Slå in disksäljet på några tryck, rabatten inkluderad

Tess driver en nagelstudio med en produkthylla bredvid kassan. De flesta dagar köper någon något på vägen ut. Problemet var aldrig försäljningen. Det var noteringen. Kunden betalade, flaskan lämnade hyllan, och försäljningen levde i ett anteckningsblock, på en post-it, eller ingenstans. Med några månaders mellanrum räknade Tess hyllan, såg att den inte stämde med vad hon trodde att hon hade sålt, och gav upp försöken att lista ut varför. Så en torsdag blev en stammis klar med sin gelmanikyr, höll upp nagelbandsserumet som Tess hade använt på henne och sa att hon skulle ta ett hem, plus ett överlack till.

Två tryck och försäljningen ligger på skärmen

Bookatu har en Sell-vy i administrationen, gjord för en mobil vid disken. Den är ett rutnät med dina produkter i stora rutor, så den fungerar med en tumme medan en kund står och väntar. Tess tryckte på rutan för serumet, sedan på rutan för överlacket, och båda låg i försäljningen. Trycker du på en ruta igen läggs ytterligare en till, och små plus- och minusknappar rättar ett felklick. Varje ruta visar priset och, för allt du håller koll på, hur många som finns på hyllan. En slutsåld produkt säger det direkt på rutan och går inte att lägga till, så du slår aldrig in en flaska du inte har. Är din hylla större än en skärm smalnar en sökruta högst upp av den efter namn, märke eller kategori.

Tio procent av, bestämt vid disken

Kunden kommer var tredje vecka, så Tess ville dra av något. Längst ner i Sell-vyn finns en rabattrad. En liten växel väljer mellan procent och belopp, och en ruta tar emot siffran. Tess tryckte på procentsidan och skrev 10. Raden under visade delsumman, rabatten som drogs av och den nya summan, allt innan något var registrerat. Skriver du fel siffra följer summan bara med medan du rättar. Rabatten är dessutom begränsad till delsumman, så inget skrivfel kan dra en försäljning under noll.

Registrera, och hyllan vet redan

Sista steget är hur det betalades. Det finns en enkel meny för Cash, Card eller Other, för pengarna själva rör sig som de alltid gjort, genom kortterminalen eller ner i kassalådan. Tess valde Card och tryckte på Record sale. Lagersaldot sjönk i samma stund. Produktsidan visade ett serum och ett överlack mindre, och om serumet just då hade nått sin beställningspunkt hade det redan burit taggen Low stock. Det finns en tyst ärlighetskontroll inbyggd också. Var skärmen inaktuell och den sista enheten redan hade gått ut registrerar Bookatu bara det som verkligen fanns, så en försäljning påstår aldrig att det fanns en flaska som inte fanns.

Varje registrerad försäljning blir en rad i lagerhistoriken. Varje rad sparar:

• Datum och tid, och vilken produkt som gick ut.
• Det pris varje enhet faktiskt såldes för, efter rabatten. Inte hyllpriset.
• Hur det betalades och rabatten du gav, i en kort notering som POS · Card · 10% off.
• Orsaken till rörelsen, så att en försäljning aldrig blandas ihop med en leverans eller en lagerjustering.

Rabatten delas rättvist, ner till sista öret

Här är den del du aldrig skulle vilja göra för hand. En rabatt på 10 procent på hela försäljningen måste delas mellan serumet och överlacket, och örena går sällan jämnt upp. Bookatu fördelar rabatten över varorna i proportion till vad var och en kostade, och lägger sedan ut det som blir över så att styckpriserna i historiken summerar till exakt det kunden betalade. Ingen rad blir någonsin negativ, och ingenting avrundas bort. Det låter petigt, och det är det, vilket är precis därför en mjukvara ska sköta det. Din historik och summan på skärmen stämmer alltid överens, ner till sista öret.

Poängen med att slå in en försäljning är inte stunden då pengarna byter händer. Det är att du ett halvår senare kan säga exakt vad som lämnade hyllan och vad det såldes för.

Deklarationen är en nedladdning, inte ett grävjobb

När din redovisningskonsult frågar om produktförsäljningen är svaret en knapp. Historiken ligger under Products, och den exporteras till en CSV med datum, produkt, antal, styckpris och noteringen som säger hur det betalades. Varje disksälj du slog in under året ligger redan där, rabatter inkluderade. Tess brukade rekonstruera sin produktförsäljning ur kontoutdrag och minne. Nu skrivs noteringen i samma stund som försäljningen, av samma tryck som slog in den.

Inget av det här ber Tess att ändra hur hon jobbar. Kunden betalar fortfarande som hon alltid gjort. Skillnaden är att försäljningen nu är ett faktum i bokföringen i stället för en gissning i huvudet. Två tryck för produkterna, en siffra för rabatten, ett tryck för att registrera. Hyllsaldot stämmer, historiken stämmer, och det finns inget kvar att skriva ner efter att kunden gått.