Kunnen mijn klanten bij mij boeken via hun eigen AI-assistent?

Mensen laten steeds meer dagelijkse klusjes over aan een AI-assistent, en een afspraak hoort daarbij. Staat dit aan, dan kan de assistent van een klant zo ver komen dat hij een tijd bij je vasthoudt, en de klant bevestigt die nog altijd zelf.

Wat is de openbare boekingsserver van Bookatu?

Het is een MCP-server waarmee de eigen AI-assistent van iemand verbinding kan maken. MCP is een open protocol waarmee AI-assistenten de tools van andere software kunnen gebruiken. Daarmee kan een assistent een bedrijf op Bookatu opzoeken via de boekingslink, de vrije tijden bekijken en er een vasthouden voor die persoon. De klant heeft geen Bookatu-account en geen sleutel nodig.

De server staat op https://bookatu.com/api/mcp/book en noemt zichzelf Bookatu Booking.

Wat ziet mijn klant als zijn AI-assistent een tijd vasthoudt?

1. 01
   De klant geeft zijn assistent je boekingslink

   Bookatu geeft de assistent je vrije tijden voor de dienst die de klant wil, in jouw tijdzone, en ook in die van de klant als hij ergens anders is.

2. 02
   Een assistent houdt een tijd vast voor de klant

   Hij geeft de naam en het e-mailadres van de klant door, en een telefoonnummer als de klant dat geeft. Een vastgehouden tijd blijft buiten bereik van andere assistenten, maar via je boekingspagina en door je team kan hij nog steeds geboekt worden.

3. 03
   Bookatu stuurt de klant een code en een link per e-mail

   Er is niets geboekt totdat de klant de code aan zijn assistent geeft, of de link opent en op “Boeking bevestigen” drukt. Alleen de link openen boekt nog niets. Op de pagina staat ook een knop “Dit was ik niet”, voor een e-mail die de klant niet verwachtte.

4. 04
   Er is niets geboekt totdat de klant bevestigt

   Zodra de klant bevestigt, is het een gewone boeking, met je gebruikelijke bevestiging en herinneringen, en je krijgt zijn naam en e-mailadres zoals bij een boeking via je boekingspagina. Accepteer je boekingen met de hand, ook als dat alleen voor nieuwe klanten geldt, dan komt hij binnen als aanvraag.

Wat blijft hetzelfde als de AI-assistent van een klant bij mij boekt?

• Je vrije tijden, en hoe lang van tevoren er minimaal geboekt moet worden.
• Je prijzen. Verandert een prijs voordat de klant bevestigt, dan wordt er niets tegen de oude prijs geboekt.
• Je instelling voor goedkeuring. Accepteer je boekingen met de hand, ook als dat alleen voor nieuwe klanten geldt, dan komt elke boeking via een assistent binnen als aanvraag.
• Je bevestiging en herinneringen, verstuurd zoals bij elke andere boeking. Een nieuwe klant die zo boekt, krijgt geen sms'jes, omdat sms'jes alleen verstuurd worden als de klant daar zelf ja op heeft gezegd.

Welke diensten kan de AI-assistent van een klant boeken?

Een gewone dienst met een tijd. Alles wat meer nodig heeft dan een tijd, wordt in plaats daarvan op je boekingspagina geboekt: een aanbetaling, een kaart als garantie voor je no-showbeleid, een verplicht intakeformulier of een verplichte boekingsvraag, twee of meer teamleden, meer dan één soort ruimte of apparatuur tegelijk, een reis, een les of workshop, een extra, of een groep die groter is dan de dienst toelaat. Heb je boekingsvoorwaarden, dan geldt dat voor elke dienst, omdat de klant er op je boekingspagina mee akkoord gaat.

Bookatu laat de assistent weten wanneer een dienst op je boekingspagina geboekt wordt, en geeft hem de link om door te geven. Je kunt op de instellingenpagina ook elke dienst erbuiten houden, en klanten kunnen hem dan nog steeds op je boekingspagina boeken.

Welke bedrijven kunnen de AI-assistenten van klanten bij zich laten boeken?

Bedrijven met een betaald pakket die al een tijdje op Bookatu zitten, met een geschiedenis van echte, afgeronde boekingen.

Bookatu laat assistenten geen gezondheidszorg of medische zorg boeken. Is een van je diensten gezondheidszorg of medische zorg, dan kunnen assistenten helemaal niet bij je bedrijf boeken, en dat staat dan op de instellingenpagina.

Zolang je bedrijf niet aan al deze voorwaarden voldoet, toont de instellingenpagina een checklist met een vinkje of een kruisje op elke regel, en een regel zonder vinkje zegt wat je bedrijf nog nodig heeft. Zodra elke regel een vinkje heeft, worden de schakelaars vrijgegeven.

Hoe laat ik de AI-assistenten van klanten bij mij boeken?

1. 01
   Open Settings, dan Clients' AI assistants

   Zie je de checklist, werk die dan eerst af. De schakelaars worden vrijgegeven zodra elke regel een vinkje heeft.

2. 02
   Vink “None of my services are health or medical care” aan

   Vink het alleen aan als het voor je bedrijf klopt. Assistenten kunnen geen zorgdiensten boeken, en Bookatu legt vast wie het heeft aangevinkt en wanneer.

3. 03
   Zet “Let clients' AI assistants book me” aan

   Sla daarna je wijzigingen op. Vanaf dan kan een assistent een tijd bij je vasthouden als een klant hem je boekingslink geeft.

4. 04
   Bekijk “What an assistant sees”

   Daar zie je wat een assistent te horen krijgt als hij je opzoekt, en voor welke diensten hij een tijd kan vasthouden.

De handleiding op bookatu.com/help/let-clients-book-from-their-ai loopt elk onderdeel van de pagina met je door.

Hoe zorg ik dat AI-assistenten niet meer bij mij boeken?

Open Settings, dan Clients' AI assistants, zet “Let clients' AI assistants book me” uit en sla je wijzigingen op. Wil je alleen sommige diensten erbuiten houden, kies ze dan op dezelfde pagina en sla op. Een tijd die een assistent nog vasthoudt, wordt opnieuw gecontroleerd als de klant bevestigt, dus er wordt niets geboekt nadat je het hebt uitgezet.

Wat ziet de AI-assistent van een klant van mijn bedrijf?

Alleen wat je openbare boekingspagina laat zien, zonder je straat en huisnummer. Een assistent die de openbare boekingsserver van Bookatu gebruikt, ziet nooit je klantenlijst of de boekingen van andere klanten.

Bookatu geeft hem de naam van je bedrijf, je plaats en wijk, je openingstijden, je diensten en prijzen, en je telefoonnummer alleen als je boekingspagina dat laat zien.

De e-mails van Bookatu over de vastgehouden tijd, en de pagina waarop de klant bevestigt, zijn in de taal van de klant als zijn assistent aan Bookatu doorgeeft welke dat is, in elk van de 14 talen die Bookatu spreekt. Je eigen bevestiging en herinneringen komen in de taal van je bedrijf, en de namen van diensten blijven zoals jij ze hebt geschreven.

Vragen van eigenaren

Neemt de AI-assistent van een klant betalingen aan?

Nee. Bookatu neemt nooit betalingen aan in een chat. Een dienst die een aanbetaling nodig heeft, wordt op je boekingspagina geboekt, en de aanbetaling wordt daar betaald.

Wat als een klant zegt dat hij geen AI-assistent heeft gevraagd om een tijd vast te houden?

De e-mail die Bookatu de klant stuurt, linkt naar een pagina met een knop “Dit was ik niet”. Drukt de klant daarop, dan kan er vanuit die vastgehouden tijd niets geboekt worden, en stuurt Bookatu dat adres een tijdje geen e-mails meer zoals deze. Je instellingenpagina telt deze onder “Client said it wasn't them”.

Blokkeert een tijd die een AI-assistent vasthoudt mijn boekingspagina?

Nee. Via je boekingspagina en door je team kan die tijd nog steeds geboekt worden. Gebeurt dat, dan wordt er niets overheen geboekt als de klant bevestigt, en kan Bookatu de assistent van de klant in plaats daarvan andere vrije tijden aanbieden.

Kunnen AI-assistenten mijn bedrijf vinden zonder mijn boekingslink?

Alleen via een aparte schakelaar, “List me when assistants search”, en pas zodra vermelding voor je bedrijf openstaat. Zet je hem eerder aan, dan staat er op je instellingenpagina “Listing opens soon”. Zonder deze schakelaar kan een assistent toch een tijd bij je vasthouden als een klant hem je boekingslink geeft.

Kost het extra om de AI-assistenten van klanten bij mij te laten boeken?

Daar is geen uitbreiding voor. Je bedrijf heeft een betaald pakket nodig, en Bookatu rekent geen commissie op boekingen die zo binnenkomen.

Waar te beginnen

De handleiding op bookatu.com/help/let-clients-book-from-their-ai loopt de instellingenpagina met je door. Wat een assistent met Bookatu kan, lees je op bookatu.com/ai/assistants, en ontwikkelaars vinden de beschrijving van de server op bookatu.com/developers#mcp-book.

Voor de diensten die op je boekingspagina blijven, lees je bookatu.com/help/your-booking-page en bookatu.com/help/deposits.