Bookingsystem til tatovørstudier: en guide til indehaveren

Tatovering bookes ikke som en klipning. Et stykke kan være en hurtig flash til en, der kommer ind fra gaden, eller en seks timers rygsession delt over to gange. Der er en konsultation, et depositum, referencebilleder, eftervejledning og ofte tre eller fire tatovører med vildt forskellige arbejdstider under samme tag. De fleste almindelige bookingsystemer blev aldrig bygget til noget af det, og derfor kører så mange butikker stadig på en papirbog, en gruppechat og en masse håb.

Hvis du er på jagt efter et bookingsystem til tatovørstudier, kender du allerede smerten. Her er, hvad der faktisk betyder noget, når du vælger et, i almindeligt sprog, fra gulvet i butikken og ikke fra en salgspræsentation.

Depositum, der beskytter en hel eftermiddag

En udeblivelse i en negleklinik koster dig en halv time. En udeblivelse fra en session på en halv dag koster dig eftermiddagen, og du får den sjældent fyldt med kort varsel. Derfor er depositum ikke et rart ekstra for et studie. Det er hele sagen. En, der har lagt penge, møder op, og på den sjældne dag hvor hun ikke gør, står du ikke med tabet.

God software tager depositummet, når kunden booker, holder det på tiden og lader dig sætte dine egne regler for aflysning og flytning. Med Bookatu forbinder du din egen Stripe-konto, så depositummet går direkte i din bank. Det ligger aldrig i en platforms pengepung og venter på at blive udbetalt, og Bookatu rører aldrig dine bookingpenge. Vil du hellere holde en venlig tone i stolen? Brug en kortreservation i stedet for at trække forud, og opkræv kun, hvis nogen virkelig forsvinder.

Et depositum handler ikke om mistillid. Det er grænsen mellem en bekræftet session og et måske, og din dag er bygget på bekræftede sessioner.

En kalender bygget til en butik og ikke til én stol

De fleste studier er ikke én person. Du har faste tatovører, et gæsteophold i ny og næ, en lærling, måske en piercer. Alle har deres egne tider og booker deres egne længder af arbejde. Den hurtigste vej til en rasende dobbeltbooking er én fælles kalender, som ingen helt stoler på.

Det, du i stedet vil have, er en kalender per tatovør, hver med sin egen ejer, og med tovejs-synkronisering til Google Calendar, så en tatovørs privatliv og studiets kalender følges ad. Spær en gæsteuge af eller marker en konvention, så holder bookingsiden af sig selv op med at tilbyde de tider. Bookatu giver alle på holdet deres egen synkroniserede kalender, så receptionen og tatovørerne kigger på den samme sandhed.

• Ledige tider per tatovør, så en kunde booker den rigtige person og ikke bare et tilfældigt hul.
• Tovejs-synkronisering til Google Calendar, så konventioner, gæsteophold og fri spærrer kalenderen med det samme.
• Behandlingstider, der passer til det rigtige arbejde, fra et lille flashmotiv til en session på flere timer.
• En smart venteliste, så du kan tilbyde hullet til en, der er klar til at gå til den, når en stor session falder fra.

Din egen bookingside på dit eget link

Et studie lever og dør på sit udtryk. Send kunderne hen til en anonym visning på en markedsplads parkeret ved siden af ti andre butikker, og du river en stor del af det arbejde ned. Du vil have, at din bookingside føles som en forlængelse af studiet: dit navn, din stil, dit link, det du lægger i din Instagram-bio og klistrer op i butiksvinduet.

Bookatu giver hvert studie sin egen bookingside med sit eget udtryk på sit eget link. Ingen markedsplads der skummer dine kunder, ingen mellemmand der skubber dem hen mod butikken nede ad vejen. De folk, der booker, er dine kunder, og din kundeliste er din. Det tæller mere i tatovering end i næsten alle andre fag, for en loyal kunde er ti års arbejde og ikke én enkelt tid.

Alt det omkring tiden, på plads

Bookingen er kun det halve. Et studie kører på påmindelser, så ingen glemmer en session, de bookede for to måneder siden, på opfølgninger om eftervejledning og næste sidning på et stort stykke, og på den langsomme opbygning af stamkunder, der kommer igen til den ene ærmetatovering efter den anden. Masser af systemer låser det inde på et dyrere niveau. Bookatu lægger alle funktioner i alle pakker, så intet brugbart bliver holdt tilbage.

• Automatiske påmindelser før hver session, så en booking fra måneder tilbage stadig møder op.
• Anmodninger om anmeldelser, når et stykke er helet, så du bygger det ry, der holder stolen fuld.
• Vind-tilbage-beskeder til kunder, der ikke har været forbi i lang tid.
• Gavekort, klippekort og medlemskaber, praktisk til kunder der sparer op til et stort stykke over flere sessioner.
• Rabatkoder og henvisninger til flash-dage, stille uger og den mund til mund, enhver god butik lever af.

Intet af det kræver, at du er teknisk. Du sætter det op én gang, og så tikker det stille afsted, mens du sidder i stolen og laver det arbejde, du rent faktisk brænder for.

En pris, der passer til den måde, et studie tjener penge på

To ting svier for studier på de fleste platforme: kommission på hver booking og betaling per tatovørplads. Begge dele straffer dig for at klare dig godt. Jo mere du booker, jo mere tager de. Jo større dit hold er, jo mere betaler du bare for at have alle i kalenderen.

Bookatu tager 0 % i bookingkommission, så du beholder 100 % af hver booking. Prisen følger aktive kunder, altså en du rent faktisk har set inden for de sidste 90 dage, og aldrig antallet af tatovører. En butik med fire stole og en tatovør, der arbejder alene, betaler hver især for de kunder, de betjener, og ikke for antallet af taburetter på gulvet. Det er gratis i 90 dage uden kort, derefter starter pakkerne på $9 om måneden, så du kan køre en rigtig uge med bookinger igennem, før du beslutter noget som helst.

Et bookingsystem til et tatovørstudie behøver ikke være indviklet, og det bør bestemt ikke tage en andel af dine timer i stolen. Den rigtige opsætning fylder stille og roligt kalenderen, beskytter din tid med depositum, holder hver tatovørs kalender ærlig og lader pengene og kundelisten blive der, hvor de hører hjemme, hos dig. Få det basale på plads, så passer kontoret stort set sig selv, og det giver dig luft til det eneste, der byggede butikken op i første omgang: arbejdet.