RGPD sem pânico: o que o Bookatu trata pelo seu salão

Se tem um salão na União Europeia, e em Portugal não é exceção, o RGPD não é uma preocupação abstrata. Os clientes perguntam pelos dados deles. Alguns pedem uma cópia. De vez em quando, um pede-lhe para os apagar, e é nesse momento que a maioria do software de marcações o deixa sozinho com uma obrigação legal e uma caixa de pesquisa. Este artigo é a visita guiada, em palavras simples, ao que o Bookatu faz de facto por si. Sem selos e sem absolutos, apenas como funciona.

O direito de acesso, servido no momento

O RGPD dá a todos os clientes o direito a uma cópia dos dados que guarda sobre eles. No Bookatu não têm de lhos pedir. Com sessão iniciada na conta que têm no seu site de marcações, tocam em Transferir os meus dados e recebem um ficheiro legível com o perfil, as marcações, as faturas, os pagamentos e os consentimentos. Chega no momento. Não há ticket para nós nem tarefa para si, e o direito que a maioria das ferramentas transforma em papelada passa a ser um botão.

Os pedidos de eliminação chegam sobre carris

O direito ao apagamento é o que mais preocupa os donos, por isso construímo-lo como um processo e não como uma caixa de entrada. O cliente pede a eliminação a partir da própria conta e escreve o nome para confirmar. Depois toca num link que enviamos por email para o endereço que consta na ficha, para que a pessoa que pede seja comprovadamente a pessoa que tem a conta. A seguir vêm 48 horas de reflexão com um botão de cancelar para quem mudar de ideias. Só então corre alguma coisa.

O seu painel mostra todos os pedidos a partir do momento em que são feitos, no ecrã Privacy & security. Cada um traz o estado e uma contagem decrescente, porque a lei espera uma resposta no prazo de um mês e não devia ser você a ter de se lembrar disso. A maioria dos pedidos conclui-se sozinha. Os que lhe chegam ficam retidos por um motivo indicado, como uma marcação por vir ou um valor por pagar, e assim que isso ficar resolvido, revê-os e conclui-os. Antes de seja o que for ser apagado, vê exatamente o que vai sair e o que vai ficar de forma anónima, e escreve o nome do cliente para tornar a decisão definitiva.

Só apagamos aquilo que conseguimos provar que é dele

Há uma regra que tratamos como inegociável: o Bookatu só apaga registos que consiga ligar de forma comprovada à pessoa que pediu. Uma marcação associada à conta dela. Uma fatura com a ficha de cliente dela por trás. O que nunca fazemos é adivinhar pelo nome. Se nas suas contas houver uma cliente de passagem chamada Ana M. e não conseguirmos provar que é a Ana M. que pediu, esse registo fica, e o pedido concluído di-lo com todas as letras em vez de o esconder.

Isso pode soar menos impressionante do que prometer apagar tudo. Também é a única maneira honesta de o fazer. Apagar por coincidência de nomes significa, um dia destes, destruir o histórico da pessoa errada, o que já é por si uma falha de proteção de dados. Quando um pedido não pode ser cumprido na totalidade, a resposta certa é um relatório verdadeiro, não um palpite silencioso.

A mesma honestidade vale para o dinheiro. Os registos financeiros não são apagados, porque a lei fiscal obriga a guardá-los, normalmente durante cerca de sete anos. Em vez disso são anonimizados: a fatura sobrevive para a contabilidade, e a pessoa a que apontava não.

Os seus próprios dados também têm porta de saída

O raciocínio do RGPD não devia parar nos seus clientes. Como dono, pode transferir o negócio inteiro a partir do mesmo ecrã Privacy & security: perfil e definições, serviços, produtos, equipa, clientes, marcações, campanhas, artigos e formulários, num único ficheiro. As credenciais de pagamento e as chaves de contas ligadas nunca vão lá dentro. Pode fazê-lo uma vez por dia, e de cada vez sai um email de confirmação, para que uma exportação nunca aconteça sem que saiba.

O negócio é seu. Uma plataforma que acredita nisso devia entregar-lhe a cópia inteira sem o obrigar a pedir autorização a um humano.

O que continua a ser da sua responsabilidade

Nada disto faz do RGPD um problema de outra pessoa. Nós construímos os controlos, mas é você que decide o que recolhe, durante quanto tempo o guarda e como responde aos seus clientes. O Bookatu não é uma certificação e este artigo não é aconselhamento jurídico. O que o software pode fazer é pôr a parte mecânica a funcionar como deve ser, os pedidos, os prazos, as eliminações em si e os registos delas, sem que tenha de construir um processo de raiz. É essa a parte que uma plataforma de marcações devia assumir, por isso assumimo-la.

A honestidade é a funcionalidade. Um salão que consegue dizer ao certo o que acontece aos dados de um cliente tem uma resposta que a maioria da concorrência não tem.