Så kommer du igång med onlinebokning: en enkel guide för dig som driver eget

Om du fortfarande tar bokningar via telefon, sms och något DM då och då vet du redan vad det kostar. Samtalen du missar när händerna är upptagna. De fem meddelandena det tar att landa i en tid. Dubbelbokningen du inte upptäcker förrän två personer dyker upp på samma tid. Onlinebokning tar bort det från ditt bord, och att komma igång är mycket enklare än de flesta ägare tror.

Så här gör du det ordentligt, på en eftermiddag, så att det jobbar åt dig innan du låser för dagen.

Skriv ner vad du faktiskt säljer

Innan du rör någon programvara, lista det som någon verkligen kan boka. Inte marknadsföringsversionen, utan verkligheten. Det är det här steget som gör allt efteråt snabbt, så lägg tio minuter på det nu.

Skriv ner tre saker för varje tjänst:

• Namnet som en kund känner igen (klippning och föning, 60 minuters djupmassage, en första bedömning).
• Hur lång tid det verkligen tar, inklusive städning och iordningställande, inte önsketänkandet.
• Priset, och om du vill ha en deposition för att hålla tiden.

Om några tjänster är nästan identiska, gruppera dem. Om en kräver ett samtal innan du kan ge pris, märk den som konsultation. Du är ute efter en lista som stämmer med din riktiga dag, vid stolen, i behandlingsrummet, på gymgolvet eller i studion. Får du det rätt bygger bokningssidan nästan sig själv.

Ställ in dina tider, ditt team och dina marginaler

Nu talar du om för systemet när du faktiskt jobbar. Dina öppettider, dagarna du har stängt, lunchen du vägrar hoppa över. Har du ett team får varje person sin egen kalender och sin egen tillgänglighet, så att kunderna bara ser tider som verkligen är lediga.

Marginalerna gör också nytta här. En kort lucka efter vissa tjänster gör att du slipper springa från en kund till nästa, och du hinner ställa i ordning rummet. Ställ in dem en gång och du slutar ligga efter i tid varje eftermiddag runt fyra.

Med Bookatu synkar de kalendrarna åt båda hållen med Google Calendar. Blockar du en tandläkartid i Google försvinner den tiden från din bokningssida. Kommer det in en bokning online hamnar den i Google. Du slutar hålla två kalendrar och hoppas att de stämmer överens.

Slå på inställningarna som skyddar din tid

En bokningslänk i sig är praktisk. En bokningslänk med några smarta inställningar påslagna är det som faktiskt förändrar din vecka. Gör dem från början, inte efter att en tung månad tvingat fram det.

• Påminnelser. Ett automatiskt sms och mejl före varje tid fångar upp dem som helt enkelt glömt bort, och det är de flesta som uteblir.
• Deposition eller kortreservation. Att be om en liten deposition gör att folk dyker upp, och den sållar tyst bort dem som aldrig var seriösa.
• En avbokningstid. Bestäm hur långt varsel du behöver och låt systemet hålla kunderna till det, så slipper du vara den elaka som jagar dem.
• En väntelista. När någon avbokar erbjuds tiden till dem som står och väntar, så en lucka fylls ofta av sig själv i stället för att stå tom.

Här kommer den bit som många bokningsverktyg tyst hoppar över. Med Bookatu kopplar du ditt eget Stripe-konto, så depositioner och betalningar landar på din bank, inte vår. Vi sitter aldrig mellan dig och dina pengar, och vi tar 0 % i provision, så det kunden betalar är ditt att behålla. Alla prisplaner innehåller dessutom precis alla de här funktionerna. Inga betalväggar, inga uppgraderingar för att nå de användbara inställningarna.

En bra bokningssida fungerar som en bra receptionist. Trevlig, alltid på plats, och aldrig frestad att skicka dina kunder någon annanstans.

Gör sidan till din, och boka sedan in dig själv

Din bokningssida ligger på en egen länk med din profil, så lägg till det som får den att kännas som du. Din logga, ett par riktiga bilder, en kort rad om vad du gör. Den behöver inte vara flashig. Den behöver se ut som stället kunderna redan litar på, inte som ett anonymt formulär på någon annans marknadsplats. Och kunderna du drar in förblir dina, på din lista, ingen annans.

Gör sedan steget som nästan alla hoppar över. Boka in dig själv. Öppna länken i mobilen precis som en främling skulle göra, välj en tjänst, välj en tid, betala depositionen. Du hittar de små sakerna på två minuter, en tjänst med fel namn, en lucka i öppettiderna, ett pris som läses konstigt. Fixa det nu, innan en riktig kund möter det.

Få ut länken där folk ser den

En bokningssida som ingen hittar fyller inte din kalender. Det goda är att du gör det här en gång och sedan sköter det sig självt. Lägg länken överallt där en kund kan tänkas leta efter dig.

• Boka-knappen på dina profiler på Instagram och Facebook.
• Din Google Business Profile, så att den syns när folk i närheten söker efter dig.
• Din webbplats, din länk i bion, din mejlsignatur.
• Ett kort automatsvar på DM och sms som pekar folk direkt till länken.

Härifrån sker bokningen utan dig. Någon hittar dig klockan tio på kvällen, väljer en tid, lämnar en deposition, får sin påminnelse och dyker upp. Du gjorde jobbet en gång och det fortsätter löna sig varje tyst kväll därefter.

Det är egentligen hela poängen med att få onlinebokningen rätt. Inte tekniken, utan tiden den ger tillbaka. Färre avbrott medan du jobbar, färre tomma stolar, färre sena kvällsmeddelanden att svara på. Med Bookatu kan du testa gratis i 90 dagar utan kort, och priset går efter aktiva kunder i stället för per användare, så det växer med jobbet du faktiskt gör. Sätt upp det ordentligt den här veckan så blir de närmaste månaderna märkbart lugnare, med dina kunder, din kalender och dina pengar exakt där de hör hemma, alltså hos dig.