Slå inn salg over disk på noen trykk, rabatt inkludert

Tess driver et neglestudio med en butikkhylle ved siden av kassa. De fleste dager kjøper noen med seg noe på vei ut. Problemet var aldri salget. Det var registreringen. Kunden betalte, flaska forlot hylla, og salget bodde i en notatbok, på en gul lapp, eller ingen steder. Med noen måneders mellomrom telte Tess hylla, fant at den ikke stemte med det hun trodde hun hadde solgt, og ga opp å finne ut hvorfor. Så en torsdag ble en fast kunde ferdig med gelmanikyren sin, holdt opp neglebåndsserumet Tess hadde brukt på henne, og sa hun ville ta med et hjem, pluss en overlakk til.

To trykk, og salget står på skjermen

Bookatu har en Sell-skjerm i adminen, laget for en mobil ved disken. Det er et rutenett av produktene dine med store fliser, så det virker med én tommel mens en kunde står der. Tess trykket på serumflisen, så på overlakkflisen, og begge var med i salget. Trykker du på en flis igjen, legges det til en til, og små pluss- og minusknapper retter en glipp. Hver flis viser prisen og, for alt du fører beholdning på, hvor mange som står på hylla. Et utsolgt produkt sier fra rett på flisen og kan ikke legges til, så du slår aldri inn en flaske du ikke har. Er hylla di større enn en skjerm, snevrer et søkefelt øverst den inn etter navn, merke eller kategori.

Ti prosent avslag, bestemt ved disken

Kunden er innom hver tredje uke, så Tess ville gi litt avslag. Nederst på Sell-skjermen ligger en rabattrad. En liten bryter velger mellom prosent og kronebeløp, og et felt tar tallet. Tess trykket på prosentsiden og skrev 10. Linja under viste delsummen, rabatten som gikk av, og den nye summen, alt før noe var registrert. Skriver du feil tall, følger summen deg bare mens du retter. Rabatten er også begrenset til delsummen, så ingen skrivefeil kan dra et salg under null.

Registrer det, og hylla vet det allerede

Siste steg er hvordan det ble betalt. Det er en enkel nedtrekksliste med Cash, Card eller Other, fordi selve pengene beveger seg slik de alltid har gjort, gjennom kortterminalen din eller ned i kassa. Tess valgte Card og trykket Record sale. Lagerantallet sank i samme øyeblikk. Siden Products viste ett serum og én overlakk mindre, og hadde det serumet akkurat nådd bestillingspunktet sitt, ville det allerede båret en Low stock-merkelapp. Det ligger også en stille ærlighetssjekk i bunnen. Var skjermen gammel og den siste enheten allerede gått ut, registrerer Bookatu bare det som virkelig fantes, så et salg påstår aldri en flaske som ikke fantes.

Hvert registrerte salg blir en linje i lagerhovedboka. Hver linje beholder:

• Dato og klokkeslett, og hvilket produkt som gikk ut.
• Prisen hver enhet faktisk ble solgt for, etter rabatten. Ikke listeprisen.
• Hvordan det ble betalt og rabatten du ga, i et kort notat som POS · Card · 10% off.
• Grunnen til bevegelsen, så et salg aldri blandes sammen med en leveranse eller en lagerkorreksjon.

Rabatten fordeles rettferdig, ned til siste øre

Her er delen du aldri ville gjort for hånd. 10 prosent avslag på hele salget må deles mellom serumet og overlakken, og ørene går sjelden opp. Bookatu fordeler rabatten over varene i forhold til hva hver av dem kostet, og gjør så opp for det som blir til overs, slik at prisene per vare i hovedboka blir nøyaktig det kunden betalte. Ingen linje går noen gang i minus, og ingenting rundes bort. Det høres pirkete ut, og det er det, som er nøyaktig derfor programvaren bør være den som gjør det. Hovedboka di og summen på skjermen er alltid enige, ned til siste øre.

Poenget med å slå inn et salg er ikke øyeblikket pengene skifter hender. Det er at du seks måneder senere kan si nøyaktig hva som gikk ut av hylla og hva det ble solgt for.

Regnskapstiden er en nedlasting, ikke en utgraving

Når regnskapsføreren din spør om butikksalget, er svaret en knapp. Hovedboka ligger under Products, og den eksporteres til en CSV med dato, produkt, antall, enhetspris og notatet som sier hvordan det ble betalt. Hvert eneste disksalg du har slått inn gjennom året ligger allerede der, rabatter inkludert. Tess pleide å rekonstruere butikkinntektene sine fra kortoppgjør og hukommelse. Nå skrives sporet i samme øyeblikk som salget, av det samme trykket som slo det inn.

Ingenting av dette ber Tess om å endre måten hun jobber på. Kunden betaler fortsatt slik hun alltid har gjort. Forskjellen er at salget nå er et faktum i regnskapet i stedet for en gjetning i hodet hennes. To trykk for produktene, ett tall for rabatten, ett trykk for å registrere. Hylletallet holder seg riktig, hovedboka holder seg riktig, og det er ingenting igjen å skrive ned etter at kunden har gått.