Reken een verkoop bij de balie af in een paar tikken, korting inbegrepen
Een klant bij de balie wil het serum dat je net gebruikte, en een topcoat erbij. Zo reken je dat af in een paar tikken, geef je ter plekke 10 procent korting, en staat de verkoop in je boeken op het moment dat hij gebeurt.
Tess runt een nagelstudio met een verkoopschap naast de kassa. Bijna elke dag koopt er iemand iets op de weg naar buiten. Het probleem was nooit het verkopen. Het was het vastleggen. De klant betaalde, het flesje verliet het schap, en de verkoop leefde in een schrift, of op een geeltje, of nergens. Om de paar maanden telde Tess het schap, zag ze dat het niet klopte met wat ze dacht verkocht te hebben, en gaf ze het op om uit te zoeken waarom. Tot een vaste klant op een donderdag haar gelmanicure afmaakte, het nagelriemserum omhooghield dat Tess bij haar had gebruikt, en zei dat ze er een mee naar huis nam, plus een topcoat erbij.
Twee tikken en de verkoop staat op het scherm
Bookatu heeft in de admin een scherm dat Sell heet, gemaakt voor een telefoon bij de balie. Het is een raster van je producten met grote tegels, dus het werkt met één duim terwijl er een klant naast je staat. Tess tikte op de tegel van het serum, daarna op die van de topcoat, en allebei stonden ze in de verkoop. Nog een keer op een tegel tikken voegt er nog een toe, en kleine plus- en minknoppen herstellen een misser. Elke tegel toont de prijs en, voor alles wat je bijhoudt, hoeveel er op het schap liggen. Een uitverkocht product zegt dat op de tegel zelf en kan niet worden toegevoegd, zodat je nooit een flesje afrekent dat je niet hebt. Is je schap groter dan een scherm, dan versmalt een zoekveld bovenaan het geheel op naam, merk of categorie.
Tien procent korting, besloten aan de balie
De klant komt om de drie weken, dus Tess wilde er iets vanaf halen. Onderaan het scherm Sell staat een kortingsregel. Een kleine schakelaar kiest tussen een percentage en een bedrag, en in een vakje typ je het getal. Tess tikte op de percentagekant en typte 10. De balk eronder toonde het subtotaal, de korting die eraf ging en het nieuwe totaal, allemaal voordat er iets was vastgelegd. Typ je het verkeerde getal, dan volgt het totaal je gewoon terwijl je het herstelt. De korting wordt bovendien afgetopt op het subtotaal, zodat geen enkele typefout een verkoop onder nul kan trekken.
Leg hem vast, en het schap weet het al
De laatste stap is hoe er betaald is. Er is een simpel keuzemenu met Cash, Card of Other, want het geld zelf beweegt zoals het altijd al deed, via je pinautomaat of in de kassalade. Tess koos Card en tikte op Record sale. De voorraadstand ging op dat moment omlaag. De productenpagina toonde één serum en één topcoat minder, en had dat serum net zijn bestelpunt bereikt, dan droeg het meteen het label Low stock. Er zit ook een stille eerlijkheidscontrole in. Was het scherm verouderd en was het laatste stuk al de deur uit, dan legt Bookatu alleen vast wat er echt lag, zodat een verkoop nooit een flesje claimt dat niet bestond.
Elke vastgelegde verkoop wordt een regel in het voorraadgrootboek. Elke regel bewaart:
- De datum en tijd, en welk product eruit ging.
- De prijs waarvoor elk stuk echt verkocht is, na de korting. Niet de prijs op het etiket.
- Hoe er betaald is en welke korting je gaf, in een korte notitie als POS · Card · 10% off.
- De reden van de mutatie, zodat een verkoop nooit door elkaar loopt met een levering of een voorraadcorrectie.
De korting wordt eerlijk verdeeld, tot op de cent
Dit is het deel dat je nooit met de hand zou willen doen. Tien procent korting op de hele verkoop moet verdeeld worden over het serum en de topcoat, en de centen delen zelden netjes. Bookatu spreidt de korting over de artikelen naar rato van wat elk artikel kostte, en verrekent daarna de overgebleven cent zodat de prijzen per artikel in het grootboek precies optellen tot wat de klant betaalde. Geen enkele regel wordt negatief, en er wordt niets weggerond. Het klinkt pietluttig, en dat is het ook, en precies daarom hoort software dit te doen. Je grootboek en het totaal op het scherm zijn het altijd eens, tot op de cent.
Het punt van een verkoop afrekenen is niet het moment waarop het geld van eigenaar wisselt. Het is dat je een half jaar later precies kunt zeggen wat er van het schap ging en waarvoor het verkocht is.
Belastingtijd is een download, geen zoektocht
Vraagt je boekhouder naar je verkopen uit de winkel, dan is het antwoord een knop. Het grootboek staat onder Products, en het exporteert naar een csv met de datum, het product, het aantal, de stuksprijs en de notitie die vertelt hoe er betaald is. Elke verkoop bij de balie die je het jaar door hebt afgerekend staat er al in, kortingen inbegrepen. Tess reconstrueerde haar winkelomzet vroeger uit bankafschriften en haar geheugen. Nu wordt het dossier geschreven op hetzelfde moment als de verkoop, door dezelfde tik die hem afrekende.
Niets hiervan vraagt Tess om anders te gaan werken. De klant betaalt nog steeds zoals ze altijd deed. Het verschil is dat de verkoop nu een feit is in haar boeken in plaats van een gok in haar hoofd. Twee tikken voor de producten, één getal voor de korting, één tik om vast te leggen. De voorraadstand blijft kloppen, het grootboek blijft kloppen, en er blijft niets meer op te schrijven als de klant vertrokken is.
