Online boeken voor fotografen: shoots, aanbetalingen en het afleveren van de galerij

Maddie fotografeert bruiloften en gezinsportretten vanuit een logeerkamer in West Auckland. De eerste twee jaar zat haar hele boekingssysteem in haar Instagram-DM's. Iemand stuurde een bericht met een vraag over een mini-sessie in de lente, zij antwoordde met prijzen, daarna bleef het stil, een week later stuurde ze nog eens iets, dan zeiden ze dat ze nog steeds interesse hadden, en ergens in dat trage heen en weer haakte de helft af. Wie wel boekte, vergat het soms, want een berichtenreeks is geen toezegging.

Een boekingspagina die de vragen voor je beantwoordt

Wat Maddies avonden opslokte, was het beantwoorden van dezelfde drie vragen: wat bied je aan, wat kost het, en ben je vrij op deze datum. Een boekingspagina beantwoordt alle drie tegelijk. Ze zette haar sessietypes erop zoals een menukaart gerechten opsomt: een klassieke portretsessie, een mini-sessie, een volledige trouwdag, elk met een duur en een prijs die al op de kaart staan. Een klant opent de pagina, ziet de prijs zonder te vragen, kiest een datum uit haar echte beschikbaarheid, en boekt. Geen berichtenreeks. Geen achterna zitten. Ze wordt wakker met een geboekte zaterdag in plaats van een vraag erover.

Een aanbetaling maakt van een misschien een ja

Een vrijgehouden datum met niets erachter is het duurste bezit dat een fotograaf heeft, want je stuurt er andere mensen voor weg. Dus zette Maddie op elke sessie een aanbetaling. Als een klant boekt, betaalt hij vooraf een vast bedrag, en de rest volgt op de dag zelf. Het geld komt rechtstreeks op haar rekening, het blijft niet hangen bij een platform. Het effect gaat eigenlijk niet over dat geld. Het gaat erom dat iemand die een aanbetaling heeft gedaan komt opdagen, en iemand die dat niet heeft gedaan soms niet. De no-shows die haar vroeger een hele zaterdag kostten, zijn grotendeels gestopt.

De aanbetaling ging nooit om het geld op de dag zelf. Het ging erom dat je wist dat die dag echt doorging.

De galerij staat op dezelfde link

Dit is het stuk dat haar verraste. De klant die de shoot boekte, heeft al een login op Maddies site, gekoppeld aan het e-mailadres waarmee hij boekte. Dus als de bewerkingen klaar zijn, zet ze die in een privégalerij op datzelfde account, en ziet de klant zijn foto's precies daar waar hij ze al verwacht. Geen nieuwe tool om te leren, geen aparte proofingsite met een eigen wachtwoord, geen zipbestand dat een inbox laat vollopen. Ze openen de link die ze al hadden, en daar staan hun foto's.

De galerij doet twee dingen tegelijk. Hij levert het werk af, en hij verkoopt de extra's. Maddie neemt een vast aantal bewerkte foto's op in de prijs, en de klant zet een hartje bij de foto's die hij wil. Wordt hij verliefd op meer dan de inbegrepen set, dan laat de galerij precies zien wat de extra's kosten, hij betaalt, en pas dan komt de download op volledige resolutie vrij. Tot die tijd is elke foto een proefversie met watermerk op webresolutie. Wie vastbesloten is, kan een preview screenshotten, maar dan heeft hij alleen de versie met watermerk, en dat is precies de bedoeling.

Waar ze mee gestopt is

• Eén voor één 's avonds DM's over prijzen en beschikbaarheid beantwoorden, na een hele dag fotograferen
• Aanbetalingen achterna zitten per overboeking en uitzoeken wie er nu echt betaald had
• Boven op alles ook nog betalen voor een aparte proofing- en galerijtool
• De extra verkoop van prints en foto's mislopen die vroeger wegviel in een opvolgmail die niemand stuurde

Niets hiervan vraagt van een fotograaf om van de ene op de andere dag zakenmens te worden. Je zet je sessies online, je zet een aanbetaling aan, en je levert de galerij af waar de klant toch al is. De administratie verdwijnt stilletjes uit je avonden, de no-shows lopen terug, en de extra verkoop die vroeger tussen wal en schip viel komt vanzelf binnen. Je krijgt je avonden terug om te bewerken, of om niet te bewerken, wat na een trouwseizoen een luxe op zich is.