GDPR bez paniky: co za váš salon vyřídí Bookatu

Pokud vedete salon v EU, a v Česku to platí naplno, není GDPR abstraktní starost. Klienti se na svá data ptají. Někteří chtějí jejich kopii. Občas někdo požádá o smazání, a to je chvíle, kdy vás většina rezervačního softwaru nechá o samotě se zákonnou povinností a vyhledávacím polem. Tenhle článek je prohlídka toho, co pro vás Bookatu doopravdy dělá, popsaná běžnými slovy. Žádné odznaky a žádné absolutní sliby, prostě jak to funguje.

Právo na přístup, vyřízené hned

GDPR dává každému klientovi právo na kopii dat, která o něm vedete. V Bookatu vás o ni nemusí žádat. Přihlásí se do svého účtu na vaší rezervační stránce, klepne na Stáhnout moje data a dostane jeden čitelný soubor s profilem, návštěvami, fakturami, platbami a souhlasy. Přijde okamžitě. Žádný tiket k nám a žádný úkol pro vás, a z práva, ze kterého většina nástrojů dělá papírování, je tlačítko.

Žádosti o smazání jedou po kolejích

Práva na výmaz se majitelé bojí nejvíc, a tak jsme ho postavili jako proces, ne jako schránku. Klient požádá o smazání ve svém vlastním účtu a potvrdí to napsáním svého jména. Pak klepne na odkaz, který pošleme na adresu v jeho kartě, takže je prokazatelné, že ten, kdo žádá, je držitelem účtu. Poté běží 48hodinová lhůta na rozmyšlenou s tlačítkem pro zrušení. Teprve pak se něco spustí.

Váš přehled ukazuje každou žádost od chvíle, kdy vznikne, na obrazovce Privacy & security. Každá nese svůj stav a odpočet, protože zákon očekává odpověď do měsíce a vy si to nemusíte pamatovat sami. Většina žádostí se dokončí sama. Ty, které doputují k vám, čekají z uvedeného důvodu, třeba kvůli nadcházející návštěvě nebo neuhrazené částce, a jakmile je to vyřešené, zkontrolujete je a dokončíte. Než se cokoli smaže, uvidíte přesně, co zmizí a co zůstane v anonymizované podobě, a napsáním jména klienta to potvrdíte.

Mažeme jen to, o čem umíme prokázat, že je jeho

Tohle bereme jako nesmlouvavé pravidlo: Bookatu maže jen záznamy, které umí prokazatelně spojit s tím, kdo žádá. Návštěvu navázanou na jeho účet. Fakturu, za kterou stojí jeho karta klienta. Co nikdy neděláme, je hádání podle jména. Pokud je ve vašich knihách zapsaná Anna M., která přišla bez objednání, a my nedokážeme prokázat, že je to ta Anna M., která žádá, záznam zůstane a dokončená žádost to rovnou napíše, místo aby to schovala.

Může to znít méně působivě než slib, že se smaže všechno. Je to ale jediný poctivý způsob. Mazat podle shody jmen znamená jednou vymazat historii nesprávného člověka, což je samo o sobě selhání ochrany dat. Když žádost nejde splnit celou, správnou odpovědí je pravdivá zpráva, ne tichý odhad.

Stejná poctivost platí u peněz. Finanční záznamy se nemažou, protože daňový zákon vyžaduje, abyste je uchovávali, obvykle zhruba sedm let. Místo toho se anonymizují: faktura přežije pro vaši účetní, člověk, na kterého ukazovala, ne.

I vaše vlastní data mají dveře ven

Přemýšlení o GDPR by nemělo končit u vašich klientů. Jako majitel si můžete ze stejné obrazovky Privacy & security stáhnout celý svůj podnik: profil a nastavení, služby, produkty, tým, klienty, návštěvy, kampaně, příspěvky a formuláře, v jednom souboru. Platební údaje a klíče propojených účtů v něm nikdy nejsou. Spustit to můžete jednou denně a pokaždé odejde potvrzovací e-mail, takže export nikdy neproběhne bez vašeho vědomí.

Je to váš podnik. Platforma, která tomu věří, by vám měla celou kopii podat, aniž byste o ni museli žádat živého člověka.

Za co zůstáváte odpovědní vy

Nic z toho nedělá z GDPR problém někoho jiného. My stavíme nástroje, ale vy rozhodujete, co sbíráte, jak dlouho to uchováváte a jak svým klientům odpovídáte. Bookatu není certifikace a tenhle článek není právní rada. Co software umí, je nechat mechanickou část běžet pořádně: žádosti, lhůty, samotné výmazy i doklady o nich, aniž byste si museli postup stavět od nuly. Tuhle část by rezervační platforma měla vzít za svou, a tak to děláme.

Poctivost je ta funkce. Salon, který umí přesně říct, co se s daty klienta stane, má odpověď, kterou většina konkurence nemá.