Como configurar as reservas online: um guia simples para quem gere

Se ainda recebe marcações por telefone, por mensagem e por uma mensagem direta aqui e ali, já conhece o custo. As chamadas que perde enquanto tem as mãos ocupadas. As cinco mensagens que são precisas para acertar numa hora. A marcação duplicada de que só dá conta quando aparecem duas pessoas para o mesmo horário. As reservas online tiram-lhe isso de cima, e configurá-las é muito mais simples do que a maioria das pessoas espera.

Eis como o fazer como deve ser, numa tarde, para que já esteja a trabalhar por si quando fechar a porta.

Escreva aquilo que vende de facto

Antes de tocar em qualquer software, liste o que alguém pode mesmo marcar. Não a versão de marketing, a coisa real. É este o passo que torna rápido tudo o que vem a seguir, por isso dê-lhe dez minutos agora.

Para cada serviço, aponte três coisas:

• O nome que um cliente reconheceria (corte com brushing, massagem profunda de 60 minutos, avaliação da primeira sessão).
• Quanto tempo demora mesmo, incluindo a arrumação e a preparação, não a versão otimista.
• O preço, e se quer um sinal para segurar o horário.

Se alguns serviços forem quase iguais, junte-os. Se um deles precisar de uma conversa antes de poder dar um orçamento, marque-o como consulta. O que quer é uma lista que corresponda ao seu dia real, na cadeira, na sala de tratamento, na sala do ginásio ou no estúdio. Acerte nisto e o site de marcações praticamente se constrói sozinho.

Defina o seu horário, a sua equipa e os seus intervalos

Agora diga ao sistema quando é que trabalha mesmo. O seu horário de abertura, os dias em que está fechado, o almoço que se recusa a saltar. Se tiver equipa, cada pessoa fica com o seu calendário e com a sua disponibilidade, para que os clientes só vejam horários que estão mesmo livres.

Os intervalos também se pagam aqui. Um pequeno espaço depois de certos serviços significa que não anda a correr de um cliente para o outro, e tem um minuto para arrumar a sala. Defina-os uma vez e deixa de estar atrasado sem dar por isso às quatro da tarde.

Com a Bookatu, esses calendários sincronizam nos dois sentidos com o Google Calendar. Bloqueie uma ida ao dentista no Google e esse horário desaparece do seu site de marcações. Receba uma reserva online e ela cai no Google. Deixa de gerir duas agendas à espera que concordem uma com a outra.

Ligue as definições que protegem o seu tempo

Um link de marcações sozinho é útil. Um link de marcações com algumas definições espertas ligadas é o que muda mesmo a sua semana. Faça isto desde o início, e não depois de um mês mau lhe forçar a mão.

• Lembretes. Uma mensagem e um email automáticos antes de cada marcação apanham as pessoas que simplesmente se esqueceram, e são essas a maioria das faltas.
• Sinais ou uma caução no cartão. Pedir um pequeno sinal faz as pessoas aparecer, e filtra discretamente as que nunca estiveram a falar a sério.
• Uma janela de cancelamento. Decida com quanta antecedência precisa de ser avisado e deixe o sistema fazer os clientes cumprirem, para não ser você o mau da fita a andar atrás deles.
• Uma lista de espera. Quando alguém cancela, o horário é oferecido a quem está à espera, por isso um buraco muitas vezes preenche-se sozinho em vez de ficar vazio.

Eis a parte que muitas ferramentas de marcação passam discretamente ao lado. Com a Bookatu liga a sua própria conta Stripe, por isso os sinais e os pagamentos caem no seu banco, não no nosso. Nunca ficamos entre si e o seu dinheiro, e cobramos 0% de comissão, por isso o que um cliente paga é seu. E todos os planos incluem todas estas funcionalidades. Sem muros de pagamento, sem venda cruzada para chegar às definições úteis.

Uma boa página de marcações funciona como uma boa receção. Educada, sempre acordada, e nunca uma única vez tentada a mandar os seus clientes para outro sítio.

Torne a página sua, e depois marque para si próprio

O seu site de marcações fica num link próprio com a sua marca, por isso acrescente as coisas que o fazem parecer seu. O seu logótipo, duas ou três fotografias verdadeiras, uma frase curta sobre o que faz. Não precisa de ser sofisticado. Precisa de se parecer com o sítio em que os clientes já confiam, e não com um formulário genérico no marketplace de outra pessoa. E os clientes que traz continuam a ser seus, na sua lista, não na de mais ninguém.

Depois faça o passo que quase toda a gente salta. Marque para si próprio. Abra o link no telemóvel como faria um desconhecido, escolha um serviço, escolha uma hora, pague o sinal. Vai apanhar as coisas pequenas em dois minutos, um serviço com o nome trocado, um buraco no seu horário, um preço que se lê de forma estranha. Corrija agora, antes de um cliente a sério dar de caras com aquilo.

Ponha o link à frente das pessoas

Uma página de marcações que ninguém encontra não lhe enche a agenda. A boa notícia é que faz isto uma vez e depois anda sozinho. Ponha o link em todos os sítios onde um cliente possa procurá-lo.

• O botão de reserva nos seus perfis do Instagram e do Facebook.
• O seu perfil de empresa no Google, para aparecer quando as pessoas da zona o procuram.
• O seu site, o link na biografia, a assinatura do email.
• Uma resposta automática curta nas mensagens diretas e nos SMS que aponta as pessoas diretamente para o link.

A partir daqui, a marcação acontece sem si. Alguém encontra-o às dez da noite, escolhe uma hora, deixa um sinal, recebe o lembrete e aparece. Fez a configuração uma vez e ela continua a compensar em todas as noites calmas que se seguem.

É esse o verdadeiro objetivo de acertar nas reservas online. Não a tecnologia, o tempo que ela lhe devolve. Menos interrupções enquanto trabalha, menos cadeiras vazias, menos mensagens para responder de madrugada. Com a Bookatu pode experimentar grátis durante 90 dias, sem precisar de cartão, e o preço é por clientes ativos em vez de por posto, por isso acompanha o trabalho que está mesmo a fazer. Configure com cuidado esta semana e os próximos meses ficam visivelmente mais calmos, com os seus clientes, o seu calendário e o seu dinheiro a ficarem exatamente onde devem estar, que é consigo.