RODO bez paniki: co Bookatu bierze na siebie w Twoim salonie

Jeśli prowadzisz salon w Unii Europejskiej, RODO nie jest abstrakcyjnym zmartwieniem. Klienci pytają o swoje dane. Część prosi o kopię. Od czasu do czasu ktoś prosi o ich usunięcie i właśnie w tym momencie większość systemów rezerwacji zostawia Cię sam na sam z obowiązkiem prawnym i polem wyszukiwania. Ten wpis to spokojne omówienie tego, co Bookatu naprawdę dla Ciebie robi. Bez odznak i bez wielkich słów, po prostu jak to działa.

Prawo dostępu, obsłużone od ręki

RODO daje każdemu klientowi prawo do kopii danych, które o nim przechowujesz. W Bookatu nie musi Cię o to prosić. Zalogowany na swoim koncie na Twojej stronie rezerwacji dotyka Pobierz moje dane i dostaje jeden czytelny plik z profilem, wizytami, fakturami, płatnościami i zgodami. Przychodzi od razu. Nie ma zgłoszenia do nas ani zadania dla Ciebie, a prawo, które w większości narzędzi zamienia się w papierkową robotę, staje się przyciskiem.

Prośby o usunięcie przychodzą po szynach

Prawo do usunięcia danych to ta część, której właściciele boją się najbardziej, więc zbudowaliśmy ją jako proces, a nie skrzynkę odbiorczą. Klient prosi o usunięcie ze swojego konta i wpisuje imię i nazwisko na potwierdzenie. Potem klika link, który wysyłamy na adres z jego kartoteki, żeby osoba prosząca była w sposób pewny osobą, która ma to konto. Dalej jest 48-godzinny okres na rozmyślenie się z przyciskiem anulowania dla tych, którzy zmienią zdanie. Dopiero wtedy cokolwiek rusza.

Twój panel pokazuje każdą prośbę od chwili jej złożenia, na ekranie Privacy & security. Każda ma swój etap i odliczanie, bo prawo oczekuje odpowiedzi w ciągu miesiąca, a Ty nie powinieneś musieć o tym pamiętać. Większość próśb kończy się sama. Te, które trafiają do Ciebie, czekają z podanym powodem, na przykład z powodu nadchodzącej wizyty albo nieopłaconej kwoty, a gdy sprawa się wyjaśni, przeglądasz je i kończysz. Zanim cokolwiek zniknie, widzisz dokładnie, co zostanie usunięte, a co zachowane w postaci anonimowej, i wpisujesz imię i nazwisko klienta, żeby to przypieczętować.

Usuwamy tylko to, co na pewno należy do tej osoby

Jest reguła, którą traktujemy jako nienegocjowalną: Bookatu usuwa tylko te zapisy, które potrafi w sposób pewny powiązać z osobą, która prosi. Wizytę przypiętą do jej konta. Fakturę, za którą stoi jej kartoteka. Czego nigdy nie robimy, to zgadywanie po imieniu i nazwisku. Jeśli w Twoich księgach jest klientka z ulicy o nazwisku Anna M., a my nie potrafimy wykazać, że to ta sama Anna M., która prosiła, ten zapis zostaje, a zakończona prośba mówi to wprost, zamiast to ukrywać.

To brzmi mniej efektownie niż obietnica usunięcia wszystkiego. Jest też jedynym uczciwym sposobem. Usuwanie po zgodności nazwisk oznacza, że pewnego dnia skasujesz historię niewłaściwej osoby, a to samo w sobie jest naruszeniem ochrony danych. Kiedy prośby nie da się spełnić w całości, właściwą odpowiedzią jest prawdziwy raport, a nie ciche domysły.

Ta sama uczciwość dotyczy pieniędzy. Zapisy finansowe nie są usuwane, bo prawo podatkowe każe Ci je przechowywać, zwykle przez około siedem lat. Zamiast tego są anonimizowane: faktura zostaje dla Twojej księgowości, a osoba, na którą wskazywała, nie.

Twoje własne dane też mają drzwi wyjściowe

Myślenie o RODO nie powinno kończyć się na Twoich klientach. Jako właściciel możesz pobrać całą swoją firmę z tego samego ekranu Privacy & security: profil i ustawienia, usługi, produkty, zespół, klientów, wizyty, kampanie, wpisy i formularze, w jednym pliku. Danych do płatności ani kluczy połączonych kont nigdy w nim nie ma. Możesz to zrobić raz dziennie, a za każdym razem wychodzi e-mail z potwierdzeniem, więc eksport nigdy nie zdarzy się bez Twojej wiedzy.

To jest Twoja firma. Platforma, która naprawdę tak uważa, powinna dać Ci całą kopię, nie każąc prosić o pozwolenie żywego człowieka.

Co zostaje po Twojej stronie

Nic z tego nie robi z RODO problemu kogoś innego. My budujemy narzędzia, ale to Ty decydujesz, co zbierasz, jak długo to trzymasz i jak odpowiadasz swoim klientom. Bookatu nie jest certyfikatem, a ten wpis nie jest poradą prawną. Oprogramowanie może za to sprawić, że mechaniczna część działa jak trzeba: prośby, terminy, same usunięcia i zapisy o nich, bez budowania procesu od zera. To jest ta część, którą platforma rezerwacyjna powinna wziąć na siebie, więc bierzemy.

Uczciwość jest tutaj funkcją. Salon, który potrafi powiedzieć dokładnie, co dzieje się z danymi klienta, ma odpowiedź, której większość konkurencji nie ma.