Encaissez les ventes au comptoir en quelques touches, remise comprise

Tess dirige un studio d'onglerie avec une étagère de produits à côté de la caisse. Presque tous les jours, quelqu'un achète quelque chose en partant. Le problème n'a jamais été de vendre. C'était de le noter. La cliente payait, le flacon quittait l'étagère, et la vente finissait dans un carnet, sur un post-it, ou nulle part. Tous les deux ou trois mois, Tess comptait l'étagère, constatait que le compte ne tombait pas juste par rapport à ce qu'elle croyait avoir vendu, et renonçait à comprendre pourquoi. Puis un jeudi, une habituée a terminé sa pose de gel, a montré le sérum pour cuticules que Tess venait d'utiliser sur elle, et a dit qu'elle en prendrait un pour la maison, plus un top coat pour aller avec.

Deux touches et la vente est à l'écran

Bookatu propose un écran Sell dans l'admin, pensé pour un téléphone posé sur le comptoir. C'est une grille de vos produits avec de grandes tuiles, utilisable d'un seul pouce pendant qu'une cliente attend devant vous. Tess a touché la tuile du sérum, puis celle du top coat, et les deux étaient dans la vente. Toucher une tuile à nouveau en ajoute un exemplaire, et de petits boutons plus et moins rattrapent une erreur. Chaque tuile affiche le prix et, pour tout ce que vous suivez, la quantité restante sur l'étagère. Un produit épuisé l'indique directement sur la tuile et ne peut pas être ajouté, vous n'encaissez donc jamais un flacon que vous n'avez pas. Si votre étagère dépasse la taille de l'écran, un champ de recherche en haut filtre par nom, marque ou catégorie.

Dix pour cent de remise, décidés au comptoir

La cliente vient toutes les trois semaines, alors Tess a voulu lui faire un geste. En bas de l'écran Sell se trouve une ligne de remise. Un petit sélecteur choisit entre un pourcentage et un montant, et un champ reçoit le chiffre. Tess a touché le côté pourcentage et tapé 10. La barre en dessous affichait le sous-total, la remise déduite et le nouveau total, le tout avant le moindre enregistrement. Si vous tapez le mauvais chiffre, le total vous suit simplement pendant que vous corrigez. La remise est aussi plafonnée au sous-total, aucune faute de frappe ne peut donc faire passer une vente sous zéro.

Enregistrez, et l'étagère est déjà au courant

La dernière étape, c'est le mode de paiement. Une simple liste déroulante propose Cash, Card ou Other, parce que l'argent, lui, circule comme il l'a toujours fait, par votre terminal de paiement ou dans le tiroir-caisse. Tess a choisi Card et touché Record sale. Le stock a baissé à cet instant. La page des produits affichait un sérum et un top coat de moins, et si ce sérum venait d'atteindre son seuil de réapprovisionnement, il portait déjà une étiquette Low stock. Il y a aussi un petit garde-fou discret. Si l'écran n'était plus à jour et que la dernière unité était déjà partie, Bookatu n'enregistre que ce qui était réellement disponible, une vente ne réclame donc jamais un flacon qui n'existait pas.

Chaque vente enregistrée devient une ligne dans le journal de stock. Chaque ligne conserve :

• La date et l'heure, et quel produit est sorti.
• Le prix auquel chaque unité s'est réellement vendue, après remise. Pas le prix affiché en rayon.
• Le mode de paiement et la remise accordée, dans une note courte du type POS · Card · 10% off.
• Le motif du mouvement, pour qu'une vente ne soit jamais confondue avec une livraison ou une correction de stock.

La remise est répartie équitablement, au centime près

Voici la partie que vous n'auriez jamais envie de faire à la main. Une remise de 10 pour cent sur toute la vente doit être partagée entre le sérum et le top coat, et les centimes tombent rarement juste. Bookatu répartit la remise entre les articles au prorata de ce que chacun coûtait, puis attribue le centime restant pour que les prix par article dans le journal donnent exactement ce que la cliente a payé. Aucune ligne ne passe jamais en négatif, et rien ne disparaît dans un arrondi. Cela paraît tatillon, et ça l'est, ce qui est précisément la raison pour laquelle c'est au logiciel de le faire. Votre journal et le total à l'écran sont toujours d'accord, au centime près.

L'intérêt d'encaisser une vente, ce n'est pas l'instant où l'argent change de mains. C'est que six mois plus tard, vous puissiez dire exactement ce qui est sorti de l'étagère et à quel prix.

La déclaration, c'est un téléchargement, pas des fouilles

Quand votre comptable vous interroge sur les ventes de produits, la réponse tient dans un bouton. Le journal se trouve sous Products, et il s'exporte en CSV avec la date, le produit, la quantité, le prix unitaire et la note qui indique le mode de paiement. Chaque vente au comptoir encaissée dans l'année s'y trouve déjà, remises comprises. Avant, Tess reconstituait ses recettes produits à partir des relevés de carte et de sa mémoire. Aujourd'hui, l'écriture se fait au moment même de la vente, par la touche qui l'a encaissée.

Rien de tout cela ne demande à Tess de changer sa façon de travailler. La cliente paie toujours comme elle l'a toujours fait. La différence, c'est que la vente est désormais un fait dans ses comptes au lieu d'une estimation dans sa tête. Deux touches pour les produits, un chiffre pour la remise, une touche pour enregistrer. Le compte de l'étagère reste juste, le journal reste juste, et il n'y a plus rien à noter une fois la cliente partie.