DSGVO ohne Panik: was Bookatu für deinen Salon übernimmt

Wenn du einen Salon in der EU führst, und in Deutschland mehr als anderswo, ist die DSGVO keine abstrakte Sorge. Kunden fragen nach ihren Daten. Manche wollen eine Kopie. Ab und zu bittet dich jemand, sie zu löschen, und genau da lässt dich die meiste Buchungssoftware mit einer gesetzlichen Pflicht und einem Suchfeld allein. Dieser Beitrag ist der Rundgang in klaren Worten, was Bookatu tatsächlich für dich tut. Keine Siegel, keine großen Versprechen, nur wie es funktioniert.

Das Auskunftsrecht, sofort bedient

Die DSGVO gibt jedem Kunden das Recht auf eine Kopie der Daten, die du über ihn hast. In Bookatu muss er dich dafür nicht fragen. In seinem Konto auf deiner Buchungsseite tippt er auf Meine Daten herunterladen und bekommt eine lesbare Datei mit Profil, Terminen, Rechnungen, Zahlungen und Einwilligungen. Sie ist sofort da. Kein Ticket bei uns, keine Aufgabe für dich, und aus dem Recht, das die meisten Werkzeuge in Papierkram verwandeln, wird ein Button.

Löschanträge kommen auf Schienen an

Das Recht auf Löschung ist das, um das sich Inhaber sorgen, deshalb haben wir es als Ablauf gebaut und nicht als Posteingang. Ein Kunde beantragt die Löschung in seinem eigenen Konto und tippt zur Bestätigung seinen Namen. Dann tippt er auf einen Link, den wir an die Adresse in seiner Akte schicken, damit die fragende Person nachweisbar die Person mit dem Konto ist. Danach kommen 48 Stunden Bedenkzeit mit einem Abbrechen-Button für alle, die es sich anders überlegen. Erst dann läuft überhaupt etwas.

Dein Dashboard zeigt jeden Antrag ab dem Moment, in dem er gestellt wird, unter Privacy & security. Jeder trägt seinen Status und einen Countdown, denn das Gesetz erwartet eine Antwort innerhalb eines Monats, und daran solltest du nicht selbst denken müssen. Die meisten Anträge laufen von allein durch. Die, die bei dir landen, warten aus einem genannten Grund, etwa wegen eines anstehenden Termins oder einer offenen Rechnung, und sobald das geklärt ist, prüfst du sie und schließt sie ab. Bevor etwas gelöscht wird, siehst du genau, was entfernt und was anonymisiert behalten wird, und du tippst den Namen des Kunden, um es endgültig zu machen.

Wir löschen nur, was nachweisbar ihm gehört

Eine Regel behandeln wir als nicht verhandelbar: Bookatu löscht nur Daten, die es der fragenden Person nachweisbar zuordnen kann. Einen Termin, der an ihrem Konto hängt. Eine Rechnung mit ihrer Kundenakte dahinter. Was wir nie tun, ist über den Namen raten. Steht in deinen Büchern eine Laufkundin Anna M. und wir können nicht nachweisen, dass sie die Anna M. ist, die gefragt hat, bleibt dieser Eintrag, und der abgeschlossene Antrag sagt das offen, statt es zu verstecken.

Das klingt weniger beeindruckend als ein Versprechen, alles zu löschen. Es ist auch der einzig ehrliche Weg. Über Namensgleichheit zu löschen heißt, eines Tages die Historie der falschen Person zu vernichten, und das ist selbst ein Datenschutzverstoß. Wenn ein Antrag nicht vollständig erfüllt werden kann, ist die richtige Antwort ein wahrheitsgemäßer Bericht und keine stille Vermutung.

Dieselbe Ehrlichkeit gilt beim Geld. Finanzunterlagen werden nicht gelöscht, weil das Steuerrecht verlangt, dass du sie aufbewahrst, meist etwa sieben Jahre lang. Stattdessen werden sie anonymisiert: Die Rechnung bleibt für deine Buchhaltung, die Person, auf die sie zeigte, nicht.

Auch deine eigenen Daten haben eine Tür nach draußen

DSGVO-Denken sollte nicht bei deinen Kunden aufhören. Als Inhaber kannst du unter Privacy & security deinen gesamten Betrieb herunterladen: Profil und Einstellungen, Leistungen, Produkte, Team, Kunden, Termine, Kampagnen, Beiträge und Formulare, in einer Datei. Zahlungsdaten und Schlüssel verbundener Konten sind nie darin. Du kannst den Export einmal pro Tag anstoßen, und jedes Mal geht eine Bestätigung per E-Mail raus, damit ein Export nie ohne dein Wissen passiert.

Es ist dein Betrieb. Eine Plattform, die das ernst meint, sollte dir die ganze Kopie geben, ohne dass du einen Menschen um Erlaubnis fragst.

Was in deiner Verantwortung bleibt

Nichts davon macht die DSGVO zum Problem von jemand anderem. Wir bauen die Werkzeuge, aber du entscheidest, was du erhebst, wie lange du es behältst und wie du deinen Kunden antwortest. Bookatu ist kein Zertifikat, und dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Was die Software kann, ist den mechanischen Teil ordentlich laufen zu lassen, die Anträge, die Fristen, die Löschungen selbst und die Nachweise darüber, ohne dass du dir einen Prozess von Grund auf baust. Das ist der Teil, den eine Buchungsplattform übernehmen sollte, also tun wir es.

Ehrlichkeit ist die Funktion. Ein Salon, der genau sagen kann, was mit den Daten eines Kunden passiert, hat eine Antwort, die die meisten Wettbewerber nicht haben.