慌てないためのGDPR：Bookatuがあなたのサロンで引き受けること

EUでサロンを営んでいるなら、とりわけドイツでは、GDPRは机上の心配ごとではありません。お客様は自分のデータについて尋ねてきます。コピーがほしいと言う人もいます。ときには削除してほしいと言われます。そしてその瞬間、たいていの予約ソフトはあなたを法的義務と検索ボックスの前に置き去りにします。この記事では、Bookatuが実際に何をしているのかを普通の言葉でご案内します。バッジも絶対の約束もなく、ただ仕組みをそのまま説明します。

アクセス権は、その場で満たされます

GDPRは、あなたが保管している自分のデータのコピーを受け取る権利を、すべてのお客様に与えています。Bookatuでは、そのためにあなたへ頼む必要がありません。予約ページのアカウントにログインして「自分のデータをダウンロード」をタップすれば、プロフィール、予約、請求書、支払い、同意の記録が入った読みやすいファイルがひとつ届きます。届くのは即座です。私たちへの問い合わせも、あなたの作業も発生しません。多くのツールが書類仕事に変えてしまう権利が、ボタンひとつになります。

削除の申請は、決まった手順の上を進みます

オーナーが気にするのは消去権のほうなので、私たちはこれを受信トレイではなく一連の手続きとして作りました。お客様はご自身のアカウントから削除を申請し、名前を入力して確定します。次に、登録アドレスに届いたリンクをタップします。これで、申請した人がそのアカウントの持ち主であることが確かめられます。そのあとに48時間のクーリングオフ期間があり、気が変わったときのための取り消しボタンが出ています。実行されるのは、それからです。

あなたのダッシュボードには、申請が出された瞬間からすべてが Privacy & security の画面に並びます。それぞれに状況とカウントダウンが付きます。法律は1か月以内の回答を求めていますが、それを自分で覚えておく必要はありません。ほとんどの申請はひとりでに完了します。あなたのところに届くものは、今後の予約が残っている、未払いがある、といった理由が明記された状態で止まっています。それが片付いたら、内容を確認して完了させます。何かが消える前に、何が削除され、何が匿名化されて残るのかが正確に表示され、お客様の名前を入力して確定します。

本人のものだと証明できるものだけを削除します

これは譲らないと決めているルールです。Bookatuが削除するのは、申請した本人と確実に結びつけられる記録だけです。そのアカウントに紐づいた予約。その顧客カルテが裏にある請求書。決してやらないのは、名前で推測することです。あなたの帳簿に Anna M. という飛び込みのお客様がいて、それが申請してきた Anna M. と同じ人だと証明できないなら、その記録は残ります。そして完了した申請には、それを隠さずそのとおり書きます。

すべて削除しますと約束するより、地味に聞こえるかもしれません。それでも、これが誠実な唯一のやり方です。名前の一致で削除するということは、いつか別人の履歴を消すということで、それ自体がデータ保護の失敗です。申請を完全には満たせないとき、正しい答えは静かな当て推量ではなく、正直な報告です。

お金についても同じ姿勢です。財務の記録は削除しません。税法が保管を求めているからで、期間はたいてい7年ほどです。代わりに匿名化します。請求書は会計のために残り、それが指していた人物は残りません。

あなた自身のデータにも、出口があります

GDPRの考え方は、お客様のところで止まるべきではありません。オーナーであるあなたは、同じ Privacy & security の画面から事業のデータ全体をダウンロードできます。プロフィールと設定、メニュー、商品、チーム、お客様、予約、キャンペーン、記事、フォームがひとつのファイルに入ります。決済の認証情報や連携アカウントの鍵は、決して含まれません。1日1回まで実行でき、そのたびに確認メールが届くので、あなたの知らないうちに書き出しが起きることはありません。

あなたの事業です。そう信じているプラットフォームなら、誰かに許可を求めさせることなく、まるごとのコピーを渡すべきです。

あなたの責任として残ること

これでGDPRが誰か他人の問題になるわけではありません。私たちは管理の仕組みを作りますが、何を集め、どれだけ保管し、お客様にどう答えるかを決めるのはあなたです。Bookatuは認証ではありませんし、この記事は法的助言でもありません。ソフトウェアにできるのは、機械的な部分をきちんと動かすことです。申請、期限、削除そのもの、そしてその記録を、あなたが一から手順を組み立てなくても回るようにすること。それは予約プラットフォームが引き受けるべき部分なので、私たちが引き受けています。

誠実さこそが機能です。お客様のデータに何が起きるのかを正確に言えるサロンは、多くの競合が持っていない答えを持っています。