og en e-post om det. Ingen refusjonsregneark, ingen kleine meldinger. Ingen føler seg snytt for femten dollar fordi været snudde. Tilgodehavendet ligger klart til neste økt de vil på.

La salen fylle salen

Den beste reklamen Hemi noen gang har hatt, var et medlem som dro med seg kompisen sin. Det skjer fortsatt, men nå teller det for noe. Han kan sende et medlem en vervelenke, og når de tar med seg noen, belønner senteret dem for det. En gratis klasse eller litt avslag på neste måned, det han synes er rimelig. Folka som elsker stedet får en grunn til å fortsette å snakke om det, og det kunne whiteboarden aldri ha fått til.

Ingenting av dette gjorde senteret til Hemi større over natta. Det det gjorde, var å tette de små, daglige lekkasjene. Nybegynneren som ville ha drevet vekk mens hun ventet på svar, booker nå midt på natta og møter opp på mandag. Lørdagsgjengen som blir regnet bort føler seg ikke lurt, og de faste tar med seg venner og får litt tilbake. Og Bookatu tar ikke en andel av noe av det, så de femten dollarene en nybegynner betaler, er femten dollar Hemi beholder.

Hvor du bør starte

Har du en whiteboard som gjør for mye, start med å legge én uke av timeplanen din på nett. Bare klassene du allerede kjører, med ekte plasstall og en ekte pris. Kjenn på hvordan det er når mandagens klasse fyller seg uten at du rører mobilen. Du kan legge til utendørsøktene og privattimene når ukerytmen sitter, og vervelenkene etter det. Matta er den samme. Du har bare sluttet å være det som står mellom en ivrig nybegynner og den første klassen deres.