Software de reservas para estúdios de tatuagem: um guia para quem gere

A tatuagem não se marca como um corte de cabelo. Uma peça pode ser um flash rápido sem marcação ou uma sessão de costas de seis horas dividida em duas vezes. Há uma consulta, um sinal, fotografias de referência, cuidados posteriores, e muitas vezes três ou quatro tatuadores com horários completamente diferentes debaixo do mesmo teto. A maioria das ferramentas de marcação genéricas nunca foi feita para nada disso, e é por isso que tantos estúdios ainda funcionam com um livro de papel, um grupo de conversa e muita esperança.

Se anda à procura de software de reservas para estúdios de tatuagem, já conhece a dor. Eis o que conta mesmo na hora de escolher um, em linguagem simples, escrito do chão do estúdio e não de uma apresentação de vendas.

Sinais que protegem uma tarde inteira

Uma falta num nail bar custa-lhe meia hora. Uma falta numa sessão de meio dia custa-lhe a tarde, e raramente a preenche em cima da hora. É por isso que os sinais não são um extra simpático num estúdio. São a coisa toda. Quem pôs dinheiro aparece, e no raro dia em que não aparece, não é você a ficar a perder.

Um bom software recebe o sinal quando o cliente marca, segura-o contra a marcação e deixa-o definir as suas próprias regras de cancelamento e remarcação. Com a Bookatu liga a sua própria conta Stripe, por isso o sinal vai direto para o seu banco. Nunca fica numa carteira de plataforma à espera de ser transferido, e a Bookatu nunca toca no dinheiro das suas reservas. Prefere manter o ambiente mais leve? Use uma caução no cartão em vez de uma cobrança à cabeça e só cobre se alguém desaparecer mesmo.

Um sinal não é desconfiança. É a linha entre uma sessão confirmada e um talvez, e o seu dia é feito de sessões confirmadas.

Um calendário feito para um estúdio, não para uma cadeira

A maioria dos estúdios não é uma pessoa só. Tem residentes, uma semana de convidado aqui e ali, um aprendiz, talvez um piercer. Cada um tem o seu horário e marca as suas próprias durações de trabalho. O caminho mais rápido para uma marcação duplicada com discussão à mistura é um calendário partilhado em que ninguém confia muito.

O que quer em vez disso é um calendário por tatuador, cada um a gerir o seu, com sincronização nos dois sentidos com o Google Calendar para que a vida pessoal de cada um e a agenda do estúdio andem a par. Bloqueie uma semana de convidado ou marque uma convenção, e a página de marcações online deixa de oferecer esses horários sozinha. A Bookatu dá a cada membro da equipa o seu próprio calendário sincronizado, para que a receção e os tatuadores estejam a olhar para a mesma verdade.

• Disponibilidade por tatuador, para que um cliente marque com a pessoa certa e não com qualquer buraco livre.
• Sincronização nos dois sentidos com o Google Calendar, para que convenções, semanas de convidado e folgas bloqueiem logo a agenda.
• Durações de serviço que correspondem ao trabalho real, de uma pequena peça de flash a uma sessão de várias horas.
• Uma lista de espera inteligente, para que quando uma sessão grande cai possa oferecer o buraco a alguém que esteja pronto a avançar.

A sua própria página de marcações, no seu próprio link

Um estúdio vive ou morre pelo seu aspeto. Mande os clientes para um anúncio genérico de marketplace estacionado ao lado de dez outros estúdios e desfaz boa parte desse trabalho. Quer que a sua página de marcações pareça uma extensão do estúdio: o seu nome, o seu estilo, o seu link, aquele que põe na biografia do Instagram e cola na montra.

A Bookatu dá a cada estúdio um site de marcações próprio com a sua marca, no seu próprio link. Sem nenhum marketplace a raspar-lhe os clientes, sem intermediários a empurrá-los para o estúdio da esquina. Quem marca é cliente seu, e a sua lista de clientes é sua. Na tatuagem isso conta mais do que em quase todos os ofícios, porque um cliente fiel é uma década de trabalho, não uma marcação.

Tudo o que rodeia a marcação, resolvido

A marcação é só metade. Um estúdio vive de lembretes para que ninguém se esqueça de uma sessão marcada há dois meses, de seguimentos para os cuidados posteriores e para a sessão seguinte de uma peça grande, e da construção lenta de habituais que voltam para manga atrás de manga. Muitas ferramentas trancam isso num escalão mais caro. A Bookatu põe todas as funcionalidades em todos os planos, por isso nada de útil fica retido.

• Lembretes automáticos antes de cada sessão, para que uma marcação feita há meses ainda apareça.
• Pedidos de avaliação depois de uma peça sarar, para construir a reputação que mantém a cadeira cheia.
• Mensagens de reconquista para clientes que já não aparecem há algum tempo.
• Cartões-presente, pacotes e subscrições, úteis para clientes a juntar dinheiro para uma peça grande de várias sessões.
• Códigos promocionais e indicações, para dias de flash, semanas fracas e o passa-palavra que sustenta qualquer bom estúdio.

Nada disto exige que seja uma pessoa das tecnologias. Configura uma vez e aquilo vai andando em silêncio enquanto está na cadeira a fazer o trabalho de que gosta mesmo.

Um preço que assenta na forma como um estúdio ganha dinheiro

Há duas coisas que ferem os estúdios na maioria das plataformas: uma comissão em cada reserva e um custo por posto de tatuador. Ambas o castigam por correr bem. Quanto mais marca, mais eles levam. Quanto maior a equipa, mais paga só para ter toda a gente no calendário.

A Bookatu cobra 0% de comissão nas reservas, por isso fica com 100% de cada reserva. O preço vai por clientes ativos, ou seja, alguém que atendeu mesmo nos últimos 90 dias, nunca por tatuador. Um estúdio de quatro cadeiras e um tatuador sozinho pagam cada um pelos clientes que servem, e não pelo número de bancos na sala. É grátis durante 90 dias, sem precisar de cartão, e depois os planos começam nos 9 dólares por mês, por isso pode passar por uma semana real de marcações antes de decidir seja o que for.

O software de reservas de um estúdio de tatuagem não precisa de ser complicado, e muito menos deve levar uma fatia das suas horas na cadeira. A montagem certa enche a agenda em silêncio, protege o seu tempo com sinais, mantém o calendário de cada tatuador honesto, e deixa o dinheiro e a lista de clientes onde devem estar, consigo. Acerte nestas bases e a parte administrativa passa a tratar quase toda de si própria, o que o liberta para a única coisa que construiu o estúdio: o trabalho.