Le RGPD sans la panique : ce que Bookatu prend en charge pour votre salon

Si vous tenez un salon dans l'Union européenne, le RGPD n'a rien d'une inquiétude abstraite. Les clients posent des questions sur leurs données. Certains en demandent une copie. De temps en temps, quelqu'un vous demande de les supprimer, et c'est le moment où la plupart des logiciels de réservation vous laissent seul avec une obligation légale et un champ de recherche. Cet article fait le tour, en mots simples, de ce que Bookatu fait vraiment pour vous. Pas de badges et pas de promesses absolues, juste le fonctionnement réel.

Le droit d'accès, servi immédiatement

Le RGPD donne à chaque client le droit d'obtenir une copie des données que vous détenez sur lui. Dans Bookatu, il n'a pas besoin de vous la demander. Connecté à son compte sur votre page de réservation, il touche Télécharger mes données et reçoit un fichier lisible avec son profil, ses rendez-vous, ses factures, ses paiements et ses consentements. Il arrive immédiatement. Aucun ticket chez nous, aucune tâche pour vous, et le droit que la plupart des outils transforment en paperasse devient un bouton.

Les demandes de suppression arrivent balisées

Le droit à l'effacement est celui qui inquiète les propriétaires, nous l'avons donc construit comme un parcours plutôt que comme une boîte de réception. Un client demande la suppression depuis son propre compte et tape son nom pour la confirmer. Il clique ensuite sur un lien que nous envoyons à l'adresse de sa fiche, pour que la personne qui demande soit de façon certaine la personne qui détient le compte. Vient ensuite un délai de réflexion de 48 heures avec un bouton d'annulation, pour ceux qui changent d'avis. Ce n'est qu'après que quelque chose se déclenche.

Votre tableau de bord affiche chaque demande dès qu'elle est déposée, dans Privacy & security. Chacune porte son état et un compte à rebours, parce que la loi attend une réponse sous un mois et que vous ne devriez pas avoir à y penser vous-même. La plupart des demandes aboutissent seules. Celles qui arrivent jusqu'à vous sont mises en attente pour un motif indiqué, comme un rendez-vous à venir ou un solde impayé, et une fois la question réglée vous les vérifiez et vous les terminez. Avant tout effacement, vous voyez exactement ce qui sera supprimé et ce qui sera conservé sous forme anonyme, et vous tapez le nom du client pour rendre la chose définitive.

Nous n'effaçons que ce que nous pouvons rattacher à la personne

Voici une règle que nous tenons pour non négociable : Bookatu n'efface que les données qu'il peut rattacher de façon certaine à la personne qui demande. Un rendez-vous lié à son compte. Une facture avec sa fiche client derrière. Ce que nous ne faisons jamais, c'est deviner d'après le nom. Si vos livres contiennent une cliente de passage appelée Anna M. et que nous ne pouvons pas prouver qu'il s'agit de l'Anna M. qui a demandé, cette ligne reste, et la demande terminée le dit franchement au lieu de le cacher.

Cela peut paraître moins impressionnant qu'une promesse de tout supprimer. C'est aussi la seule manière honnête de procéder. Supprimer par correspondance de noms revient un jour à détruire l'historique de la mauvaise personne, ce qui est en soi un manquement à la protection des données. Quand une demande ne peut pas être satisfaite en totalité, la bonne réponse est un compte rendu véridique, pas une supposition silencieuse.

La même honnêteté vaut pour l'argent. Les documents financiers ne sont pas supprimés, parce que le droit fiscal vous impose de les conserver, en général pendant environ sept ans. Ils sont anonymisés à la place : la facture subsiste pour votre comptable, et la personne qu'elle désignait, non.

Vos propres données ont aussi une porte de sortie

La logique du RGPD ne devrait pas s'arrêter à vos clients. En tant que propriétaire, vous pouvez télécharger toute votre activité depuis ce même écran Privacy & security : profil et paramètres, prestations, produits, équipe, clients, rendez-vous, campagnes, articles et formulaires, en un seul fichier. Les identifiants de paiement et les clés des comptes connectés n'y figurent jamais. Vous pouvez le lancer une fois par jour, et un e-mail de confirmation part à chaque fois, pour qu'un export ne puisse jamais avoir lieu à votre insu.

C'est votre activité. Une plateforme qui le pense vraiment devrait vous remettre la copie complète sans vous obliger à demander la permission à quelqu'un.

Ce qui reste de votre responsabilité

Rien de tout cela ne fait du RGPD le problème de quelqu'un d'autre. Nous construisons les outils, mais c'est vous qui décidez ce que vous collectez, combien de temps vous le gardez et comment vous répondez à vos clients. Bookatu n'est pas une certification, et cet article n'est pas un conseil juridique. Ce que le logiciel peut faire, c'est faire tourner correctement la partie mécanique : les demandes, les délais, les effacements eux-mêmes et les traces qu'ils laissent, sans que vous ayez à construire un processus de zéro. C'est la part qu'une plateforme de réservation devrait assumer, alors nous l'assumons.

L'honnêteté est la fonctionnalité. Un salon capable de dire exactement ce qu'il advient des données d'un client a une réponse que la plupart de ses concurrents n'ont pas.