GDPR utan panik: det här sköter Bookatu åt din salong

Driver du en salong i EU är GDPR ingen abstrakt oro. Kunder frågar om sina uppgifter. Vissa ber om en kopia. Då och då ber någon dig radera dem, och det är i det ögonblicket de flesta bokningsprogram lämnar dig ensam med en rättslig skyldighet och en sökruta. Det här inlägget är rundturen i klartext över vad Bookatu faktiskt gör åt dig. Inga märken och inga absoluta löften, bara hur det fungerar.

Rätten till tillgång, levererad direkt

GDPR ger varje kund rätt till en kopia av de uppgifter du har om hen. I Bookatu behöver kunden inte be dig om den. Inloggad på sitt konto på din bokningssida trycker hen på Ladda ner mina uppgifter och får en enda läsbar fil med profil, bokningar, fakturor, betalningar och samtycken. Den kommer på en gång. Inget ärende till oss och ingen uppgift för dig, och rättigheten som de flesta verktyg gör till pappersarbete blir en knapp.

Raderingsbegäranden kommer in på räls

Rätten till radering är den ägare oroar sig för, så vi byggde den som ett förlopp i stället för en inkorg. En kund begär radering från sitt eget konto och skriver sitt namn för att bekräfta. Sedan trycker hen på en länk vi mejlar till adressen på kundkortet, så att den som frågar bevisligen är den som har kontot. Därefter kommer 48 timmars ångerfrist med en avbryt-knapp för den som ändrar sig. Först då körs något.

Din panel visar varje begäran från det ögonblick den läggs, på skärmen Privacy & security. Var och en bär sin status och en nedräkning, för lagen förväntar sig ett svar inom en månad och det ska du inte behöva hålla i huvudet. De flesta begäranden slutförs av sig själva. De som når dig väntar av ett angivet skäl, som en kommande bokning eller ett obetalt belopp, och när det är utrett granskar och slutför du dem. Innan något raderas ser du exakt vad som tas bort och vad som sparas i anonymiserad form, och du skriver kundens namn för att göra det slutgiltigt.

Vi raderar bara det vi kan bevisa är deras

Här är en regel vi behandlar som icke förhandlingsbar: Bookatu raderar bara uppgifter som bevisligen går att koppla till den som frågar. En bokning knuten till kontot. En faktura med kundkortet bakom sig. Det vi aldrig gör är att gissa utifrån namn. Om dina böcker innehåller en drop in-kund som heter Anna M. och vi inte kan bevisa att hon är den Anna M. som frågade, blir den posten kvar, och den slutförda begäran säger det rakt ut i stället för att dölja det.

Det kan låta mindre imponerande än ett löfte om att radera allt. Det är också det enda ärliga sättet. Att radera genom att matcha namn betyder att man en dag raderar fel persons historik, vilket är ett dataskyddsfel i sig. När en begäran inte kan uppfyllas helt är rätt svar en sanningsenlig redogörelse, inte en tyst gissning.

Samma ärlighet gäller pengarna. Ekonomiska underlag raderas inte, eftersom skattelagstiftningen kräver att du sparar dem, oftast i omkring sju år. I stället anonymiseras de: fakturan finns kvar åt din bokförare, och personen den pekade på gör det inte.

Dina egna uppgifter har också en väg ut

GDPR-tänket ska inte sluta vid dina kunder. Som ägare kan du ladda ner hela din verksamhet från samma skärm, Privacy & security: profil och inställningar, tjänster, produkter, personal, kunder, bokningar, kampanjer, inlägg och formulär, i en fil. Betalningsuppgifter och nycklar till anslutna konton finns aldrig med. Du kan köra den en gång per dygn, och ett bekräftelsemejl går ut varje gång, så en export kan aldrig ske utan att du vet om det.

Det är ditt företag. En plattform som tror på det bör räcka dig hela kopian utan att du ska behöva be en människa om lov.

Vad som fortfarande är ditt ansvar

Inget av det här gör GDPR till någon annans problem. Vi bygger kontrollerna, men du bestämmer vad du samlar in, hur länge du sparar det och hur du svarar dina kunder. Bookatu är ingen certifiering och det här inlägget är ingen juridisk rådgivning. Det programvaran kan göra är att få den mekaniska delen att löpa ordentligt, begäranden, tidsfrister, själva raderingarna och underlagen över dem, utan att du bygger en process från noll. Det är den delen en bokningsplattform bör äga, så det gör vi.

Ärligheten är funktionen. En salong som kan säga exakt vad som händer med en kunds uppgifter har ett svar som de flesta konkurrenter saknar.