Como um clube de badminton encheu os seus campos com reservas de sessões online

A noite de terça-feira que deu início a tudo

A Priya gere um clube de badminton em Hamilton. Quatro campos e boa gente, daqueles sítios onde metade da sala já se conhece e a outra metade vai conhecer-se até ao fim da noite. Começou o clube porque adorava o jogo e detestava como era difícil simplesmente aparecer e jogar num sítio simpático.

Nos primeiros dois anos, o sistema de reservas dela era um grupo de WhatsApp e um caderno de espiral. Às terças organizava uma sessão livre e às quintas uma sessão com treinador para quem queria evoluir. As pessoas mandavam-lhe mensagens a semana inteira. "Há lugar para mim na quinta?" "Posso levar a minha colega de casa?" "Recebeste a minha transferência?" "A que horas começamos?" Ela respondia entre o emprego e o jantar, riscando nomes do caderno e andando atrás de quem se esquecia de pagar. Havia noites em que apareciam vinte pessoas para dezoito lugares. Noutras chovia e metade do grupo simplesmente não vinha, e ela nunca sabia bem com quem contar.

O jogo era a parte fácil. Tudo o que estava à volta é que dava trabalho.

O que é, afinal, uma sessão

Foi esta mudança que fez tudo encaixar para a Priya. Em vez de andar atrás das pessoas, passou a publicar cada sessão como algo que se pode reservar. Uma sessão livre e uma sessão com treinador são sessões de grupo: uma data fixa, uma hora de início, um número definido de lugares, a morada do espaço com indicações de como lá chegar e um preço por pessoa. Alguém abre a página, vê que a quinta-feira tem seis lugares livres, toca uma vez, paga e está inscrito. A contagem de lugares desce à frente dos olhos, por isso ninguém tem de perguntar se ainda há espaço.

As aulas individuais funcionam de outra forma, e isso é de propósito. Quando um membro quer uma aula particular com a Priya, marca-a como uma marcação normal na agenda dela. Escolhe uma hora em que ela esteja livre e pronto. As sessões de grupo enchem uma sala. As aulas particulares enchem uma hora. São duas coisas diferentes, e o sistema de reservas trata cada uma como deve ser.

A primeira coisa que a Priya notou não foi a tecnologia. Foi a noite de terça-feira. Tinha deixado de responder às mesmas quatro perguntas vezes sem conta, porque a página respondia por ela.

O problema do tempo, quase todo resolvido

Alguns clubes jogam ao ar livre no verão, e a Priya organiza uma sessão informal nos campos do parque do bairro quando o tempo ajuda. Badminton ao ar livre e vento são inimigos antigos, por isso isto era sempre uma adivinha. Agora a previsão do tempo aparece no próprio cartão da sessão. Quem reserva a sessão de sábado no parque consegue ver o que o céu promete antes de se comprometer, e a Priya vê o mesmo.

Quando a previsão muda e ela tem mesmo de cancelar, cancela a sessão do lado dela e o resto acontece sozinho. Toda a gente que reservou recebe o crédito de volta automaticamente e recebe um email a avisar. Nada de mensagens de grupo escritas com todo o cuidado às nove da noite. Nada de folhear o caderno a tentar perceber quem pagou e quem não pagou. O crédito entra, o email sai, e as pessoas voltam a reservar para a próxima noite sem chuva.

Da primeira vez que cancelei uma sessão por causa da chuva e não tive de fazer mais nada depois de carregar no botão, fiquei ali um segundo à espera da rasteira. Não havia nenhuma.

De onde veio o crescimento, sem alarido

A Priya não queria construir um império. Queria sessões cheias e estáveis e menos faltas. Mas acontece uma coisa curiosa quando reservar é assim tão fácil. As pessoas trazem pessoas.

O badminton é social por natureza. Alguém entra na sessão de quinta com treinador, evolui um bocado e a seguir quer levar a irmã ou o colega de trabalho. A Priya começou a dar aos membros habituais um link de indicação que podiam enviar por mensagem a um amigo. Quando esse amigo reserva a primeira sessão, o clube recompensa quem o trouxe. Não lhe custa quase nada e transformou os membros mais satisfeitos na razão pela qual as sessões enchem. Não teve de fazer publicidade. Tinha quarenta pessoas que já adoravam as noites de terça e deu-lhes uma forma simples de partilhar isso.

Há algumas coisas que, segundo ela, fizeram a diferença:

• Cada sessão mostra os lugares que faltam, por isso preenche-se sozinha em vez de precisar que ela confirme pessoa a pessoa
• O pagamento é feito no momento da reserva, o que acabou discretamente com a pilha dos "depois faço-te a transferência"
• O link de indicação transformou os habituais em recrutadores sem ela ter de andar a chatear ninguém
• Como a Bookatu cobra 0% de comissão, o dinheiro de uma sessão cheia é mesmo o dinheiro de uma sessão cheia

A parte que ninguém publicita

A melhor coisa que a Priya recuperou não foi um número num painel. Foi a semana dela. Diz que passava quase uma noite inteira, de dois em dois dias, só a gerir um passatempo que tinha começado por gosto. Agora as reservas correm enquanto ela faz o jantar. Chega na noite da sessão, monta as redes e volta a ser a pessoa que adora badminton, em vez da pessoa que responde a mensagens sobre badminton.

O clube está mais cheio do que estava e as sessões que antes eram uma aposta esgotam agora a meio da semana. Mas, se lhe perguntar, ela dirá que a verdadeira vitória é ficar à espera das terças-feiras com a mesma vontade que os membros dela.

Se isto lhe soa ao seu clube

Não tem de mudar a forma como organiza as suas sessões. Deixa apenas de fazer o trabalho manual à volta delas. Publique a sua próxima noite livre como uma sessão reservável e deixe as pessoas escolherem o lugar e pagarem. Veja como fica a semana com o caderno guardado na gaveta. Se ajudar, comece com uma sessão esta semana e acrescente as restantes quando já tiver sentido como funciona. Foi mesmo assim que a Priya começou, com uma única quinta-feira.