Come un club di badminton ha riempito i suoi campi con la prenotazione online delle sessioni

La serata del martedì da cui è cominciato tutto

Priya gestisce un club di badminton a Hamilton. Quattro campi e un bel gruppo, uno di quei posti dove metà della sala si conosce già e l'altra metà si conoscerà entro fine serata. L'ha aperto perché amava questo sport e non sopportava quanto fosse difficile presentarsi e giocare in un posto accogliente.

Per i primi due anni il suo sistema di prenotazione era un gruppo WhatsApp e un quaderno ad anelli. Ogni martedì organizzava una sessione libera e ogni giovedì una con allenatore per chi voleva migliorare. Le persone le scrivevano tutta la settimana. "C'è posto per me giovedì?" "Posso portare la mia coinquilina?" "Ti è arrivato il bonifico?" "A che ora si comincia?" Rispondeva tra il lavoro e la cena, cancellava nomi dal quaderno e rincorreva quelli che si dimenticavano di pagare. Certe sere si presentavano venti persone per diciotto posti. Altre sere pioveva e metà del gruppo semplicemente non veniva, e lei non sapeva mai bene chi aspettarsi.

Giocare era la parte facile. Tutto quello che ci girava intorno era la fatica.

Che cos'è davvero una sessione

Ecco il cambiamento che ha fatto scattare tutto per Priya. Invece di rincorrere le persone, ha messo ogni sessione online come una cosa a sé che si poteva prenotare. Una sessione libera e una con allenatore sono sessioni di gruppo: una data fissa, un orario di inizio, un numero preciso di posti, l'indirizzo della sede con le indicazioni stradali e un prezzo a persona. Una persona apre la pagina, vede che giovedì restano sei posti, tocca una volta, paga ed è dentro. Il conteggio dei posti scala davanti ai suoi occhi, quindi nessuno deve più chiedere se c'è posto.

Le lezioni individuali funzionano in modo diverso, e non è un caso. Quando un socio vuole una lezione privata con Priya, la prenota come un normale appuntamento sul suo calendario. Sceglie un orario in cui lei è libera, fatto. Le sessioni di gruppo riempiono una sala. Le lezioni private riempiono un'ora. Due lavori diversi, e la prenotazione gestisce ognuno come si deve.

La prima cosa che Priya ha notato non è stata la tecnologia. È stato il martedì sera. Aveva smesso di rispondere alle solite quattro domande in loop, perché era la pagina a rispondere al posto suo.

Il problema del meteo, in gran parte risolto

Alcuni club d'estate giocano all'aperto, e quando il tempo è bello Priya organizza una sessione libera ai campi del parco qui vicino. Badminton all'aperto e vento sono nemici storici, quindi prima era tutto un tirare a indovinare. Ora le previsioni stanno direttamente sulla scheda della sessione. Chi prenota la sessione del sabato al parco vede che tempo dovrebbe fare prima di impegnarsi, e lo vede anche Priya.

Quando le previsioni girano male e deve annullare, cancella la sessione dal suo lato e il resto succede da solo. Tutti quelli che avevano prenotato ricevono il credito in automatico, e a ognuno arriva una email che lo avvisa. Niente messaggio di gruppo da soppesare parola per parola alle nove di sera. Niente quaderno da sfogliare per capire chi aveva pagato e chi no. Il credito arriva, l'email parte, e le persone riprenotano semplicemente per la prima sera asciutta.

La prima volta che ho annullato una sessione saltata per pioggia e non ho dovuto fare altro dopo aver premuto il pulsante, sono rimasta lì un attimo ad aspettare la fregatura. Non c'era.

Da dove è arrivata la crescita, in silenzio

Priya non stava cercando di costruire un impero. Voleva solo sessioni piene e costanti e meno assenze. Ma quando prenotare diventa così facile succede una cosa curiosa. Le persone portano altre persone.

Il badminton è sociale per natura. Uno entra nella sessione con allenatore del giovedì, migliora un po', e poi vuole portarsi dietro la sorella o il collega. Priya ha iniziato a dare agli abituali un link di invito da mandare direttamente a un amico. Quando quell'amico prenota la sua prima sessione, il club premia chi lo ha invitato. A Priya non costa quasi niente e ha trasformato i soci più affezionati nel motivo per cui le sue sessioni si riempiono. Non ha dovuto fare pubblicità. Aveva quaranta persone che già adoravano il martedì sera, e ha dato loro un modo facile per condividerlo.

Un paio di cose che, se glielo chiedi, ti dirà che hanno fatto la differenza:

• Ogni sessione mostra i posti rimasti, quindi si prenota da sola invece di richiedere che sia lei a confermare ogni persona
• Il pagamento avviene al momento della prenotazione, il che ha fatto sparire senza rumore la pila dei "ti faccio il bonifico poi"
• Il link di invito ha trasformato gli abituali in reclutatori senza che lei dovesse stare dietro a nessuno
• Siccome Bookatu applica lo 0% di commissione, l'incasso di una sessione piena è davvero l'incasso di una sessione piena

La parte che nessuno pubblicizza

La cosa migliore che Priya si è ripresa non è un numero su una dashboard. È la sua settimana. Dice che passava buona parte di una serata ogni due o tre giorni solo ad amministrare un hobby che aveva iniziato per divertimento. Ora le prenotazioni vanno avanti mentre lei prepara la cena. Si presenta la sera e monta le reti, e torna a essere la persona che ama il badminton, non quella che risponde ai messaggi sul badminton.

Il suo club è più pieno di prima, e le sessioni che una volta erano una scommessa ora si esauriscono a metà settimana. Ma se lo chiedi a lei, ti dirà che la vera vittoria è che aspetta il martedì con la stessa voglia dei suoi soci.

Se ti ritrovi nel tuo club

Non devi cambiare il modo in cui organizzi le sessioni. Smetti solo di fare a mano le cose che ci girano intorno. Metti la prossima serata libera come sessione prenotabile e lascia che le persone si prendano il posto e paghino. Guarda che effetto fa la settimana quando il quaderno resta nel cassetto. Se ti aiuta, parti con una sola sessione questa settimana e aggiungi le altre quando hai capito come funziona. Priya ha davvero iniziato così, con un solo giovedì.