Verkäufe an der Theke in ein paar Tipps abkassieren, Rabatt inklusive
Eine Kundin an der Theke will das Serum, das du gerade benutzt hast, und einen Überlack dazu. So kassierst du das in ein paar Tipps ab, gibst auf der Stelle 10 Prozent Nachlass, und der Verkauf steht in dem Moment in deinen Büchern, in dem er passiert.
Tess führt ein Nagelstudio mit einem Verkaufsregal neben der Kasse. An den meisten Tagen kauft jemand auf dem Weg nach draußen etwas. Das Problem war nie das Verkaufen. Es war das Erfassen. Die Kundin zahlte, das Fläschchen verließ das Regal, und der Verkauf lebte in einem Notizbuch, auf einem Klebezettel oder nirgends. Alle paar Monate zählte Tess das Regal, stellte fest, dass es nicht zu dem passte, was sie verkauft zu haben glaubte, und gab es auf herauszufinden, warum. Dann war an einem Donnerstag eine Stammkundin mit ihrer Gel-Maniküre fertig, hielt das Nagelhautserum hoch, das Tess bei ihr benutzt hatte, und sagte, sie nehme eines mit nach Hause, dazu einen Überlack.
Zwei Tipps, und der Verkauf steht auf dem Bildschirm
Bookatu hat im Admin einen Bildschirm namens Sell, gemacht für ein Handy an der Theke. Er ist ein Raster deiner Produkte mit großen Kacheln, funktioniert also mit einem Daumen, während eine Kundin danebensteht. Tess hat auf die Kachel mit dem Serum getippt, dann auf die mit dem Überlack, und beide waren im Verkauf. Noch einmal auf eine Kachel tippen legt ein weiteres Stück dazu, und kleine Plus- und Minus-Buttons korrigieren einen Fehlgriff. Jede Kachel zeigt den Preis und, für alles, was du zählst, wie viele im Regal stehen. Ein ausverkauftes Produkt sagt das direkt auf der Kachel und lässt sich nicht hinzufügen, du kassierst also nie ein Fläschchen ab, das du nicht hast. Ist dein Regal größer als ein Bildschirm, engt ein Suchfeld oben die Auswahl nach Name, Marke oder Kategorie ein.
Zehn Prozent, an der Theke entschieden
Die Kundin ist alle drei Wochen da, Tess wollte also etwas nachlassen. Unten auf dem Bildschirm Sell gibt es eine Zeile für den Rabatt. Ein kleiner Schalter wählt zwischen Prozentsatz und Betrag, und ein Feld nimmt die Zahl. Tess hat auf die Prozentseite getippt und 10 eingetragen. Die Leiste darunter zeigte die Zwischensumme, den Rabatt und die neue Summe, alles bevor irgendetwas erfasst war. Tippst du die falsche Zahl, folgt dir die Summe einfach, während du sie korrigierst. Der Rabatt ist außerdem auf die Zwischensumme gedeckelt, kein Tippfehler kann einen Verkauf also unter null ziehen.
Erfassen, und das Regal weiß schon Bescheid
Der letzte Schritt ist, wie bezahlt wurde. Dafür gibt es ein schlichtes Auswahlfeld mit Cash, Card oder Other, denn das Geld selbst bewegt sich so, wie es das immer getan hat, über dein Kartenlesegerät oder in die Kasse. Tess hat Card gewählt und auf Record sale getippt. Der Bestand ist in diesem Moment gesunken. Die Produktseite zeigte ein Serum und einen Überlack weniger, und hätte dieses Serum gerade seinen Meldebestand erreicht, trüge es schon die Markierung Low stock. Eingebaut ist auch eine leise Ehrlichkeitsprüfung. War der Bildschirm veraltet und das letzte Stück schon raus, erfasst Bookatu nur, was wirklich da war, ein Verkauf behauptet also nie ein Fläschchen, das es nicht gab.
Jeder erfasste Verkauf wird zu einer Zeile im Bestandsbuch. Jede Zeile hält fest:
- Datum und Uhrzeit und welches Produkt rausgegangen ist.
- Den Preis, zu dem jedes Stück tatsächlich verkauft wurde, nach dem Rabatt. Nicht den Listenpreis.
- Wie bezahlt wurde und welchen Rabatt du gegeben hast, als kurze Notiz wie POS · Card · 10% off.
- Den Grund für die Bewegung, damit ein Verkauf nie mit einer Lieferung oder einer Bestandskorrektur verwechselt wird.
Der Rabatt wird fair verteilt, bis auf den Cent
Und jetzt der Teil, den du nie von Hand machen wollen würdest. Ein Rabatt von 10 Prozent auf den ganzen Verkauf muss sich zwischen Serum und Überlack aufteilen, und die Cent gehen selten glatt auf. Bookatu verteilt den Rabatt anteilig danach, was jedes Stück gekostet hat, und legt den übrigen Cent so ab, dass die Einzelpreise im Buch genau das ergeben, was die Kundin bezahlt hat. Keine Zeile wird negativ, und nichts wird weggerundet. Das klingt pingelig, und das ist es auch, und genau deshalb sollte Software das übernehmen. Dein Buch und die Summe auf dem Bildschirm stimmen immer überein, auf den Cent.
Der Sinn des Abkassierens ist nicht der Moment, in dem das Geld den Besitzer wechselt. Er ist, dass du ein halbes Jahr später genau sagen kannst, was das Regal verlassen hat und zu welchem Preis.
Steuerzeit ist ein Download, keine Grabung
Wenn deine Buchhaltung nach den Verkäufen aus dem Regal fragt, ist die Antwort ein Button. Das Buch liegt unter Products und exportiert als CSV mit Datum, Produkt, Menge, Stückpreis und der Notiz, die sagt, wie bezahlt wurde. Jeder Thekenverkauf, den du übers Jahr abkassiert hast, steht schon drin, Rabatte inklusive. Früher hat Tess ihre Regaleinnahmen aus Kartenabrechnungen und Erinnerung rekonstruiert. Jetzt entsteht die Aufzeichnung im selben Moment wie der Verkauf, durch denselben Tipp, der ihn abkassiert hat.
Nichts davon verlangt von Tess, ihre Arbeitsweise zu ändern. Die Kundin zahlt weiter so, wie sie immer gezahlt hat. Der Unterschied ist, dass der Verkauf jetzt eine Tatsache in ihren Büchern ist statt einer Vermutung in ihrem Kopf. Zwei Tipps für die Produkte, eine Zahl für den Rabatt, ein Tipp zum Erfassen. Der Regalbestand bleibt richtig, das Buch bleibt richtig, und wenn die Kundin gegangen ist, bleibt nichts mehr aufzuschreiben.
