GDPR ilman paniikkia: mitä Bookatu hoitaa salonkisi puolesta

Jos pyörität salonkia EU:ssa, ja Saksassa enemmän kuin missään muualla, GDPR ei ole abstrakti huoli. Asiakkaat kysyvät tiedoistaan. Osa pyytää niistä kopiota. Silloin tällöin joku pyytää sinua poistamaan ne, ja siinä hetkessä useimmat varausohjelmistot jättävät sinut yksin lakisääteisen velvoitteen ja hakukentän kanssa. Tämä kirjoitus on selkokielinen kierros siitä, mitä Bookatu oikeasti tekee puolestasi. Ei merkkejä eikä ehdottomia lupauksia, vain se, miten tämä toimii.

Oikeus saada omat tiedot, heti

GDPR antaa jokaiselle asiakkaalle oikeuden saada kopion siitä, mitä hänestä on tallennettu. Bookatussa hänen ei tarvitse pyytää sitä sinulta. Kirjautuneena tililleen sinun varaussivullasi hän napauttaa Lataa omat tietoni ja saa yhden luettavan tiedoston: profiilin, varaukset, laskut, maksut ja suostumukset. Se tulee heti. Ei tukipyyntöä meille eikä tehtävää sinulle, ja oikeudesta, jonka useimmat työkalut muuttavat paperisodaksi, tulee nappi.

Poistopyynnöt saapuvat raiteillaan

Oikeus tulla poistetuksi on se, josta yrittäjät huolestuvat, joten rakensimme sen prosessiksi eikä postilaatikoksi. Asiakas pyytää poistoa omalta tililtään ja kirjoittaa nimensä vahvistukseksi. Sitten hän napauttaa linkkiä, jonka lähetämme hänen tiedoissaan olevaan osoitteeseen, jolloin pyytäjä on todistettavasti sama ihminen, joka hallitsee tiliä. Sen jälkeen tulee 48 tunnin harkinta-aika ja Peruuta-nappi mielensä muuttaville. Vasta sitten mitään ajetaan.

Hallintapaneelisi näyttää jokaisen pyynnön siitä hetkestä, kun se on tehty, näytöllä Privacy & security. Jokaisessa on tilanne ja laskuri, koska laki odottaa vastausta kuukauden sisällä eikä sinun pitäisi joutua muistamaan sitä itse. Useimmat pyynnöt valmistuvat omin päin. Ne, jotka päätyvät sinulle, odottavat kerrotun syyn takia, esimerkiksi tulevan varauksen tai maksamattoman summan vuoksi, ja kun se on selvitetty, käyt ne läpi ja viimeistelet ne. Ennen kuin mitään poistetaan, näet tarkalleen, mikä poistetaan ja mikä säilytetään anonymisoituna, ja kirjoitat asiakkaan nimen tehdäksesi siitä lopullisen.

Poistamme vain sen, minkä voimme todistaa olevan hänen

Tässä on sääntö, josta emme tingi: Bookatu poistaa vain tiedot, jotka se voi todistettavasti yhdistää pyytäjään. Varauksen, joka on kiinni hänen tilissään. Laskun, jonka takana on hänen asiakaskorttinsa. Mitä emme koskaan tee, on arvata nimen perusteella. Jos kirjoissasi on ilman ajanvarausta poikennut Anna M. emmekä voi todistaa, että hän on se Anna M., joka pyysi poistoa, tuo merkintä jää, ja valmis pyyntö kertoo sen suoraan sen sijaan, että piilottaisi asian.

Se voi kuulostaa vähemmän vaikuttavalta kuin lupaus poistaa kaikki. Se on myös ainoa rehellinen tapa tehdä tämä. Nimen perusteella poistaminen tarkoittaa, että jonain päivänä pyyhitään väärän ihmisen historia, mikä on oma tietosuojaloukkauksensa. Kun pyyntöä ei voida täyttää kokonaan, oikea vastaus on totuudenmukainen raportti eikä hiljainen arvaus.

Sama rehellisyys koskee rahaa. Taloustositteita ei poisteta, koska verolaki vaatii sinua säilyttämään ne, yleensä noin seitsemän vuotta. Sen sijaan ne anonymisoidaan: lasku säilyy kirjanpitäjääsi varten, ja henkilö, johon se osoitti, ei säily.

Myös omilla tiedoillasi on uloskäynti

GDPR-ajattelun ei pitäisi loppua asiakkaisiisi. Omistajana voit ladata koko yrityksesi samalta Privacy & security -näytöltä: profiilin ja asetukset, palvelut, tuotteet, tiimin, asiakkaat, varaukset, kampanjat, julkaisut ja lomakkeet, yhtenä tiedostona. Maksutunnisteita ja yhdistettyjen tilien avaimia ei ole siinä koskaan. Voit ajaa sen kerran päivässä, ja joka kerta lähtee vahvistusviesti, joten vientiä ei voi tapahtua sinun tietämättäsi.

Se on sinun yrityksesi. Alustan, joka uskoo siihen, pitäisi antaa sinulle koko kopio ilman että joudut pyytämään ihmiseltä lupaa.

Mikä jää sinun vastuullesi

Mikään tästä ei tee GDPR:stä jonkun toisen ongelmaa. Me rakennamme hallintakeinot, mutta sinä päätät, mitä keräät, kuinka kauan säilytät ja miten vastaat asiakkaillesi. Bookatu ei ole sertifikaatti eikä tämä kirjoitus ole lakineuvontaa. Se, minkä ohjelmisto voi tehdä, on saada mekaaninen osuus toimimaan kunnolla: pyynnöt, määräajat, itse poistot ja merkinnät niistä, ilman että rakennat prosessin tyhjästä. Se on osuus, joka varausalustan kuuluu omistaa, joten me omistamme sen.

Rehellisyys on se ominaisuus. Salonki, joka osaa kertoa tarkalleen mitä asiakkaan tiedoille tapahtuu, pystyy vastaamaan siihen, mihin useimmat kilpailijat eivät.