Cobra las ventas de mostrador en unos toques, con el descuento incluido

Tess lleva un estudio de uñas con una estantería de venta al lado de la caja. Casi todos los días alguien compra algo al salir. El problema nunca fue vender. Fue registrarlo. La clienta pagaba, el bote salía de la estantería y la venta vivía en una libreta, o en un pósit, o en ninguna parte. Cada pocos meses Tess contaba la estantería, veía que no cuadraba con lo que creía haber vendido y se rendía intentando averiguar por qué. Y entonces, un jueves, una clienta habitual terminó su manicura de gel, levantó el sérum de cutículas que Tess le había puesto y dijo que se llevaba uno a casa, y un top coat a juego.

Dos toques y la venta está en pantalla

Bookatu tiene una pantalla Sell en el admin, hecha para un móvil en el mostrador. Es una cuadrícula de tus productos con fichas grandes, así que funciona con un solo pulgar mientras el cliente está delante. Tess tocó la ficha del sérum y luego la del top coat, y las dos entraron en la venta. Volver a tocar una ficha añade otra unidad, y unos botones pequeños de más y menos arreglan un despiste. Cada ficha muestra el precio y, para lo que lleves controlado, cuántas unidades quedan en la estantería. Un producto agotado lo dice en la propia ficha y no se puede añadir, así que nunca cobras un bote que no tienes. Si tu estantería es más grande que una pantalla, un buscador arriba la filtra por nombre, marca o categoría.

Un 10 por ciento, decidido en el mostrador

La clienta viene cada tres semanas, así que Tess quería descontarle algo. Abajo del todo en la pantalla Sell hay una fila de descuento. Un selector pequeño elige entre porcentaje o importe, y una casilla recoge el número. Tess tocó el lado del porcentaje y escribió 10. La barra de debajo mostró el subtotal, el descuento que se quitaba y el total nuevo, todo antes de registrar nada. Si escribes el número equivocado, el total simplemente te sigue mientras lo corriges. El descuento además está limitado al subtotal, así que ninguna errata puede llevar una venta por debajo de cero.

Regístrala y la estantería ya lo sabe

El último paso es cómo se pagó. Hay un desplegable sencillo con Cash, Card u Other, porque el dinero se mueve como se ha movido siempre, por tu datáfono o hacia la caja. Tess eligió Card y tocó Record sale. El recuento de stock bajó en ese momento. La página de productos mostró un sérum menos y un top coat menos, y si ese sérum acabara de llegar a su punto de pedido ya llevaría puesta una etiqueta Low stock. Hay además una pequeña comprobación de honestidad. Si la pantalla estaba desactualizada y la última unidad ya había salido, Bookatu registra solo lo que había de verdad, así que una venta nunca reclama un bote que no existía.

Cada venta registrada se convierte en una línea del libro de movimientos de stock. Cada línea guarda:

• La fecha y la hora, y qué producto salió.
• El precio al que se vendió realmente cada unidad, ya con el descuento. No el precio de la etiqueta.
• Cómo se pagó y el descuento que hiciste, en una nota corta del estilo POS · Card · 10% off.
• El motivo del movimiento, para que una venta no se confunda nunca con una entrada de mercancía o una corrección de stock.

El descuento se reparte con justicia, hasta el céntimo

Esta es la parte que nunca querrías hacer a mano. Un 10 por ciento de descuento sobre toda la venta hay que repartirlo entre el sérum y el top coat, y los céntimos casi nunca se dividen exactos. Bookatu reparte el descuento entre los artículos en proporción a lo que costó cada uno y luego coloca el céntimo sobrante para que los precios por artículo del libro sumen exactamente lo que pagó el cliente. Ninguna línea se queda en negativo y no se pierde nada al redondear. Suena a manía, y lo es, que es justo por lo que debería hacerlo el software. Tu libro y el total de la pantalla siempre coinciden, hasta el céntimo.

Lo importante de cobrar una venta no es el momento en que cambia el dinero de manos. Es que seis meses después puedas decir exactamente qué salió de la estantería y por cuánto se vendió.

La declaración es una descarga, no una excavación

Cuando tu gestoría te pregunte por las ventas de producto, la respuesta es un botón. El libro vive dentro de Products y se exporta a un CSV con la fecha, el producto, la cantidad, el precio unitario y la nota que dice cómo se pagó. Todas las ventas de mostrador que has cobrado durante el año ya están ahí, descuentos incluidos. Tess reconstruía sus ingresos de venta a partir de los extractos de la tarjeta y la memoria. Ahora el registro se escribe en el mismo momento que la venta, con el mismo toque que la cobró.

Nada de esto le pide a Tess que cambie su forma de trabajar. La clienta sigue pagando como pagaba siempre. La diferencia es que ahora la venta es un dato en sus libros y no una suposición en su cabeza. Dos toques para los productos, un número para el descuento y un toque para registrar. El recuento de la estantería sigue bien, el libro sigue bien y no queda nada que apuntar cuando la clienta se ha ido.