Como configurar as reservas online: um guia simples para quem gere

Se ainda recebe marcações por telefone, por mensagem e por uma mensagem direta aqui e ali, já conhece o custo. As chamadas que perde enquanto tem as mãos ocupadas. As cinco mensagens que são precisas para acertar numa hora. A marcação duplicada de que só dá conta quando aparecem duas pessoas para o mesmo horário. As reservas online tiram-lhe isso de cima, e configurá-las é muito mais simples do que a maioria das pessoas espera.

Eis como o fazer como deve ser, numa tarde, para que já esteja a trabalhar por si quando fechar a porta.

Escreva aquilo que vende de facto

Antes de tocar em qualquer software, liste o que alguém pode mesmo marcar. Não a versão de marketing, a coisa real. É este o passo que torna rápido tudo o que vem a seguir, por isso dê-lhe dez minutos agora.

Para cada serviço, aponte três coisas:

• O nome que um cliente reconheceria (corte com brushing, massagem profunda de 60 minutos, avaliação da primeira sessão).
• Quanto tempo demora mesmo, incluindo a arrumação e a preparação, não a versão otimista.
• O preço, e se quer um sinal para segurar o horário.

Se alguns serviços forem quase iguais, junte-os. Se um deles precisar de uma conversa antes de poder dar um orçamento, marque-o como consulta. O que quer é uma lista que corresponda ao seu dia real, na cadeira, na sala de tratamento, na sala do ginásio ou no estúdio. Acerte nisto e o site de marcações praticamente se constrói sozinho.

Defina o seu horário, a sua equipa e os seus intervalos

Agora diga ao sistema quando é que trabalha mesmo. O seu horário de abertura, os dias em que está fechado, o almoço que se recusa a saltar. Se tiver equipa, cada pessoa fica com o seu calendário e com a sua disponibilidade, para que os clientes só vejam horários que estão mesmo livres.

Os intervalos também se pagam aqui. Um pequeno espaço depois de certos serviços significa que não anda a correr de um cliente para o outro, e tem um minuto para arrumar a sala. Defina-os uma vez e deixa de estar atrasado sem dar por isso às quatro da tarde.

Com a Bookatu, esses calendários sincronizam nos dois sentidos com o Google Calendar. Bloqueie uma ida ao dentista no Google e esse horário desaparece do seu site de marcações. Receba uma reserva online e ela cai no Google. Deixa de gerir duas agendas à espera que concordem uma com a outra.

Ligue as definições que protegem o seu tempo

Um link de marcações sozinho é útil. Um link de marcações com algumas definições espertas ligadas é o que muda mesmo a sua semana. Faça isto desde o início, e não depois de um mês mau lhe forçar a mão.

• Lembretes. Uma mensagem e um email automáticos antes de cada marcação apanham as pessoas que simplesmente se esqueceram, e são essas a maioria das faltas.
• Sinais ou uma caução no cartão. Pedir um pequeno sinal faz as pessoas aparecer, e filtra discretamente as que nunca estiveram a falar a sério.
• Uma janela de cancelamento. Decida com quanta antecedência precisa de ser avisado e deixe o sistema fazer os clientes cumprirem, para não ser você o mau da fita a andar atrás deles.
• Uma lista de espera. Quando alguém cancela, o horário é oferecido a quem está à espera, por isso um buraco muitas vezes preenche-se sozinho em vez de ficar vazio.

Eis a parte que muitas ferramentas de marcação passam discretamente ao lado. Com a Bookatu liga a sua própria conta Stripe, por isso os sinais e os pagamentos caem no seu banco, não no nosso. Nunca ficamos entre si e o seu dinheiro, e cobramos 0% de comissão, por isso o que um cliente paga é seu. E cada plano inclui tudo isto, sem venda cruzada para chegar às definições.

Uma boa página de marcações funciona como uma boa receção. Educada, sempre acordada, e nunca uma única vez tentada a mandar os seus clientes para outro sítio.

Torne a página sua, e depois marque para si próprio

O seu site de marcações fica num link próprio com a sua marca, por isso acrescente as coisas que o fazem parecer seu. O seu logótipo, duas ou três fotografias verdadeiras, uma frase curta sobre o que faz. Não precisa de ser sofisticado. Precisa de se parecer com o sítio em que os clientes já confiam, e não com um formulário genérico no marketplace de outra pessoa. E os clientes que traz continuam a ser seus, na sua lista, não na de mais ninguém.

Depois faça o passo que quase toda a gente salta. Marque para si próprio. Abra o link no telemóvel como faria um desconhecido, escolha um serviço, escolha uma hora, pague o sinal. Vai apanhar as coisas pequenas em dois minutos, um serviço com o nome trocado, um buraco no seu horário, um preço que se lê de forma estranha. Corrija agora, antes de um cliente a sério dar de caras com aquilo.

Ponha o link à frente das pessoas

Uma página de marcações que ninguém encontra não lhe enche a agenda. A boa notícia é que faz isto uma vez e depois anda sozinho. Ponha o link em todos os sítios onde um cliente possa procurá-lo.

• O botão de reserva nos seus perfis do Instagram e do Facebook.
• O seu perfil de empresa no Google, para aparecer quando as pessoas da zona o procuram.
• O seu site, o link na biografia, a assinatura do email.
• Uma resposta automática curta nas mensagens diretas e nos SMS que aponta as pessoas diretamente para o link.

A partir daqui, a marcação acontece sem si. Alguém encontra-o às dez da noite, escolhe uma hora, deixa um sinal, recebe o lembrete e aparece. Fez a configuração uma vez e ela continua a compensar em todas as noites calmas que se seguem.

É esse o verdadeiro objetivo de acertar nas reservas online. Não a tecnologia, o tempo que ela lhe devolve. Menos interrupções enquanto trabalha, menos cadeiras vazias, menos mensagens para responder de madrugada. Com a Bookatu pode experimentar grátis durante 90 dias, sem precisar de cartão, e o preço é por clientes ativos em vez de por posto, por isso acompanha o trabalho que está mesmo a fazer. Configure com cuidado esta semana e os próximos meses ficam visivelmente mais calmos, com os seus clientes, o seu calendário e o seu dinheiro a ficarem exatamente onde devem estar, que é consigo.