Registe vendas ao balcão em poucos toques, desconto incluído

A Tess tem um estúdio de unhas com uma prateleira de retalho ao lado da caixa. Quase todos os dias alguém compra qualquer coisa à saída. O problema nunca foi vender. Foi registar. A cliente pagava, o frasco saía da prateleira, e a venda ficava num caderno, ou num papelinho, ou em lado nenhum. De poucos em poucos meses a Tess contava a prateleira, via que não batia certo com o que julgava ter vendido, e desistia de perceber porquê. Depois, numa quinta-feira, uma cliente habitual acabou a manicure de gel, levantou o sérum de cutículas que a Tess lhe tinha usado, e disse que levava um para casa, mais um top coat a condizer.

Dois toques e a venda está no ecrã

O Bookatu tem um ecrã Sell no admin, feito para um telemóvel ao balcão. É uma grelha dos seus produtos com peças grandes, por isso funciona com um polegar enquanto o cliente está ali à frente. A Tess tocou na peça do sérum, depois na do top coat, e ambos ficaram na venda. Tocar outra vez numa peça acrescenta mais um, e uns botões pequenos de mais e menos corrigem um deslize. Cada peça mostra o preço e, para tudo o que acompanhe, quantos estão na prateleira. Um produto esgotado di-lo na própria peça e não pode ser acrescentado, por isso nunca regista um frasco que não tem. Se a sua prateleira for maior do que um ecrã, uma caixa de pesquisa no topo filtra por nome, marca ou categoria.

Dez por cento de desconto, decidido ao balcão

A cliente aparece de três em três semanas, por isso a Tess quis tirar qualquer coisa. Ao fundo do ecrã Sell há uma linha de desconto. Um pequeno seletor escolhe entre percentagem e valor em dólares, e uma caixa recebe o número. A Tess tocou no lado da percentagem e escreveu 10. A barra por baixo mostrou o subtotal, o desconto a sair e o novo total, tudo antes de nada ficar registado. Se escrever o número errado, o total limita-se a acompanhá-lo enquanto corrige. O desconto também está limitado ao subtotal, por isso nenhuma gralha consegue arrastar uma venda para baixo de zero.

Registe, e a prateleira já sabe

O último passo é como foi pago. Há uma lista simples com Cash, Card ou Other, porque o dinheiro em si mexe-se como sempre se mexeu, pelo seu terminal ou para dentro da caixa. A Tess escolheu Card e tocou em Record sale. A contagem de stock desceu nesse momento. A página de produtos passou a mostrar menos um sérum e menos um top coat, e se esse sérum tivesse acabado de chegar ao ponto de encomenda já estaria a usar uma etiqueta Low stock. Há também uma verificação de honestidade discreta lá dentro. Se o ecrã estivesse desatualizado e a última unidade já tivesse saído, o Bookatu regista apenas o que existia mesmo, por isso uma venda nunca reclama um frasco que não existia.

Todas as vendas registadas passam a ser uma linha no registo de stock. Cada linha guarda:

• A data e a hora, e que produto saiu.
• O preço a que cada unidade foi mesmo vendida, já com o desconto. Não o preço de tabela.
• Como foi pago e o desconto que deu, numa nota curta do género POS · Card · 10% off.
• O motivo do movimento, para que uma venda nunca se confunda com uma entrega ou uma correção de stock.

O desconto é repartido com justiça, até ao cêntimo

Esta é a parte que nunca ia querer fazer à mão. Um desconto de 10 por cento sobre a venda toda tem de ser repartido entre o sérum e o top coat, e os cêntimos raramente dividem certinho. O Bookatu espalha o desconto pelos artigos na proporção do que cada um custou, e depois acerta o cêntimo que sobre, para que os preços por artigo no registo somem exatamente o que o cliente pagou. Nenhuma linha fica negativa, e nada é arredondado para o lixo. Parece um preciosismo, e é, e é exatamente por isso que deve ser o software a fazê-lo. O seu registo e o total no ecrã batem sempre certo, ao cêntimo.

O objetivo de registar uma venda não é o momento em que o dinheiro muda de mãos. É poder dizer, seis meses depois, exatamente o que saiu da prateleira e por quanto.

A época dos impostos é uma transferência, não uma escavação

Quando o seu contabilista perguntar pelas vendas de retalho, a resposta é um botão. O registo vive em Products, e exporta para um CSV com a data, o produto, a quantidade, o preço unitário e a nota que diz como foi pago. Todas as vendas ao balcão que registou ao longo do ano já lá estão, descontos incluídos. A Tess costumava reconstruir a receita de retalho a partir dos extratos do cartão e da memória. Agora o registo é escrito no mesmo momento da venda, pelo mesmo toque que a registou.

Nada disto pede à Tess que mude a forma como trabalha. A cliente continua a pagar como sempre pagou. A diferença é que a venda passou a ser um facto nas contas dela em vez de um palpite na cabeça. Dois toques para os produtos, um número para o desconto, um toque para registar. A contagem da prateleira fica certa, o registo fica certo, e não fica nada por escrever depois de a cliente sair.