今日そのまま使える、サロンのキャンセル規定の文例

キャンセル規定が要ることは、たいていのオーナーが分かっています。手が止まるのは、いつも文面です。駐車違反の紙のような言い方はしたくない、けれど忙しい土曜のカラーを無断で飛ばされた費用を、いつまでも自分でかぶり続けるわけにもいきません。ですからこれは、写し取るための資料だと思ってください。サロン、スパ、理容室、ジムのフロア、施術室、どれをなさっていても、そのままコピーして、少し直して、今日から使える平易な文例です。

ご自身の商売に合うものを選んで、数字を入れ替えるだけです。法律用語も、大げさな言い回しもありません。

良い規定が実際に伝えていること

文例の前に、骨組みをお伝えします。うまく働く規定はほぼどれも、疲れたお客様が夜10時にスマートフォンで読める言葉で、4つのことを伝えています。

• 無料で変更やキャンセルができるのは何時間前までか。24時間か48時間が、たいていの商売に合います。
• その期限を過ぎたらどうなるか。前払い金をいただく、または決まった料金を申し受ける、といったことです。
• 無断キャンセルはどう扱うか。多くは前払い金の全額、場合によってはメニュー価格の一部です。
• 予約の変更がどれだけ簡単か。消えてしまうのではなく、動かしていただくためです。

やることはそれだけです。この4点を押さえていれば、その規定は働いています。以下はすべて、その骨組みに、部屋ごとに違う服を着せただけのものです。

サロン・理容室の文例（そのままどうぞ）

サロンや理容室は、椅子で成り立っています。長い予約が飛ぶと、その日のうちに埋め直せることはめったにありません。文面はあたたかく保ってください。無断キャンセルの大半は、あなたをだまそうとした方ではなく、うっかり忘れた良いお客様です。

美容室向けの、やさしい普段づかいの文面です。

ご予定は変わるものですよね。24時間前までにご連絡いただければ、前払い金はそのまま次回にお移しします。24時間を切ってからのキャンセル、または当日お越しにならなかった場合は、お取りしていたお時間の分として前払い金を申し受けます。

バレイヤージュ、エクステ、縮毛矯正のように、飛ばれると本当に痛い金額の大きい施術には、もう少し余裕をもった期限をお願いして、その理由も書き添えます。

こちらのご予約はお客様おひとりのためにお取りしており、私どもの一日のうち数時間を使います。そのため、お席の確保に前払い金をいただいております。48時間前までのご変更なら、前払い金はそのまま繰り越します。48時間を切ってからのご変更、または当日お越しにならなかった場合は、前払い金を申し受けます。

そして、枠が短く続けて入る忙しい理容室向けの、短い文面です。「遅れそう、行けなくなった、どちらもご予約のお時間より前にひと声ください。こちらで調整します。ご連絡のないキャンセルは予約料をご返金できません。それだけです。」

スパ・クリニック・スタジオの文例

スパやクリニック、スタジオは長めに部屋を押さえますし、事前に商材や器具を準備することも多いはずです。文面は、冷たくならない範囲で、もう少し丁寧に寄せて構いません。こつは、理由をひと言で説明することです。そうすると、細かい決まりではなく、公平な決まりとして読んでいただけます。

デイスパやマッサージ室の場合です。

お部屋も施術者も、お客様おひとりのためにお取りしています。ご変更・キャンセルは48時間前までにお願いいたします。直前のキャンセル、および当日お越しにならなかった場合は、施術料金の50%を申し受けます。急なお時間の埋め直しは、ほとんどできないためです。

時間も消耗品も前もって確保するクリニックや美容医療なら、こうです。「前払い金でカウンセリングのお時間をお取りし、施術料金から差し引きます。ご変更は48時間前までにお願いいたします。ご連絡なくお越しにならなかった場合は、前払い金を申し受けます。」

無断キャンセルが、キャンセル待ちの方の望んでいた枠をふさいでしまいがちな、フィットネススタジオ、ジム、パーソナルトレーナーの場合です。

定員に限りがございます。ご参加が難しくなった場合は、12時間前までにキャンセルをお願いいたします。ほかの方へお回しします。直前のキャンセル、および当日お越しにならなかった場合は、回数券から1回分を消化いたします。

本当に読まれる場所に置きます

利用規約の奥に埋もれた立派な規定は、日曜の夜に行こうかどうしようかと迷っている方には、何もしてくれません。文面が効くのは、大事な瞬間にお客様がそれと出会うときだけです。同じ短い一文を、3か所で使ってください。

• 予約ページの、時間を選ぶそのすぐそば。決める前に、前提をお伝えできます。
• 確認のお知らせ。予約が本当のものになった瞬間に届きます。
• 1日か2日前のリマインダー。決まりを忘れていました、が通らなくなります。

Bookatu では、規定はあなた自身のブランドの予約サイトに載り、確認のお知らせやリマインダーにも一緒に付いていきます。一度書けば、必要な場所すべてに現れます。

守らせるのは、あなたではなく仕組みです

多くのオーナーが一番嫌なのはここ、つまり決まりを守っていただく役を引き受けることです。受付で常連さんに料金をお願いする朝を、良い朝だと思う人はいません。ですから、その役はやめてください。厳しい部分は道具に運ばせて、あなたは感じの良い顔のままでいられます。

前払い金の裏づけがない規定は、強い調子のお願いにすぎません。文面と、少額の前払い金またはカードの与信を組み合わせて初めて、たぶん行きます、が本当の約束に変わります。Bookatu ではご自身の Stripe をつなぐので、前払い金は当社ではなくあなたの銀行に入ります。私たちがあなたの予約のお金に触れることはなく、予約についての手数料も0%です。仕組みが前払い金を預かり、決まりを破られたときに規定を適用し、空いた枠をキャンセル待ちの方へ自動で案内できます。

キャンセルが本当に痛手になるのは、その枠が空いたままのときだけです。キャンセル待ちから埋まれば、穴は静かに閉じます。

そのうえで、人としての裁量も少し残しておいてください。お子さんが熱を出した常連さんと、何度も飛ばす方は同じではありません。今回は気にしないでくださいね、のひと言は、どんな決まりよりも大きな好意を生みます。本当に問題のある方は仕組みに任せて、大事にしたい方には気前よくしてあげてください。

まずは1つか2つのメニューから

初日からすべての予約を取り締まる必要はありません。リスクの高いメニューを2つ、つまり長いものと混み合う時間帯のものを選び、そこに前払い金とはっきりした期限を付けて、上の文例のうち自分の言葉に一番近いものを貼り付けてください。数週間、感触を見てから、必要なら広げていきます。

目指していたのは、決まりで固めた要塞ではありません。空けておいた時間が実際に使われる、落ち着いた、よく埋まった予定表です。そして良いお客様は、規定があることにほとんど気づきません。文面を一度きちんと決めて、追いかける仕事は予約システムに任せてしまえば、あなたは本当に楽しい仕事に戻れます。