Boekingssoftware voor tattooshops: een gids voor eigenaren

Tatoeëren boekt niet als een knipbeurt. Een stuk kan een snelle flash bij binnenlopen zijn of een rugsessie van zes uur verdeeld over twee zittingen. Er is een consult, een aanbetaling, referentiefoto's, nazorg, en vaak drie of vier artiesten met totaal verschillende werktijden onder één dak. De meeste algemene boekingstools zijn daar nooit voor gebouwd, en daarom draaien zoveel shops nog op een papieren boek, een groepsapp en veel goede hoop.

Zoek je boekingssoftware voor tattooshops, dan ken je de pijn al. Dit is wat er echt toe doet als je er een kiest, in gewone taal, vanaf de vloer van de shop en niet uit een verkooppraatje.

Aanbetalingen die een hele middag beschermen

Een no-show bij een nagelstudio kost je een half uur. Een no-show op een sessie van een halve dag kost je de middag, en die vul je zelden op korte termijn. Daarom zijn aanbetalingen voor een shop geen leuke extra. Ze zijn het hele verhaal. Iemand die geld heeft neergelegd komt opdagen, en op de zeldzame dag dat het niet gebeurt, leg jij er niet op toe.

Goede software int de aanbetaling als de klant boekt, houdt hem vast tegen de afspraak, en laat jou je eigen regels stellen voor annuleren en verzetten. Bij Bookatu koppel je je eigen Stripe-account, dus de aanbetaling gaat regelrecht naar je bank. Hij blijft nooit in een wallet van een platform hangen te wachten op een uitbetaling, en Bookatu raakt je boekingsgeld nooit aan. Wil je het liever vriendelijk houden in de stoel? Gebruik een kaartreservering in plaats van meteen afschrijven en reken alleen af als iemand je echt laat zitten.

Een aanbetaling gaat niet over wantrouwen. Het is de grens tussen een bevestigde sessie en een misschien, en je dag is gebouwd op bevestigde sessies.

Een agenda gebouwd voor een shop, niet voor één stoel

De meeste shops zijn niet één persoon. Je hebt vaste artiesten, af en toe een gastplek, een leerling, misschien een piercer. Iedereen houdt eigen tijden aan en boekt eigen lengtes werk. De snelste route naar een woedende dubbele boeking is één gedeelde agenda die niemand helemaal vertrouwt.

Wat je in plaats daarvan wilt is een agenda per artiest, elk zelf te beheren, met tweewegsynchronisatie met Google Calendar zodat het privéleven van een artiest en de shopagenda gelijk blijven lopen. Blokkeer een gastweek of streep een conventie af, en de online boekingspagina biedt die plekken vanzelf niet meer aan. Bookatu geeft elk teamlid een eigen gesynchroniseerde agenda, zodat de balie en de artiesten naar dezelfde waarheid kijken.

• Beschikbaarheid per artiest, zodat een klant de juiste persoon boekt en niet zomaar een open gat.
• Tweewegsynchronisatie met Google Calendar, zodat conventies, gastplekken en vrije tijd de agenda meteen blokkeren.
• Diensten met lengtes die kloppen met het echte werk, van een klein flashstuk tot een zitting van meerdere uren.
• Een slimme wachtlijst, zodat je het gat kunt aanbieden aan iemand die er klaar voor is als een grote sessie afvalt.

Je eigen boekingspagina, op je eigen link

Een shop staat of valt met zijn uitstraling. Stuur je klanten naar een algemene marktplaatsvermelding, geparkeerd naast tien andere shops, dan maak je een hoop van dat werk ongedaan. Je wilt dat je boekingspagina voelt als een verlengstuk van de shop: je naam, je stijl, je link, degene die je in je Instagram-bio zet en in de etalage plakt.

Bookatu geeft elke shop een eigen boekingssite in de eigen huisstijl op een eigen link. Geen marktplaats die je klanten afroomt, geen tussenpersoon die ze naar de shop verderop duwt. De mensen die boeken zijn jouw klanten, en je klantenlijst is van jou. Dat telt in het tatoeëren zwaarder dan in bijna elk vak, want een trouwe klant is tien jaar werk, geen losse afspraak.

Alles rond de afspraak, geregeld

De boeking is maar de helft. Een shop draait op herinneringen zodat niemand een sessie vergeet die twee maanden geleden is geboekt, op opvolging voor nazorg en de volgende zitting van een groot stuk, en op de langzame opbouw van vaste klanten die terugkomen voor sleeve na sleeve. Een hoop tools stoppen dat achter een duurdere laag. Bookatu zet elke functie in elk plan, dus er wordt nooit iets nuttigs achtergehouden.

• Automatische herinneringen voor elke sessie, zodat een boeking van maanden geleden toch komt opdagen.
• Reviewverzoeken als een stuk is genezen, om de reputatie te bouwen die de stoel vol houdt.
• Win-backduwtjes voor klanten die een tijd niet zijn geweest.
• Cadeaubonnen, pakketten en abonnementen, handig voor klanten die sparen voor een groot stuk over meerdere sessies.
• Promocodes en doorverwijzingen, voor flashdagen, stille weken en de mond-tot-mondreclame waarop elke goede shop draait.

Je hoeft er geen techneut voor te zijn. Je zet het één keer op en het tikt stilletjes door terwijl jij in de stoel bezig bent met het werk waar het je echt om gaat.

Prijzen die passen bij hoe een shop echt verdient

Twee dingen doen shops op de meeste platforms pijn: commissie op elke boeking, en kosten per artiestenstoel. Allebei straffen ze je af voor het goed doen. Hoe meer je boekt, hoe meer ze pakken. Hoe groter je team, hoe meer je betaalt om iedereen alleen maar in de agenda te houden.

Bookatu pakt 0% boekingscommissie, dus je houdt 100% van elke boeking. De prijs gaat op actieve klanten, oftewel iemand die je in de laatste 90 dagen echt hebt gezien, nooit per artiest. Een shop met vier stoelen en een soloartiest betalen allebei voor de klanten die ze bedienen, niet voor het aantal krukken op de vloer. Het is 90 dagen gratis zonder dat je een kaart nodig hebt, daarna beginnen de plannen bij $9 per maand, dus je kunt het een echte week aan boekingen laten draaien voordat je iets besluit.

Boekingssoftware voor een tattooshop hoeft niet ingewikkeld te zijn, en hij hoort al helemaal geen deel van je uren in de stoel te pakken. De juiste opzet vult stilletjes de agenda, beschermt je tijd met aanbetalingen, houdt de agenda van elke artiest eerlijk, en laat het geld en de klantenlijst waar ze horen, bij jou. Krijg die basis goed en de administratie zorgt grotendeels voor zichzelf, waardoor je ruimte krijgt voor het enige dat de shop überhaupt heeft opgebouwd: het werk.