AVG zonder paniek: wat Bookatu voor je salon regelt

Als je een salon in de EU runt, en in Nederland en België net zo goed, is de AVG geen abstracte zorg. Klanten vragen naar hun gegevens. Sommigen willen er een kopie van. Af en toe vraagt iemand je om ze te verwijderen, en dat is het moment waarop de meeste boekingssoftware je alleen laat met een wettelijke plicht en een zoekveld. Dit stuk is de rondleiding in gewone woorden langs wat Bookatu daadwerkelijk voor je doet. Geen keurmerken en geen absolute beloftes, gewoon hoe het werkt.

Het recht op inzage, meteen bediend

De AVG geeft elke klant het recht op een kopie van de gegevens die je over hem bewaart. In Bookatu hoeft hij daar niet om te vragen. Ingelogd op zijn account op je boekingspagina tikt hij op Mijn gegevens downloaden en krijgt hij één leesbaar bestand met zijn profiel, afspraken, facturen, betalingen en toestemmingen. Het komt meteen. Geen ticket bij ons en geen taak voor jou, en het recht dat de meeste tools in papierwerk veranderen wordt een knop.

Verwijderverzoeken komen op rails binnen

Het recht op verwijdering is waar eigenaren zich zorgen over maken, dus hebben we het als een proces gebouwd en niet als een inbox. Een klant vraagt verwijdering aan vanuit zijn eigen account en typt zijn naam om het te bevestigen. Daarna tikt hij op een link die wij mailen naar het adres in zijn dossier, zodat de vrager aantoonbaar de houder van het account is. Dan volgt een bedenktijd van 48 uur met een annuleerknop voor wie zich bedenkt. Pas daarna draait er iets.

Je dashboard laat elk verzoek zien vanaf het moment dat het wordt ingediend, op het scherm Privacy & security. Elk verzoek draagt zijn status en een aftelling, want de wet verwacht binnen een maand een reactie en daar hoor jij niet zelf aan te moeten denken. De meeste verzoeken ronden vanzelf af. De verzoeken die bij jou terechtkomen wachten om een genoemde reden, zoals een aankomende afspraak of een openstaand bedrag, en zodra dat is opgelost beoordeel en rond je ze af. Voordat er iets gewist wordt, zie je precies wat er verwijderd wordt en wat er geanonimiseerd blijft, en typ je de naam van de klant om het definitief te maken.

We wissen alleen wat aantoonbaar van hem is

Eén regel is bij ons niet onderhandelbaar: Bookatu wist alleen gegevens die het aantoonbaar aan de vrager kan koppelen. Een afspraak die aan zijn account hangt. Een factuur met zijn klantdossier erachter. Wat we nooit doen, is gokken op de naam. Staat er in je boeken een losse klant die Anna M. heet en kunnen we niet aantonen dat zij de Anna M. is die het vroeg, dan blijft dat dossier staan, en het afgeronde verzoek zegt dat gewoon in plaats van het te verbergen.

Dat klinkt minder indrukwekkend dan de belofte om alles te verwijderen. Het is ook de enige eerlijke manier. Verwijderen op naam betekent dat je op een dag de geschiedenis van de verkeerde persoon vernietigt, en dat is op zichzelf een privacyschending. Kan een verzoek niet volledig worden uitgevoerd, dan is het juiste antwoord een eerlijk verslag en geen stille aanname.

Dezelfde eerlijkheid geldt bij geld. Financiële documenten worden niet verwijderd, omdat de belastingwet voorschrijft dat je ze bewaart, meestal zo'n zeven jaar. In plaats daarvan worden ze geanonimiseerd: de factuur blijft bestaan voor je boekhouder, de persoon waar hij naar wees niet.

Ook je eigen gegevens hebben een uitgang

AVG-denken hoort niet bij je klanten op te houden. Als eigenaar kun je vanaf datzelfde scherm Privacy & security je hele bedrijf downloaden: profiel en instellingen, diensten, producten, team, klanten, afspraken, campagnes, blogberichten en formulieren, in één bestand. Betaalgegevens en de sleutels van gekoppelde accounts zitten er nooit in. Je kunt het één keer per dag draaien, en er gaat elke keer een bevestiging per e-mail uit, zodat een export nooit buiten je medeweten om kan gebeuren.

Het is jouw bedrijf. Een platform dat dat meent, hoort je de hele kopie te geven zonder dat je een mens om toestemming moet vragen.

Wat jouw verantwoordelijkheid blijft

Niets hiervan maakt de AVG het probleem van iemand anders. Wij bouwen de knoppen, maar jij bepaalt wat je verzamelt, hoe lang je het bewaart en hoe je je klanten antwoordt. Bookatu is geen certificering en dit stuk is geen juridisch advies. Wat de software wel kan, is het mechanische deel netjes laten lopen: de verzoeken, de termijnen, de verwijderingen zelf en het bewijs daarvan, zonder dat jij een proces vanaf nul opbouwt. Dat is het deel dat een boekingsplatform hoort te regelen, dus dat doen we.

Eerlijkheid is de functie. Een salon die precies kan zeggen wat er met de gegevens van een klant gebeurt, heeft een antwoord dat de meeste concurrenten niet hebben.