GDPR uten panikk: dette tar Bookatu seg av for salongen din

Driver du salong i EU eller EØS, og i Norge like mye som noe annet sted, er ikke GDPR en fjern bekymring. Kunder spør om dataene sine. Noen ber om en kopi. Av og til ber noen deg slette dem, og det er øyeblikket der de fleste bookingsystemer lar deg sitte igjen alene med en juridisk plikt og et søkefelt. Dette innlegget er den enkle gjennomgangen av hva Bookatu faktisk gjør for deg. Ingen merker og ingen absolutter, bare slik det fungerer.

Innsynsretten, servert med en gang

GDPR gir hver kunde rett til en kopi av dataene du har om dem. I Bookatu trenger de ikke å be deg om den. Innlogget på kontoen sin på bookingsiden din trykker de på Last ned dataene mine og får én lesbar fil med profil, avtaler, fakturaer, betalinger og samtykker. Den kommer med en gang. Ingen sak til oss og ingen oppgave til deg, og rettigheten de fleste verktøy gjør om til papirarbeid, blir en knapp.

Sletteforespørsler kommer på skinner

Retten til sletting er den eiere bekymrer seg for, så vi bygget den som et forløp i stedet for en innboks. En kunde ber om sletting fra sin egen konto og skriver navnet sitt for å bekrefte. Så trykker de på en lenke vi sender til adressen på kundekortet, slik at den som spør, beviselig er den som eier kontoen. Deretter kommer 48 timers angrefrist med en avbryt-knapp for dem som ombestemmer seg. Først da kjøres noe som helst.

Dashbordet ditt viser hver forespørsel fra det øyeblikket den opprettes, under Privacy & security. Hver av dem har en status og en nedtelling, for loven forventer svar innen en måned, og det bør du slippe å huske selv. De fleste forespørsler fullfører seg selv. De som havner hos deg, holdes igjen med en oppgitt grunn, for eksempel en kommende avtale eller et ubetalt beløp, og når det er ordnet, ser du gjennom og fullfører. Før noe slettes, ser du nøyaktig hva som fjernes og hva som beholdes i anonymisert form, og du skriver kundens navn for å gjøre det endelig.

Vi sletter bare det vi kan bevise er deres

Her er en regel vi ikke tøyer på: Bookatu sletter bare opplysninger som beviselig kan knyttes til den som spør. En avtale knyttet til kontoen deres. En faktura med kundekortet deres bak seg. Det vi aldri gjør, er å gjette ut fra navn. Står det en drop-in-kunde som heter Anna M. i bøkene dine, og vi ikke kan bevise at hun er den Anna M. som spurte, blir den oppføringen stående, og den fullførte forespørselen sier det rett ut i stedet for å skjule det.

Det kan høres mindre imponerende ut enn et løfte om å slette alt. Det er også den eneste ærlige måten å gjøre det på. Å slette ut fra navnetreff betyr at man en dag sletter feil persons historikk, som er sitt eget personvernbrudd. Når en forespørsel ikke kan oppfylles fullt ut, er riktig svar en sannferdig rapport, ikke en stille gjetning.

Den samme ærligheten gjelder pengene. Økonomiske bilag slettes ikke, fordi skatteloven krever at du oppbevarer dem, som regel i rundt sju år. I stedet anonymiseres de: fakturaen blir stående for regnskapsføreren din, og personen den pekte på gjør det ikke.

Dine egne data har også en utgang

GDPR-tenkningen bør ikke stoppe hos kundene dine. Som eier kan du laste ned hele virksomheten din fra den samme skjermen, Privacy & security: profil og innstillinger, tjenester, produkter, ansatte, kunder, avtaler, kampanjer, innlegg og skjemaer, i én fil. Betalingsdetaljer og nøkler til tilkoblede kontoer er aldri med. Du kan kjøre den én gang i døgnet, og det går ut en bekreftelse på e-post hver gang, så en eksport kan aldri skje uten at du vet om det.

Det er din virksomhet. En plattform som mener det, bør gi deg hele kopien uten at du må be et menneske om lov.

Det som fortsatt er ditt ansvar

Ingenting av dette gjør GDPR til andres problem. Vi bygger kontrollene, men du bestemmer hva du samler inn, hvor lenge du beholder det, og hvordan du svarer kundene dine. Bookatu er ingen sertifisering, og dette innlegget er ikke juridisk rådgivning. Det programvaren kan gjøre, er å få den mekaniske delen til å gå riktig, forespørslene, fristene, selve slettingene og sporene etter dem, uten at du må bygge en prosess fra bunnen. Det er den delen en bookingplattform bør eie, så det gjør vi.

Ærligheten er funksjonen. En salong som kan si nøyaktig hva som skjer med en kundes data, har et svar de fleste konkurrenter ikke har.