Prodej u pultu naúčtujete na pár ťuknutí, i se slevou

Tess vede nehtové studio a vedle pokladny má regál se zbožím. Skoro každý den si někdo cestou ven něco koupí. Problém nikdy nebyl v prodávání. Byl v zapisování. Klientka zaplatila, lahvička odešla z regálu a prodej žil v sešitě, na lepíku, nebo nikde. Každých pár měsíců Tess regál přepočítala, zjistila, že to nesedí s tím, co si myslela, že prodala, a vzdala pátrání po tom proč. Pak jednoho čtvrtka jedna stálá klientka dokončila gelovou manikúru, zvedla sérum na nehtovou kůžičku, které na ni Tess použila, a řekla, že si jedno vezme domů, a k tomu vrchní lak.

Dvě ťuknutí a prodej je na obrazovce

Bookatu má v administraci obrazovku Sell, dělanou pro telefon u pultu. Je to mřížka vašich produktů s velkými dlaždicemi, takže se ovládá jedním palcem, zatímco klient stojí u vás. Tess ťukla na dlaždici séra, pak na dlaždici vrchního laku a obojí bylo v prodeji. Další ťuknutí na dlaždici přidá kus navíc a malá tlačítka plus a minus opraví překlep. Každá dlaždice ukazuje cenu a u všeho, co sledujete, i kolik kusů je v regálu. Vyprodaný produkt to má napsané přímo na dlaždici a nejde přidat, takže nikdy nenaúčtujete lahvičku, kterou nemáte. Když je váš sortiment větší než obrazovka, vyhledávací pole nahoře ho zúží podle názvu, značky nebo kategorie.

Deset procent dolů, rozhodnuto u pultu

Klientka chodí každé tři týdny, takže jí Tess chtěla něco slevit. Dole na obrazovce Sell je řádek se slevou. Malý přepínač volí mezi procenty a částkou v dolarech a do políčka se zadá číslo. Tess ťukla na procenta a napsala 10. Pruh pod tím ukázal mezisoučet, odečítanou slevu a nový součet, všechno ještě předtím, než se cokoli zaznamenalo. Když napíšete špatné číslo, součet vás prostě sleduje, dokud to neopravíte. Sleva je zároveň omezená mezisoučtem, takže žádný překlep nedostane prodej pod nulu.

Zaznamenáte to a regál už to ví

Posledním krokem je způsob platby. Je tam jednoduché rozbalovací menu s možnostmi Cash, Card nebo Other, protože samotné peníze se pohybují tak jako vždycky, přes váš platební terminál nebo do pokladny. Tess vybrala Card a ťukla na Record sale. Stav zásob se v tu chvíli snížil. Na stránce produktů bylo o jedno sérum a o jeden vrchní lak méně, a kdyby to sérum právě dosáhlo hranice pro doobjednání, mělo by už na sobě štítek Low stock. Zabudovaná je i tichá kontrola poctivosti. Pokud byla obrazovka zastaralá a poslední kus už odešel, Bookatu zaznamená jen to, co bylo opravdu na skladě, takže si prodej nikdy nenárokuje lahvičku, která neexistovala.

Každý zaznamenaný prodej se stane řádkem ve skladové knize. Každý řádek si drží:

• Datum a čas a to, který produkt odešel.
• Cenu, za kterou se každý kus opravdu prodal, tedy po slevě. Ne cenu z cenovky.
• Způsob platby a slevu, kterou jste dali, v krátké poznámce jako POS · Card · 10% off.
• Důvod pohybu, aby se prodej nikdy nepletl s dodávkou nebo s opravou stavu zásob.

Sleva se rozdělí férově, až na cent

A teď část, kterou byste nikdy nechtěli dělat ručně. Desetiprocentní sleva z celého prodeje se musí rozdělit mezi sérum a vrchní lak a centy se málokdy dělí beze zbytku. Bookatu rozprostře slevu mezi položky v poměru k tomu, kolik která stála, a pak dořeší zbylý cent, aby ceny jednotlivých položek ve skladové knize daly přesně to, co klientka zaplatila. Žádný řádek nikdy nespadne do minusu a nic se nezaokrouhlí pryč. Zní to puntičkářsky a je to tak, a právě proto to má dělat software. Vaše kniha a součet na obrazovce spolu vždycky souhlasí, na cent.

Smysl naúčtování prodeje není ta chvíle, kdy si peníze mění majitele. Je v tom, že za půl roku dokážete přesně říct, co odešlo z regálu a za kolik se to prodalo.

Daně jsou stažení souboru, ne vykopávky

Když se účetní zeptá na prodej zboží, odpovědí je jedno tlačítko. Skladová kniha je pod Products a exportuje se do CSV s datem, produktem, množstvím, jednotkovou cenou a poznámkou o způsobu platby. Každý prodej u pultu, který jste za rok naúčtovali, už je uvnitř, včetně slev. Tess si dřív tržby ze zboží skládala z výpisů z karty a z paměti. Teď záznam vzniká ve stejnou chvíli jako prodej, tím samým ťuknutím, které ho naúčtovalo.

Nic z toho po Tess nechce, aby změnila způsob práce. Klientka platí pořád stejně jako dřív. Rozdíl je v tom, že prodej je teď fakt v jejích záznamech, ne odhad v její hlavě. Dvě ťuknutí na produkty, jedno číslo na slevu, jedno ťuknutí na zaznamenání. Stav regálu sedí, kniha sedí a po odchodu klientky už není co zapisovat.