Online boeken instellen: een simpele gids voor ondernemers

Als je afspraken nog aanneemt via de telefoon, appjes en af en toe een DM, dan ken je de prijs al. De gesprekken die je mist terwijl je handen vol zitten. De vijf berichten die nodig zijn om op een tijd uit te komen. De dubbele boeking die je pas doorhebt als er twee mensen voor hetzelfde tijdslot binnenlopen. Online boeken haalt dat van je bord, en het instellen is veel eenvoudiger dan de meeste ondernemers denken.

Zo doe je het goed, in één middag, zodat het al voor je werkt tegen de tijd dat je afsluit.

Schrijf op wat je echt verkoopt

Voordat je software aanraakt, zet je op een rij wat iemand echt kan boeken. Niet de marketingversie, maar hoe het werkelijk is. Dit is de stap die alles daarna snel maakt, dus neem er nu tien minuten voor.

Noteer per dienst drie dingen:

• De naam die een klant herkent (knippen en föhnen, een deep tissue van 60 minuten, een eerste intake).
• Hoelang het echt duurt, inclusief opruimen en klaarzetten, niet de optimistische versie.
• De prijs, en of je een aanbetaling wilt om het tijdslot vast te houden.

Lijken een paar diensten sterk op elkaar, voeg ze dan samen. Moet je eerst even overleggen voor je een prijs kunt geven, zet hem dan als consult. Je wilt een lijst die klopt met je echte dag, aan de stoel, in de behandelkamer, op de sportvloer of in de studio. Krijg je dit goed, dan bouwt de boekingssite zichzelf bijna.

Stel je uren, je team en je speling in

Vertel het systeem nu wanneer je echt werkt. Je openingstijden, de dagen dat je dicht bent, de lunch die je weigert over te slaan. Heb je een team, dan krijgt iedereen een eigen agenda en eigen beschikbaarheid, zodat klanten alleen tijden zien die echt vrij zijn.

Ook speling tussen afspraken verdient zich hier terug. Een kort gat na bepaalde diensten betekent dat je niet van de ene klant naar de volgende rent, en dat je even de tijd hebt om de ruimte klaar te maken. Stel het één keer in en je loopt tegen vier uur 's middags niet meer stilletjes achter.

Met Bookatu synchroniseren die agenda's in twee richtingen met Google Calendar. Blok je een tandartsafspraak in Google, dan verdwijnt dat tijdslot van je boekingssite. Komt er online een boeking binnen, dan staat hij in Google. Je stopt met twee agenda's bijhouden en hopen dat ze het eens zijn.

Zet de instellingen aan die je tijd beschermen

Een boekingslink op zichzelf is handig. Een boekingslink met een paar slimme instellingen aan is wat je week echt verandert. Doe dit meteen, niet pas als een slechte maand je ertoe dwingt.

• Herinneringen. Een automatisch berichtje en een mail voor elke afspraak vangt de mensen op die het simpelweg vergeten waren, en dat zijn de meeste no-shows.
• Aanbetalingen of een reservering op de kaart. Een kleine aanbetaling vragen zorgt dat mensen komen opdagen, en het filtert stilletjes de mensen eruit die het nooit serieus meenden.
• Een annuleringstermijn. Bepaal hoeveel tijd van tevoren je het wilt weten en laat het systeem klanten daaraan houden, dan hoef jij er niet achteraan te zitten.
• Een wachtlijst. Als iemand annuleert, wordt het tijdslot aangeboden aan wie staat te wachten, dus een gat vult zich vaak vanzelf in plaats van leeg te blijven.

En dan het stukje waar veel boekingstools stilletjes overheen stappen. Bij Bookatu koppel je je eigen Stripe-account, dus aanbetalingen en betalingen komen op jouw rekening, niet op de onze. Wij gaan nooit tussen jou en je geld in staan, en we rekenen 0% commissie, dus wat een klant betaalt, mag jij houden. Elk abonnement bevat bovendien al deze functies. Geen betaalmuren, geen upsell om bij de nuttige instellingen te komen.

Een goede boekingspagina werkt als een goede receptie. Beleefd, altijd open, en nooit ook maar even geneigd om je klanten ergens anders heen te sturen.

Maak de pagina van jou, en boek daarna jezelf in

Je boekingssite staat op een eigen link met je eigen huisstijl, dus voeg de dingen toe die hem echt van jou maken. Je logo, een paar echte foto's, een korte zin over wat je doet. Het hoeft niet chic. Het moet eruitzien als de zaak die klanten al vertrouwen, niet als een standaardformulier op de marktplaats van iemand anders. En de klanten die je binnenhaalt, blijven van jou, op jouw lijst, van niemand anders.

Doe daarna de stap die bijna iedereen overslaat. Boek jezelf in. Open de link op je telefoon zoals een vreemde dat zou doen, kies een dienst, kies een tijd, betaal de aanbetaling. Binnen twee minuten haal je de kleine dingen eruit, een dienst met een verkeerde naam, een gat in je uren, een prijs die vreemd leest. Repareer het nu, voordat een echte klant het tegenkomt.

Zorg dat mensen de link zien

Een boekingspagina die niemand kan vinden, vult je agenda niet. Het goede nieuws is dat je dit één keer doet en het daarna vanzelf loopt. Zet de link overal waar een klant naar je zou zoeken.

• De knop 'Boeken' op je Instagram- en Facebookprofiel.
• Je Google Bedrijfsprofiel, zodat je opduikt als mensen in de buurt naar je zoeken.
• Je website, je link in bio, je e-mailhandtekening.
• Een kort automatisch antwoord op DM's en appjes dat mensen meteen naar de link stuurt.

Vanaf hier gebeurt het boeken zonder jou. Iemand vindt je om tien uur 's avonds, kiest een tijd, doet een aanbetaling, krijgt zijn herinnering en komt opdagen. Jij hebt het één keer ingesteld en het blijft zich elke stille avond daarna terugbetalen.

Dat is eigenlijk waar het om gaat als je online boeken goed regelt. Niet de techniek, maar de tijd die het je teruggeeft. Minder onderbrekingen terwijl je werkt, minder lege stoelen, minder berichten om 's avonds laat te beantwoorden. Bij Bookatu kun je het 90 dagen gratis proberen, zonder creditcard, en de prijs gaat op actieve klanten in plaats van per medewerker, dus hij groeit mee met het werk dat je echt doet. Zet het deze week zorgvuldig op en de komende maanden worden merkbaar rustiger, met je klanten, je agenda en je geld precies daar waar ze horen, namelijk bij jou.