Lleva el horario semanal de tu dojo online, de la clase de iniciación a la sesión en el parque que se suspende por lluvia

Hemi lleva un pequeño gimnasio de BJJ y striking encima de una ferretería en Hamilton. Cuatro tatamis y un saco pesado en la esquina. Junto a la puerta, una pizarra que antes llevaba el horario de la semana en rotulador azul. Durante dos años esa pizarra fue el sistema de reservas. La gente le escribía para preguntar si quedaba sitio en la clase de iniciación del martes, y él lo adivinaba de memoria y decía que sí. A veces aparecían catorce personas para ocho pares de manoplas.

La pizarra hacía demasiadas cosas

El problema de una pizarra es que no sabe contar. No puede decirle a alguien nuevo que la clase de no-gi del miércoles está llena, y no puede cobrarle sus quince dólares mientras todavía tiene ganas de pagar. Hemi perdía principiantes en las horas que tardaba en contestarles después de su otro trabajo. Para cuando respondía a las nueve de la noche, la mitad ya se había quedado callada.

Lo que quería en realidad era sencillo. Quería que cada clase de su horario semanal fuera algo que un desconocido pudiera encontrar y reservar sin hablar antes con él. Clase de iniciación el martes a las 6 de la tarde, ocho plazas, un precio fijo, listo. Eso es una sesión de grupo en Bookatu. Pones la fecha y la hora, pones cuántas plazas hay, das nombre al lugar con su dirección e indicaciones, y le pones un precio por persona. Cuando esas ocho plazas se llenan, la clase se cierra sola. Nadie cruza la ciudad en coche para un tatami que ya está lleno.

Un horario que se reserva solo

Aquí está la parte que Hemi no esperaba que le gustara tanto. Una vez que la semana estuvo online, dejó de ser el intermediario. Su página mostraba el horario entero igual que lo hacía la pizarra, solo que cada clase tenía un contador de plazas en directo y un botón de reserva debajo. Alguien encuentra el gimnasio un domingo por la tarde, mira la semana, ve que quedan tres plazas en la clase de fundamentos del lunes, la reserva, paga, y Hemi se entera la próxima vez que mira el móvil. Sin idas y venidas. Sin adivinar.

La ficha de una sesión de grupo lleva todo lo que alguien necesita para presentarse en el sitio correcto:

• La fecha y la hora de inicio, para que nadie reserve la noche equivocada
• Cuántas plazas quedan, descontando según se va apuntando la gente
• La dirección del lugar con indicaciones, algo que importa cuando tu gimnasio está subiendo unas escaleras detrás de una ferretería
• El precio por persona, pagado al reservar, así no persigues el efectivo encima del tatami

Para lo privado, Hemi da clases individuales a un par de chicos que compiten y al principiante nervioso de turno que quiere una hora a solas antes de pisar una clase. Esas se reservan como una cita normal. Eliges una hora que te venga bien y la bloqueas, y nunca toca el horario de grupo. Dos necesidades distintas, un solo calendario, y Hemi no está haciendo malabares con dos sistemas para llevar las dos.

Cuando la lluvia se lleva la sesión al aire libre

Todos los veranos Hemi hace una sesión de acondicionamiento los sábados por la mañana en el parque. Sprints y sacos de arena, de esas cosas que son horribles bajo la lluvia y geniales con sol. El problema de cualquier cosa al aire libre es que el cielo no te consulta primero.

Antes mandaba veinte mensajes un sábado por la mañana diciendo que se suspendía. Ahora la previsión está ahí mismo en la clase antes incluso de que reserven, y si la suspendo, ya tienen su saldo antes de que yo haya recogido los conos.

En las sesiones de grupo al aire libre, la ficha muestra la previsión del tiempo en directo justo donde la gente decide si reserva o no. Si la mañana se tuerce y Hemi tiene que suspenderla, cancela la sesión y todo el que había pagado recibe su saldo automáticamente y un email avisándole. Sin hoja de devoluciones, sin mensajes incómodos. Nadie siente que le han timado quince dólares porque cambió el tiempo. El saldo se queda ahí, listo para la siguiente sesión a la que quieran ir.

Deja que la sala llene tu sala

La mejor publicidad que ha tenido Hemi fue siempre un alumno arrastrando a un colega. Eso sigue pasando, pero ahora cuenta para algo. Puede enviarle a un alumno un enlace de referido y, cuando trae a alguien, el gimnasio se lo premia. Una clase gratis o un descuento en el próximo mes, lo que él decida que es justo. La gente que adora el sitio tiene un motivo para seguir hablando de él, y la pizarra nunca podría haber hecho eso.

Nada de esto hizo el gimnasio de Hemi más grande de la noche a la mañana. Lo que hizo fue tapar las pequeñas fugas de cada día. El principiante que se habría esfumado esperando una respuesta ahora reserva a medianoche y aparece el lunes. La cuadrilla del sábado lluvioso no se siente estafada, y los habituales traen amigos y se llevan algo a cambio. Y Bookatu no se lleva comisión de nada de eso, así que los quince dólares que paga un principiante son quince dólares que Hemi se queda.

Por dónde empezar

Si tienes una pizarra haciendo demasiadas cosas, empieza por poner una semana de tu horario online. Solo las clases que ya das, con plazas reales y un precio real. Mira qué se siente cuando la clase del lunes se llena sin que toques el móvil. Puedes añadir las sesiones al aire libre y las clases privadas cuando el ritmo semanal ya funcione, y los enlaces de referido después de eso. El tatami es el mismo. Simplemente has dejado de ser lo que se interpone entre un principiante con ganas y su primera clase.