Comment mettre en place la réservation en ligne : le guide simple du gérant

Si vous prenez encore les réservations par téléphone, par SMS et par un message privé de temps en temps, vous en connaissez déjà le prix. Les appels que vous ratez quand vous avez les mains prises. Les cinq messages qu'il faut pour tomber d'accord sur une heure. La double réservation que vous ne repérez qu'au moment où deux personnes se présentent pour le même créneau. La réservation en ligne vous enlève tout cela, et la mettre en place est bien plus simple que la plupart des gérants ne l'imaginent.

Voici comment le faire correctement, en un après-midi, pour que ce soit opérationnel au moment de fermer.

Notez ce que vous vendez vraiment

Avant de toucher au moindre logiciel, listez ce que quelqu'un peut réellement réserver. Pas la version marketing, la vraie. C'est l'étape qui rend toutes les suivantes rapides, alors accordez-lui dix minutes maintenant.

Pour chaque prestation, notez trois choses :

• Le nom qu'un client reconnaîtrait (une coupe-brushing, un massage profond de 60 minutes, un premier bilan).
• Le temps que cela prend vraiment, rangement et remise en place compris, pas la version optimiste.
• Le prix, et si vous voulez un acompte pour bloquer le créneau.

Si plusieurs prestations sont presque identiques, regroupez-les. Si l'une exige un échange avant de pouvoir annoncer un prix, marquez-la comme un rendez-vous conseil. Vous cherchez une liste qui colle à votre vraie journée, au fauteuil, en cabine, sur le plateau de la salle ou dans le studio. Réussissez cette étape et le site de réservation se construit presque tout seul.

Réglez vos horaires, votre équipe et vos temps tampons

Dites maintenant au système quand vous travaillez vraiment. Vos horaires d'ouverture, les jours de fermeture, la pause déjeuner à laquelle vous refusez de renoncer. Si vous avez une équipe, chacun a son propre agenda et ses propres disponibilités, pour que vos clients ne voient que des créneaux réellement libres.

Les temps tampons gagnent aussi leur place ici. Un court intervalle après certaines prestations vous évite de courir d'un client à l'autre et vous laisse une minute pour remettre la cabine en ordre. Réglez-les une fois et vous cessez d'avoir discrètement du retard à seize heures.

Avec Bookatu, ces agendas se synchronisent dans les deux sens avec Google Calendar. Bloquez un rendez-vous chez le dentiste dans Google et ce créneau disparaît de votre site de réservation. Prenez une réservation en ligne et elle apparaît dans Google. Vous arrêtez de tenir deux agendas en espérant qu'ils soient d'accord.

Activez les réglages qui protègent votre temps

Un lien de réservation, c'est déjà pratique. Un lien de réservation avec quelques réglages bien pensés, c'est ce qui change vraiment votre semaine. Faites-les dès le début, pas après qu'un mois difficile vous y aura forcé.

• Les rappels. Un SMS et un e-mail automatiques avant chaque rendez-vous rattrapent les gens qui ont simplement oublié, et cela représente la plupart des absences.
• L'acompte ou l'empreinte bancaire. Demander un petit acompte fait venir les gens, et cela écarte discrètement ceux qui n'ont jamais été sérieux.
• Un délai d'annulation. Décidez du préavis dont vous avez besoin et laissez le système le faire respecter, pour ne pas avoir à jouer le méchant.
• Une liste d'attente. Quand quelqu'un annule, le créneau est proposé aux personnes qui attendent, donc un trou se comble souvent tout seul au lieu de rester vide.

Voici le point que beaucoup d'outils de réservation passent discrètement sous silence. Avec Bookatu, vous connectez votre propre compte Stripe, donc les acomptes et les paiements arrivent sur votre compte bancaire, pas sur le nôtre. Nous ne nous plaçons jamais entre vous et votre argent, et nous prenons 0 % de commission, donc ce que paie un client vous revient. Toutes les formules incluent d'ailleurs chacune de ces fonctions. Aucun mur payant, aucune montée en gamme pour atteindre les réglages utiles.

Une bonne page de réservation, c'est comme un bon accueil. Poli, toujours disponible, et jamais tenté d'envoyer vos clients ailleurs.

Faites de cette page la vôtre, puis réservez vous-même

Votre site de réservation se trouve à son propre lien, à vos couleurs, alors ajoutez ce qui fait qu'il vous ressemble. Votre logo, deux ou trois vraies photos, une courte phrase sur ce que vous faites. Cela n'a pas besoin d'être sophistiqué. Il faut simplement que cela ressemble à l'endroit auquel vos clients font déjà confiance, pas à un formulaire générique sur la place de marché de quelqu'un d'autre. Et les clients que vous amenez restent les vôtres, sur votre fichier, pas sur celui d'un autre.

Faites ensuite l'étape que presque tout le monde saute. Réservez vous-même. Ouvrez le lien sur votre téléphone comme le ferait un inconnu, choisissez une prestation, choisissez une heure, payez l'acompte. Vous repérerez les petits détails en deux minutes : une prestation mal nommée, un trou dans vos horaires, un prix qui se lit bizarrement. Corrigez maintenant, avant qu'un vrai client ne tombe dessus.

Mettez le lien sous les yeux des gens

Une page de réservation que personne ne trouve ne remplira pas votre agenda. La bonne nouvelle, c'est que vous faites cela une fois et que cela tourne ensuite tout seul. Mettez le lien partout où un client pourrait vous chercher.

• Le bouton « Réserver » sur vos profils Instagram et Facebook.
• Votre fiche Google Business Profile, pour apparaître quand les gens du quartier vous cherchent.
• Votre site web, votre lien en bio, votre signature d'e-mail.
• Une courte réponse automatique aux messages privés et aux SMS qui renvoie directement vers le lien.

À partir de là, la réservation se fait sans vous. Quelqu'un vous trouve à dix heures du soir, choisit une heure, laisse un acompte, reçoit son rappel et se présente. Vous avez fait le réglage une fois et il continue de rapporter chaque soirée tranquille qui suit.

C'est bien là l'intérêt d'une réservation en ligne bien faite. Pas la technique, le temps qu'elle vous rend. Moins d'interruptions pendant que vous travaillez, moins de fauteuils vides, moins de messages tardifs à traiter. Avec Bookatu, vous pouvez essayer gratuitement pendant 90 jours, sans carte bancaire, et le tarif dépend du nombre de clients actifs plutôt que du nombre d'utilisateurs, donc il suit le travail que vous faites réellement. Prenez le temps de bien le régler cette semaine et les mois qui viennent seront nettement plus calmes, avec vos clients, votre agenda et votre argent qui restent exactement là où ils doivent être, chez vous.