GDPR uden panik: det, Bookatu klarer for din salon

Driver du en salon i EU, og i Danmark ikke mindst, er GDPR ikke en abstrakt bekymring. Kunder spørger til deres data. Nogle beder om en kopi. En gang imellem beder en dig om at slette dem, og det er præcis dér, de fleste bookingsystemer efterlader dig alene med et lovkrav og et søgefelt. Det her indlæg er rundturen i almindelige ord i, hvad Bookatu faktisk gør for dig. Ingen mærkater og ingen absolutter, bare hvordan det virker.

Retten til indsigt, leveret med det samme

GDPR giver hver kunde ret til en kopi af de data, du har om dem. I Bookatu behøver de ikke spørge dig om den. Når de er logget ind på deres profil på din bookingside, trykker de på Download mine data og får én læsbar fil med profil, aftaler, fakturaer, betalinger og samtykker. Den kommer med det samme. Der er ingen sag hos os og ingen opgave til dig, og den rettighed, de fleste systemer laver om til papirarbejde, bliver til en knap.

Sletteanmodninger kommer ind på skinner

Retten til sletning er den, ejere bekymrer sig om, så vi har bygget den som et forløb i stedet for en indbakke. En kunde beder om sletning fra sin egen profil og skriver sit navn for at bekræfte det. Derefter trykker de på et link, vi sender til adressen på deres kundekort, så den, der spørger, beviseligt er den, der ejer profilen. Så kommer en fortrydelsesfrist på 48 timer med en annuller-knap til dem, der skifter mening. Først derefter kører der noget.

Dit dashboard viser hver anmodning fra det øjeblik, den oprettes, under Privacy & security. Hver enkelt har sin status og en nedtælling, for loven forventer et svar inden for en måned, og det bør du ikke selv skulle huske. De fleste anmodninger gennemføres af sig selv. De, der når frem til dig, holdes tilbage med en begrundelse, for eksempel en kommende aftale eller et ubetalt beløb, og når det er afklaret, gennemgår og gennemfører du dem. Inden noget slettes, ser du præcis, hvad der bliver fjernet, og hvad der bliver gemt i anonymiseret form, og du skriver kundens navn for at gøre det endeligt.

Vi sletter kun det, vi kan bevise er deres

Her er en regel, vi ikke går på kompromis med: Bookatu sletter kun oplysninger, det kan bevise hører til den, der spørger. En aftale, der hænger på deres profil. En faktura med deres kundekort bag sig. Det, vi aldrig gør, er at gætte ud fra navnet. Står der i dine bøger en løskunde ved navn Anna M., og vi ikke kan bevise, at hun er den Anna M., der har spurgt, bliver den post stående, og den afsluttede anmodning siger det ligeud i stedet for at skjule det.

Det lyder måske mindre imponerende end et løfte om at slette alting. Det er også den eneste ærlige måde at gøre det på. Sletter man ud fra navnesammenfald, sletter man en dag den forkerte persons historik, og det er i sig selv et brud på databeskyttelsen. Når en anmodning ikke kan opfyldes fuldt ud, er det rigtige svar en sandfærdig rapport, ikke et stille gæt.

Den samme ærlighed gælder pengene. Finansielle bilag bliver ikke slettet, fordi skattelovgivningen kræver, at du gemmer dem, typisk i omkring syv år. I stedet bliver de anonymiseret: fakturaen overlever til din revisor, og den person, den pegede på, gør ikke.

Dine egne data har også en udgang

GDPR-tankegangen bør ikke stoppe ved dine kunder. Som ejer kan du downloade hele din forretning fra den samme skærm, Privacy & security: profil og indstillinger, ydelser, produkter, team, kunder, aftaler, kampagner, indlæg og formularer, i én fil. Betalingsoplysninger og nøgler til tilsluttede konti er aldrig med. Du kan køre den en gang om dagen, og der går en bekræftelse på mail hver gang, så en eksport kan aldrig ske, uden at du ved det.

Det er din forretning. En platform, der mener det, bør give dig hele kopien uden at du skal bede et menneske om lov.

Det, der stadig er dit ansvar

Intet af det her gør GDPR til en andens problem. Vi bygger kontrollerne, men du bestemmer, hvad du indsamler, hvor længe du gemmer det, og hvordan du svarer dine kunder. Bookatu er ikke en certificering, og det her indlæg er ikke juridisk rådgivning. Det, softwaren kan, er at få den mekaniske del til at køre ordentligt, anmodningerne, fristerne, selve sletningerne og dokumentationen for dem, uden at du skal bygge en proces fra bunden. Det er den del, en bookingplatform bør tage på sig, så det gør vi.

Ærligheden er funktionen. En salon, der kan sige præcis, hvad der sker med en kundes data, har et svar, de fleste konkurrenter ikke har.