Avbokningsregler för salonger: exempel du kan kopiera i dag

De flesta ägare vet att de behöver avbokningsregler. Det som stoppar alla är formuleringen. Du vill inte låta som en parkeringsbot, men du kan inte heller fortsätta ta smällen för en utebliven färgning en fullbokad lördag. Se det här som en idébank: riktiga, enkla exempel som du kan kopiera, justera och publicera i dag, oavsett om du driver en salong, ett spa, en barbershop, ett gymgolv eller ett behandlingsrum.

Välj det som passar din verksamhet, ändra siffrorna, klart. Inget juridiskt krångel, inget drama.

Vad bra avbokningsregler faktiskt säger

Innan exemplen, här är stommen. Nästan alla regler som fungerar säger fyra saker, med ord som en trött kund orkar läsa i mobilen klockan tio på kvällen:

• Hur långt varsel du behöver för att kunden ska kunna boka om eller avboka utan kostnad. 24 eller 48 timmar passar de flesta.
• Vad som händer innanför den tiden, alltså att du behåller depositionen eller tar en fast avgift.
• Vad det innebär att utebli, oftast hela depositionen och ibland en del av tjänstens pris.
• Hur enkelt det är att ändra en bokning, så att folk flyttar den i stället för att bara försvinna.

Det är hela jobbet. Om dina regler täcker de fyra punkterna fungerar de. Allt nedanför är samma skelett klätt i olika ord för olika rum.

Exempel för salong och barberare (kopiera dessa)

Salonger och barbershops lever på stolen. En missad lång tid är ett hål du sällan hinner fylla samma dag. Håll tonen varm, för de flesta som uteblir är trevliga människor som glömde bort, inte människor som försöker lura dig.

En vänlig vardagsvariant för en frisörsalong:

Planer ändras, det fattar vi. Hör av dig 24 timmar innan så flyttar vi tiden och din deposition följer med. Avbokar du inom 24 timmar eller uteblir behåller vi depositionen för att täcka tiden.

För dyrare arbeten som balayage, extensions eller keratin, där förlusten verkligen svider, be om lite längre varsel och berätta varför:

Den här tiden är bokad enbart för dig och tar flera timmar av vår dag, därför tar vi en deposition för att hålla den. Boka om med 48 timmars varsel så följer depositionen med. Inom 48 timmar, eller om du uteblir, behåller vi den.

Och en kort variant för en fullbokad barbershop, där tiderna är snabba och ligger tätt: "Blir du sen eller kan du inte komma? Hör av dig innan din tid så löser vi det. Uteblir du förlorar du bokningsavgiften, så enkelt är det."

Exempel för spa, klinik och studio

Spa, kliniker och studior blockerar längre rum och förbereder ofta produkter eller utrustning i förväg. Din formulering kan luta lite mer åt det formella utan att bli kylig. Knepet är att förklara varför på en rad, så att regeln känns rimlig i stället för petig.

Ett dagspa eller ett massagerum:

Ditt rum och din terapeut är reserverade bara för dig. Vi ber om 48 timmars varsel för att ändra eller avboka. Sena avbokningar och uteblivna besök debiteras 50 % av behandlingen, eftersom vi sällan hinner fylla tiden med så kort varsel.

En klinik eller estetisk mottagning, där tid och material bokas upp i förväg: "En deposition håller din konsultation och dras av från behandlingen. Ge oss 48 timmar om du behöver boka om. Uteblir du utan att höra av dig behåller vi depositionen."

För en träningsstudio, ett gym eller en personlig tränare, där en utebliven person ofta blockerar en plats som någon på väntelistan ville ha:

Platserna är begränsade, så om du inte kan komma på ditt pass, avboka minst 12 timmar innan så ger vi platsen till någon annan. Sena avbokningar och uteblivna pass räknas av från ditt klippkort.

Sätt reglerna där folk faktiskt läser dem

Fantastiska regler begravda i dina villkor gör ingen nytta en söndagkväll när någon funderar på om det är värt att dyka upp. Orden fungerar bara om kunderna möter dem i de ögonblick som spelar roll. Använd samma korta mening på tre ställen:

• På bokningssidan, precis där de väljer tid, så att förväntan sätts innan de bestämmer sig.
• I bekräftelsen, så att den landar i samma stund som bokningen blir på riktigt.
• I påminnelsen en eller två dagar innan, så att "jag glömde bort regeln" aldrig håller.

Med Bookatu ligger reglerna på din egen bokningssida i din profil och följer med i bekräftelser och påminnelser, så du skriver dem en gång och de dyker upp på alla rätt ställen.

Låt systemet upprätthålla dem, inte du

Här kommer den del de flesta ägare bävar för: att vara den som håller någon till regeln. Att stå i receptionen och be en stamkund om en avgift är ingens idé om en bra morgon. Så var inte den personen. Låt verktygen bära den stränga biten medan du är det vänliga ansiktet.

Regler utan deposition bakom sig är bara en kraftigt formulerad rekommendation. Det är när du kombinerar orden med en liten deposition eller en kortreservation som "jag kommer nog" blir ett riktigt åtagande. Med Bookatu kopplar du ditt eget Stripe-konto, så varje deposition landar på din bank, inte hos oss. Vi rör aldrig dina bokningspengar och vi tar 0 % i provision på bokningen. Systemet håller depositionen, tillämpar dina regler när någon bryter mot dem och kan erbjuda den lediga tiden till din väntelista helt på egen hand.

En avbokning kostar dig egentligen bara om tiden står tom. Fyll den från väntelistan så sluter sig luckan tyst av sig själv.

Behåll lite mänskligt omdöme ovanpå allt det här. En lojal stamkund med ett sjukt barn är inte samma sak som någon som uteblir gång på gång, och ett snabbt "strunta i det den här gången" ger mer goodwill än någon regel. Låt systemet ta hand om dem som verkligen missköter sig, så kan du vara generös mot dem som är värda att behålla.

Börja med en eller två bokningstyper

Du behöver inte bevaka varenda tid från dag ett. Välj dina två mest riskfyllda bokningstyper, de långa och de på de mest eftertraktade tiderna, lägg till en deposition och en tydlig avbokningstid för dem, och klistra in det exempel ovan som låter mest som du. Se hur det känns i några veckor och bredda sedan om du behöver.

Målet var aldrig en fästning av regler. Det är en lugnare, fullare kalender där tiden du satt av faktiskt används, och där bra kunder knappt märker att reglerna finns. Formulera dig rätt en gång, låt bokningssystemet göra jagandet, så kan du gå tillbaka till den del av jobbet du faktiskt tycker om.