Logiciel de réservation pour salons de tatouage : le guide du gérant

Le tatouage ne se réserve pas comme une coupe de cheveux. Une pièce peut être un flash rapide sans rendez-vous ou une séance de six heures dans le dos, répartie sur deux sittings. Il y a le rendez-vous conseil, l'acompte, les photos de référence, les soins après-tatouage, et souvent trois ou quatre tatoueurs aux horaires radicalement différents sous le même toit. La plupart des outils de réservation généralistes n'ont jamais été pensés pour cela, et c'est pour cette raison que tant de shops fonctionnent encore avec un carnet papier, une conversation de groupe et beaucoup d'espoir.

Si vous cherchez un logiciel de réservation pour salon de tatouage, vous connaissez déjà le problème. Voici ce qui compte vraiment au moment de choisir, en clair, vu depuis le shop plutôt que depuis une présentation commerciale.

Des acomptes qui protègent tout un après-midi

Une absence dans un bar à ongles vous coûte une demi-heure. Une absence sur une séance d'une demi-journée vous coûte l'après-midi, et vous la remplissez rarement au pied levé. C'est pour cela que l'acompte n'est pas un petit plus dans un shop. C'est l'essentiel. Quelqu'un qui a mis de l'argent vient, et les rares fois où il ne vient pas, vous n'y êtes pas de votre poche.

Un bon logiciel prend l'acompte au moment de la réservation, le rattache au rendez-vous et vous laisse fixer vos propres règles d'annulation et de report. Avec Bookatu, vous connectez votre propre compte Stripe, donc l'acompte part directement sur votre compte bancaire. Il ne dort jamais dans le portefeuille d'une plateforme en attendant un versement, et Bookatu ne touche jamais à l'argent de vos réservations. Vous préférez garder une ambiance détendue ? Utilisez une empreinte bancaire plutôt qu'un prélèvement à l'avance et ne facturez que si quelqu'un vous pose vraiment un lapin.

Un acompte n'est pas une marque de méfiance. C'est la frontière entre une séance confirmée et un peut-être, et votre journée est bâtie sur des séances confirmées.

Un agenda pensé pour un shop, pas pour un seul poste

La plupart des shops ne sont pas une seule personne. Il y a les résidents, un guest de temps en temps, un apprenti, parfois un perceur. Chacun a ses horaires et réserve des durées différentes. Le chemin le plus rapide vers une double réservation qui fâche, c'est un agenda commun auquel personne ne fait vraiment confiance.

Ce qu'il vous faut, c'est un agenda par tatoueur, que chacun gère lui-même, avec une synchronisation Google Calendar dans les deux sens pour que la vie personnelle d'un tatoueur et son planning au shop restent alignées. Bloquez une semaine de guest ou marquez une convention, et la page de réservation en ligne cesse d'elle-même de proposer ces créneaux. Bookatu donne à chaque membre de l'équipe son propre agenda synchronisé, si bien que l'accueil et les tatoueurs regardent tous la même vérité.

• Des disponibilités par tatoueur, pour qu'un client réserve la bonne personne et pas simplement le premier trou venu.
• Une synchronisation Google Calendar dans les deux sens, pour que les conventions, les guests et les congés bloquent l'agenda immédiatement.
• Des durées de prestation qui collent au vrai travail, du petit flash à une séance de plusieurs heures.
• Une liste d'attente intelligente, pour qu'une grosse séance annulée devienne un créneau que vous proposez à quelqu'un prêt à s'installer.

Votre page de réservation, sur votre propre lien

Un shop vit ou meurt par son image. Envoyez vos clients vers une fiche de place de marché posée à côté de dix autres shops et vous défaites une bonne partie de ce travail. Votre page de réservation doit être le prolongement du salon : votre nom, votre style, votre lien, celui que vous mettez dans votre bio Instagram et que vous collez sur la vitrine.

Bookatu donne à chaque shop son propre site de réservation à ses couleurs, avec son propre lien. Aucune place de marché ne prélève sur vos clients, aucun intermédiaire ne les pousse vers le shop d'à côté. Les gens qui réservent sont vos clients, et votre fichier client est le vôtre. Cela compte davantage dans le tatouage que dans presque tous les autres métiers, parce qu'un client fidèle, c'est dix ans de travail, pas un rendez-vous.

Tout ce qui entoure le rendez-vous, réglé

La réservation n'est que la moitié du travail. Un shop tourne grâce aux rappels, pour que personne n'oublie une séance réservée deux mois plus tôt, grâce aux messages de suivi sur les soins et la prochaine séance d'une grande pièce, et grâce à la lente construction d'une clientèle qui revient manche après manche. Beaucoup d'outils enferment cela dans une formule plus chère. Bookatu met toutes les fonctions dans toutes les formules, donc rien d'utile n'est jamais retenu.

• Des rappels automatiques avant chaque séance, pour qu'une réservation prise il y a des mois se présente quand même.
• Des demandes d'avis une fois la pièce cicatrisée, pour construire la réputation qui garde le fauteuil plein.
• Des relances pour les clients qui ne sont pas passés depuis un moment.
• Des cartes cadeaux, des forfaits et des abonnements, pratiques pour les clients qui mettent de côté en vue d'une grande pièce en plusieurs séances.
• Des codes promo et du parrainage, pour les flash days, les semaines creuses et le bouche-à-oreille qui fait vivre tout bon shop.

Rien de tout cela ne demande d'être un as de la technique. Vous le réglez une fois et cela tourne tranquillement pendant que vous êtes au poste, à faire le travail qui vous intéresse vraiment.

Un tarif adapté à la façon dont un shop gagne vraiment sa vie

Deux choses font mal aux shops sur la plupart des plateformes : une commission sur chaque réservation et une facturation par tatoueur. Les deux vous pénalisent quand tout va bien. Plus vous réservez, plus elles prélèvent. Plus votre équipe grandit, plus vous payez simplement pour garder tout le monde sur l'agenda.

Bookatu prend 0 % de commission sur les réservations, donc vous gardez 100 % de chaque réservation. Le tarif dépend du nombre de clients actifs, c'est-à-dire les personnes que vous avez réellement vues au cours des 90 derniers jours, jamais du nombre de tatoueurs. Un shop à quatre postes et un tatoueur seul paient chacun pour les clients qu'ils reçoivent, pas pour le nombre de tabourets dans la salle. C'est gratuit pendant 90 jours sans carte bancaire, ensuite les formules démarrent à 9 $ par mois, ce qui vous laisse le temps de le tester sur une vraie semaine de réservations avant de décider quoi que ce soit.

Un logiciel de réservation pour salon de tatouage n'a pas besoin d'être compliqué, et il ne devrait surtout pas prélever une part de vos heures au poste. La bonne configuration remplit l'agenda sans bruit, protège votre temps avec des acomptes, garde l'agenda de chaque tatoueur honnête, et laisse l'argent et le fichier client là où ils doivent être, chez vous. Réglez ces bases et l'administratif s'occupe presque de lui-même, ce qui vous libère pour la seule chose qui a construit le shop : le travail.